Los balances generales son documentos indispensables que ayudan a los propietarios de empresas pequeñas a llevar el control de todos sus datos financieros correspondientes. Sin importar si ya los has hecho 1,000 veces antes, o si nunca has escuchado hablar de ellos, si eres propietario de una pequeña empresa, es momento de que te familiarices por completo con este documento tan importante.

¿Qué es un balance general?

Un balance general es un estado de cuenta financiero que incluye la siguiente información financiera sobre una pequeña empresa:

  • Activos de la empresa: Lo que incluye los activos circulantes, como el dinero en efectivo, el inventario y las cuentas por cobrar, al igual que los activos fijos, como la maquinaria, el equipo y el terreno.
  • Pasivos de la empresa: Lo que incluye los activos circulantes, como las cuentas por pagar, el interés por pagar y los impuestos, al igual que los pasivos fijos y deudas a largo plazo, como los préstamos bancarios, los documentos por pagar a los accionistas, etc.
  • El capital del propietario en una fecha específica: Lo que incluye el capital invertido, además de las ganancias iniciales y las ganancias retenidas actuales.

¿Cuándo debo elaborar un balance general?

Por lo general los balances generales se crean en intervalos específicos determinados por el propietario de la empresa en función de la forma en que la empresa opera y administra sus finanzas y su nómina. Los periodos de elaboración comunes incluyen el trimestral o el anual.

¿Cómo elaboro un balance general?

Los balances generales pueden ser distintos dependiendo de la compañía, pero una manera fácil de crear uno es empezar con dos columnas separadas. Del lado izquierdo, enumera los activos de la compañía (los elementos a considerar fueron mencionados anteriormente). Del lado derecho, enumera los pasivos de la compañía y el capital del propietario (también se mencionó anteriormente).

¿Por qué debo elaborar el balance general de mi pequeña empresa?

Además de proporcionar una manera fácil de llevar un control de los datos importantes, crear un balance general detallado ayuda a las pequeñas empresas a vislumbrar cuáles son sus fortalezas y oportunidades para mejorar. Por ejemplo, enumerar los pasivos como partidas en un balance general puede ayudar a los propietarios de empresas pequeñas a determinar qué gastos pueden reducir cuando ello sea necesario.

Un balance general preciso también ayuda a las pequeñas empresas a determinar su relación de deuda, la cual brinda un panorama general de cómo le está yendo a la compañía en términos financieros. Para determinar la relación de deuda como porcentaje, divide los pasivos totales de la compañía entre los activos totales de la compañía. Cuanto más alto sea este porcentaje, más alta será la cantidad que la compañía ha requerido, o solicitado prestada, para el financiamiento de sus activos. El monto de relación de deuda que es aceptable para una pequeña empresa es determinado por cada industria. Si te preocupa cuál es tu relación de deuda, un contador corporativo te puede ayudar.

Un balance general debidamente vigilado también puede ayudar a los propietarios de empresas a tener una mejor comprensión de cómo le está yendo a su inversión entre un periodo y otro. Por ejemplo, si el capital contable está disminuyendo, quizás sea el momento de revisar cómo se está operando la empresa y en qué se está gastando el dinero para hacer algunos cambios. Si tu pequeña empresa es una corporación C, también se requiere que elabores un balance general en el que se comparen las partidas al inicio del año con las partidas al final del año como parte de tu declaración anual del impuesto federal sobre los ingresos. (Las empresas cuyos ingresos y activos totales sean menores a $250,000 al final del año están exentas de esta regla.)

¿Quién debe ver el balance general de mi pequeña empresa?

Además de presentar datos indispensables para los propietarios de empresas, un balance general es un documento útil también en otros contextos.

  • Para los inversionistas: Ya sea que te interese recaudar fondos para tu compañía o venderla, los inversionistas querrán analizar tu balance general para determinar cómo le está yendo a la compañía en términos financieros, y si vale la pena invertir su dinero en la misma.
  • Para los prestamistas: Si estás buscando prestamistas tradicionales para ayudar a financiar tu pequeña empresa en lugar de inversionistas individuales, estas instituciones financieras también tendrán en cuenta tu balance general como documento financiero indispensable a tener en cuenta antes de otorgarte un préstamo.

Ya sea que elabores un balance general tú mismo, que el contador de tu empresa lo elabore, que crees uno a partir de un producto contable que utilices o que utilices una plantilla[1], es indispensable que te mantengas al tanto de esta información durante todo el año.