Los propietarios de pequeñas empresas continúan enfrentando desafíos y oportunidades en la economía actual. Hacer planes para lo que podría ocurrir en el futuro es fundamental, tanto a nivel macro como en cuanto a los aspectos más controlables. Según la encuesta semestral más reciente de PNC aplicada a pequeñas y medianas empresas, el 56 % de los propietarios de empresas se sienten optimistas con respecto a la economía nacional, lo que supone un incremento significativo respecto del 34 % observado hace un año.[1] Además, el 64 % de las empresas prevén un aumento en la demanda de sus productos o servicios en los próximos seis meses. Debido a los cambios en la opinión sobre la economía y las tendencias específicas de la industria, los propietarios de pequeñas empresas podrían considerar la planificación meticulosa de sus finanzas anuales.

Un buen primer paso para establecer un presupuesto empresarial es simplemente evaluar las tendencias de gasto durante el año para ayudar a generar una visibilidad completa en cuanto a sus gastos. Un presupuesto planificado con precisión podría suponer una ventaja para su estrategia empresarial y conducir a la mejor asignación de los recursos financieros. Estas son tres actividades clave para considerar:

1. Realice una revisión anual de gastos

Para analizar en qué ha gastó su dinero en fechas recientes, clasificar ciertas áreas de gasto en categorías específicas podría ayudarle a identificar más fácilmente en qué área los costos han aumentado y qué segmentos pueden haber sido descuidados. A continuación describimos algunos consejos:

  • Inspeccione sus estados financieros: revise su estado de pérdidas y ganancias, balance general y resumen de flujos de caja. Emplear un enfoque integral en cuanto a la administración de tesorería usando estos documentos puede ofrecer un panorama sólido de su situación actual y de dónde proviene su negocio.
  • Clasifique sus costos: divida todos los gastos en categorías y luego sepárelos en costos operativos, de nómina, de marketing o de capital a largo plazo. Una vez que haya terminado esta tarea, pregúntese si esta combinación es la que mejor se ajusta a la manera óptima de gestionar su negocio.
  • Análisis de varianza del rendimiento: pudiera parecer un trabajo para un contador, pero comparar sus cifras anuales reales con su presupuesto anterior en realidad no es abrumador, y podría ser importante si busca mejorar sus prácticas financieras y establecer un presupuesto empresarial futuro preciso.
  • Determine los retornos de inversión (ROI, por sus siglas en inglés): Debido a que un punto primario de inversión en su empresa es generar ganancias, debe comprender si sus estrategias de asignación de recursos valieron la pena al relacionar las ganancias con los gastos. Por ejemplo, si la compra del equipo tecnológico nuevo produjo un aumento en las ganancias, entonces esa podría ser un área en la cual hacer hincapié el próximo año.

2. Establezca una estrategia de gasto inteligente

Al tener una perspectiva clara de los patrones de gasto del año actual, está preparado para elaborar un presupuesto que equilibre la cantidad de gasto adecuada con el deseo de crecer. Estas son algunas facetas de un presupuesto sensato:

  • Céntrese en lo más importante: considere dedicar el mayor tiempo y detalle a las funciones que respaldan su actividad empresarial principal y dedicar menos energía a los segmentos secundarios. En el caso de una compañía de servicios, eso podría significar analizar las características particulares que sus clientes valoran. Si produce bienes, entonces calcular los artículos que más se venden ayuda a descubrir cuáles son los productos que generan más ingresos. Escatimar en sus ofertas principales podría ser un error, por lo que no debe apresurarse a reducir los costos en este rubro.
  • Busque maximizar sus entradas brutas: después de priorizar sus principales áreas de actividad empresarial, asigne recursos financieros y capital humano a dichos centros de ingresos. Eso podría requerir que integre más personas en su equipo de ventas, que reserve efectivo para investigación y desarrollo o que aumente su presupuesto de marketing.
  • Establezca una reserva: los empresarios con experiencia reconocen que los negocios rara vez se realizan según el plan. Ocurren errores, las condiciones económicas cambian y es posible que usted realice un cálculo excesivo o insuficiente en varias categorías. Debe planificar eso. Establecer una reserva de efectivo o acceder a capital asequible para cubrir los gastos imprevistos o respaldar un período de desaceleración en las ventas puede prevenir la necesidad de implementar esfuerzos reactivos de reducción de costos que podrían perjudicar a la empresa.
  • Mantenga una perspectiva a largo plazo: debe estar consciente de que habrá obstáculos a lo largo del trayecto de crecimiento de su empresa. Es más fácil decirlo durante la tranquilidad de la elaboración de presupuestos. Sin embargo, debe intentar mantener la calma durante los momentos estresantes que se presentan a lo largo del año. Evite la tentación de implementar reducciones excesivas de gastos a corto plazo. En lugar de ello, céntrese en las iniciativas estratégicas que tienen el potencial de generar resultados en los próximos años. Dichas inversiones podrían incluir mejoras de tecnología habilitadas por la IA o invertir en su personal.

3. Controle los costos sin poner en riesgo el crecimiento

En ocasiones establecer un presupuesto y evaluar una estrategia de gasto inteligente es la parte más sencilla de planificar el año nuevo. A menudo lo más complicado es saber cuándo reducir los gastos sin que esto tenga un impacto negativo en la trayectoria de crecimiento de la empresa. La buena noticia es que no tiene que sacrificar la expansión de ingresos en aras del control de costos. Pruebe estas tácticas para reducir gastos al mismo tiempo que sigue ejecutando un plan de negocios centrado en el crecimiento.

  • Revise los términos de los proveedores: ser un propietario exitoso de una pequeña empresa a veces requiere negociar con los proveedores actuales o explorar relaciones con nuevos proveedores. Por ejemplo, solicitar tarifas actualizadas o incluso tarifas con descuento a cambio de un volumen más alto podría ser una situación en la que todos ganen. También debe buscar hacer equipo con proveedores locales para obtener términos más favorables.
  • Reestructure o reajuste su personal: reducir el personal no es la única opción para equilibrar su presupuesto de nómina. Puede reinvertir el flujo de caja en nueva tecnología o software para ayudar a optimizar la eficiencia de la fuerza laboral. Además, apoyarse en los acuerdos de trabajo flexible de hoy en día podría ayudar a reducir los gastos de oficina al mismo tiempo que aumenta la productividad y la moral de los empleados.
  • Céntrese en las tendencias del flujo de caja: sus entradas brutas y su balance final son importantes; sin embargo, tener una estimación de cuándo el saldo de efectivo es bajo durante el año ofrece una perspectiva adecuada con respecto a las mejores estrategias de su empresa. Del mismo modo, los períodos de liquidez creciente brindan la oportunidad de ajustar su presupuesto según sea necesario para alcanzar sus metas. Siempre debe revisar sus ingresos y gastos a corto plazo y considerar invertir el flujo de caja excedente en tecnología de automatización a fin de establecer sus fondos de efectivo a largo plazo.

Prepararse para el éxito futuro

Desarrollar un plan de negocios que controle los costos y asigne los recursos de forma eficaz no es una tarea sencilla, y hacerlo solo podría ser un error. Asociarse con PNC Bank puede ayudarle a identificar las partes de su empresa en las que el gasto tal vez sea demasiado agresivo. Al realizar una planificación cuidadosa, puede establecer un presupuesto sensato que cubra todas las bases financieras de la compañía al mismo tiempo que se hacen los preparativos para el crecimiento interanual.