Si usted es propietario de una empresa, asegurar un flujo de ingresos estable y confiable es una de las cosas más importantes que debe dominar.
El motivo de esto es simple. Si no tiene un flujo de ingresos estable, se vuelve imposible para cualquier compañía funcionar a muy corto plazo. Después de todo, los empleados, los arrendadores y los proveedores esperan que se les pague.
De hecho, puede preguntar prácticamente a cualquier propietario de una pequeña empresa cuáles son los problemas que enfrenta, y el flujo de caja probablemente será el primero de la lista. De hecho, el problema es tan común que, según la Administración de Pequeñas Empresas, el flujo de caja deficiente representa el 82 % de los fracasos de las pequeñas empresas.[1]
¿Cómo debe abordar este problema? Shana Peterson-Sheptak, jefa de la banca empresarial de PNC Bank, ofrece algunos consejos útiles.
“No hay ninguna duda al respecto. El flujo de caja es el elemento vital de cualquier empresa”, menciona. “Requiere una atención constante, así como un acto de equilibrio para mantenerse al tanto de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Además, resulta útil tener a su disposición la experiencia y las herramientas financieras adecuadas durante las épocas de escasez”.
Peterson-Sheptak recomienda que en todo momento comprenda y analice la antigüedad de sus cuentas por cobrar para comprender en qué puede mejorar. Los informes semanales o mensuales son muy importantes.
“¿Qué antigüedad está adquiriendo su deuda? ¿Tiene clientes que no pagan a tiempo?”
¿Qué ES el flujo de caja?
En términos simples, el flujo de caja es el ingreso que entra a la compañía a través de varias formas de ingresos y sale de la compañía a través del pago de gastos y demás obligaciones.
El propietario de una pequeña empresa debe, en todo momento, aspirar a tener un flujo de caja positivo, lo que representa el santo grial para cualquier empresa. Un flujo de caja positivo significa que sus activos líquidos aumentan con el tiempo y que entra más dinero a su empresa del que sale de ella.
Si su flujo de caja es positivo, puede cubrir gastos y pagar deudas, hacer inversiones para el crecimiento futuro y pagar rendimientos a los accionistas. Al mismo tiempo, el flujo de caja positivo le brinda la posibilidad de establecer reservas para enfrentar cualquier dificultad financiera futura, así como aprovechar al máximo cualquier oportunidad de inversión.
Aunque un flujo de caja negativo significa que sus gastos son superiores a sus ingresos, esto no siempre indica que hay problemas. Más bien, podría indicar que usted está invirtiendo en el crecimiento. Sin embargo, es importante prestar mucha atención al flujo de caja negativo para asegurarse de que tenga el suficiente dinero en efectivo disponible para superar las épocas de escasez, así como para pagar a los proveedores y vendedores.
¿Cuáles son los tipos de flujo de caja?
El flujo de caja no solo tiene que ver con las ventas directas. En lugar de ello, usted puede generar ingresos a partir de varias fuentes, incluidos los ingresos por intereses, los ingresos por inversión, las regalías y los contratos de licencia. Además, el flujo de caja también puede presentarse en la forma de los productos que se venden a crédito esperando que los clientes paguen en una fecha futura. El flujo de caja normalmente entra en tres categorías amplias:
Flujos de caja provenientes de operaciones (CFO, por sus siglas en inglés). Cuando la mayoría de las personas piensan en el flujo de caja, esto es lo que les viene a la mente. El flujo de caja de las operaciones proviene de la producción y la venta de bienes. Es el factor de medición común para indicar si una compañía tiene suficiente dinero en efectivo entrante para pagar las facturas y los gastos operativos.
Calcular el CFO es cuestión de tomar el dinero en efectivo proveniente de las ventas durante un periodo específico y restar los gastos operativos de ese mismo periodo. Dicho cálculo se debe registrar en el estado de flujo de caja de la compañía tanto de forma trimestral como anual. Esto proporciona un buen barómetro del estado financiero actual de su compañía, pues indica cuándo es posible que usted necesite financiamiento adicional para mantener sus operaciones.
En este caso, es importante diferenciar entre ventas y dinero en efectivo recibido. Si una compañía ha realizado una venta, pero aún no ha recibido el pago correspondiente, entonces dicha venta todavía no ha tenido un impacto positivo en el flujo de caja de la compañía.
Flujos de caja de inversiones (CFI, por sus siglas en inglés). No todo el flujo de caja proviene de las ventas directas. En lugar de ello, una compañía puede obtener ingresos o generar gastos a partir de inversiones, como la compra o venta de activos y títulos especulativos. En esta situación, el flujo de caja negativo podría ser el resultado del dinero en efectivo que se invirtió para la salud de la compañía a largo plazo, por ejemplo, en el área de Investigación y Desarrollo. Por lo tanto, en particular al revisar los informes de CFI, es importante darse cuenta que no todos los flujos de caja negativos son motivo de preocupación.
Flujos de caja de financiamiento (CFF, por sus siglas en inglés). Préstamos otorgados a la compañía. Capital de inversión. Dividendos pagados a los inversionistas. Todos estos son ejemplos de flujos de caja de financiamiento (CFF), los cuales giran en torno a las transacciones que implican deudas, capital y el pago de dividendos.
¿Qué es el flujo de caja libre (FCF, porsus siglas en inglés)?
Si usted tiene deudas o inversionistas, el flujo de caja libre es el dinero que tiene disponible para pagarle a un acreedor o pagar dividendos a los inversionistas. También ofrece un buen resumen del valor de su compañía y de su salud en general.[2]
Por ejemplo, si las cuentas por pagar (el dinero que se desembolsa) disminuyen con el tiempo, esto podría indicar que sus proveedores necesitan pagos más rápidos. Asimismo, la disminución de las cuentas por cobrar (los ingresos entrantes) podría significar que el ritmo de sus cobranzas está mejorando. Y una acumulación de inventario indica que hay productos que no se han vendido.
¿Cuál es la diferencia entre el flujo de caja y las ganancias?
Contrario a lo que muchos creen, el flujo de caja no es lo mismo que las ganancias. Se trata de un error comprensible. No obstante, se trata de dos conceptos claramente distintos.
El flujo de caja es el dinero que entra y sale de la empresa. Por otro lado, las ganancias representan la medida general del éxito financiero de una compañía, pues indica el dinero que queda después de que la compañía haya pagado sus gastos y obligaciones.
La distinción puede hacerse más evidente cuando se trata del estado de resultados de una compañía. Por ejemplo, si el estado de resultados de una compañía opera sobre una base acumulativa, este contabiliza el dinero que se ha facturado a los clientes, no el dinero que se ha recibido de ellos. Por lo tanto, el estado de resultados de una compañía podría mostrar ganancias en su versión impresa y aún así podría carecer de dinero en efectivo si no ha recibido pagos.[3]
¿Cómo analizo el flujo de caja?
Al mantenerse al tanto del análisis de su flujo de caja, está protegiendo sus operaciones futuras. Tener una comprensión total de sus próximos ingresos y gastos le ayuda a prever sus necesidades futuras, hacer ajustes, reducir gastos y obtener capital adicional mucho antes de que lo necesite.
Su flujo de caja se puede analizar usando el estado de flujo de caja, un informe financiero estándar que describe las fuentes y el uso del dinero en efectivo de una compañía durante un periodo especificado. Los gerentes corporativos, analistas e inversionistas con experiencia lo utilizan como una herramienta indispensable para comprender qué tan bien recauda dinero una empresa para cumplir sus obligaciones y cubrir los gastos.
Además del estado de resultados y el balance general, el estado de flujo de caja es el informe financiero más importante que su compañía puede generar. Si la elaboración de informes es oportuna y exhaustiva, un informe de flujo de caja puede ayudarle a prever cualquier crisis de efectivo futura, así como a planear cualquier iniciativa importante de la compañía.
Si todo esto suena abrumador, recuerde que el análisis de flujo de caja le ayuda a dominar los altibajos del ciclo económico. Además, es conocimiento que se puede desarrollar con el tiempo. Si usted apenas está comenzando a conocer los pormenores del flujo de caja, su contador, banquero u otro profesional financiero será un recurso valioso. Él o ella podrán revisar sus primeros informes de flujo de caja y señalarán las áreas de interés, al mismo tiempo que le ayudará a comprender cuál es la mejor manera de utilizar dichos informes como herramienta de pronósticos.[4]
Entonces, ¿cuáles son las medidas que una empresa como la suya puede tomar para conservar su capitalización? Aunque la administración del flujo de caja puede parecer abrumadora, Peterson-Sheptak la desglosa en los siguientes cinco principios básicos:
Mantenga la agilidad
Sí, es más fácil decirlo que hacerlo. A medida que la empresa crece, existirá una lucha constante entre el financiamiento para apoyar el crecimiento y el monitoreo de los gastos. ¿Cuál es la clave? Como Peterson-Sheptak lo menciona, se trata de mantener la disciplina para establecer un presupuesto operativo y ceñirse a este.
“Es muy importante saber cuáles serán sus gastos mensuales, es decir, los gastos que deberá pagar, sin importar qué. Si usted es consciente de forma constante del ingreso bruto ajustado mínimo que debe hacer efectivo, esto le permite tomar decisiones inteligentes en términos de gastos, facturación, cobranzas y muchas cosas más”.
Aunque es importante ser optimista, también es crucial siempre asegurar que su presupuesto refleje la planificación de los gastos imprevistos.
Proteja su crédito en todo momento
Tener un buen crédito significa que debe pagar sus facturas a tiempo. No solo su alquiler, sino también todas las demás facturas. Esto establece buenas relaciones con los socios estratégicos que usted necesita y lo vuelve un prestatario atractivo para un prestamista.
A propósito, ¿cuál es el mejor momento para acercarse a un prestamista para tramitar un préstamo o la siempre importante línea de crédito empresarial? Como Peterson-Sheptak lo señala, ese momento es cuando su estado de resultados presenta una rentabilidad firme.
“No le conviene solicitar un préstamo si tiene serios problemas de dinero. Los prestamistas quieren ver una empresa bien administrada que demuestre estabilidad financiera. Cuando empiezan a aparecer pagos atrasados en el historial de crédito de una compañía, eso genera preocupaciones”.
Vigile el inventario como un halcón
Cuanto menos control tenga sobre el inventario que compre, almacene y venda, más se acumulan los costos. Sin embargo, hay muchísimas compañías que no tienen ningún sistema confiable de control de inventarios, de hecho, el 43 % de todas las pequeñas empresas no lo tienen. El inventario innecesario que se acumula en los anaqueles, el inventario caduco, los pedidos pendientes y los pedidos urgentes son síntomas de un problema cuya solución es sencilla.[5]
“Hay muchos sistemas para ayudarle a administrar el inventario”, explica Peterson-Sheptak. “Al contar con el sistema adecuado y establecer el compromiso de utilizarlo, evitará los errores de la administración deficiente de inventarios”.
Guarde dinero para épocas de escasez
Habrá ocasiones en las que la economía esté en malas condiciones o las ventas caigan sin motivo alguno. Como Peterson-Sheptak señala, es importante poder acceder al suficiente capital para cubrir sus necesidades.
“Recomendamos que tenga la capacidad para resistir varios meses de recesión. Esto podría darse en la forma de reservas en una cuenta de ahorros, una línea de crédito o utilizando sus activos personales. Pero la clave en este caso es sobrevivir hasta que las condiciones mejoren. Y tener un buen plan hoy es mejor que tener que luchar para conseguir dinero en efectivo cuando más lo necesite”.
Tenga expertos a su lado
Siempre está buscando maneras para reducir costos cuando se trata de las operaciones. Sin embargo, tener a los profesionales adecuados a su lado casi siempre es dinero bien invertido. Un contador público certificado (CPA) experto será un activo para su empresa, y no solo cuando sea momento de completar las declaraciones de impuestos.
“Los problemas de flujo de caja no suceden de la noche a la mañana. Más bien, son el resultado de semanas tras semanas de descuido”, menciona Peterson-Sheptak. “Vale la pena pedir a su contador que monitoree su estado financiero durante todo el año. Un buen contador no solo aporta perspectiva y experiencia, sino que además le ofrece una opinión objetiva”.
Al mismo tiempo, ella continúa, “una sólida relación bancaria también es fundamental”.
“Hemos identificado que en nueve de diez ocasiones, un cliente que solicita un préstamo en realidad necesita soluciones de flujo de caja. Y no siempre se trata de préstamos. Nuestros banqueros cuentan con capacitación en certificación de flujo de caja y comprenden varios tipos de industrias y los desafíos que enfrenta una pequeña empresa. Eso les permite ofrecer productos además de extender crédito, por ejemplo, servicios para comerciantes, administración de tesorería u otras soluciones”.
¿Está listo para llevar el control del flujo de caja de su empresa? Hacerlo podría marcar la diferencia entre hacer crecer la empresa de sus sueños o lidiar con el estrés constante de llegar a fin de mes. Si domina estos principios, colocará a su empresa en el camino hacia el crecimiento.
