• La FP&A puede ayudar a las pequeñas empresas a mejorar su rendimiento a largo plazo al mejorar sus proyecciones, elaboración de presupuestos y toma de decisiones.
  • Aunque es más común en las corporaciones grandes, la FP&A puede ser útil para las compañías pequeñas que enfrentan incertidumbre económica y buscan nuevas oportunidades de crecimiento.
  • Un argumento comercial de FP&A debe estar bien estructurado y comunicar con claridad los beneficios esperados y los recursos de la compañía que se necesitarán.

Las corporaciones grandes han comprendido el valor de la FP&A desde hace mucho. La FP&A se considera tan importante para el éxito de las compañías grandes que muchas tienen departamentos completos que se dedican a ello.

¿Qué es la FP&A? Al nivel más básico, la FP&A es la recopilación y el análisis de los datos referentes al rendimiento y las proyecciones de ventas de una compañía. La FP&A tiene el objetivo de mejorar la estrategia, las inversiones y la capacidad de recaudar capital de una compañía. En términos simples, la FP&A brinda a los directivos de las compañías la inteligencia que necesitan para dirigir una empresa eficiente y rentable.

Comprender la importancia de la FP&A

Si bien la FP&A puede ser una mejor práctica en el entorno corporativo, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no pueden dedicar el tiempo y los recursos para crear un departamento completo que se centre en ello. Aún así, hay un sólido argumento comercial que se puede establecer con respecto a que la FP&A es una iniciativa que vale la pena. El argumento para que las pequeñas empresas realicen la FP&A es particularmente convincente en el entorno económico actual.

Por ejemplo, la inflación y las cadenas de suministro confiables han sido desafíos irritantes para los propietarios de pequeñas empresas desde hace varios años. Aunque la inflación ha disminuido bastante desde su punto máximo del 7.2 por ciento en 2022, la Reserva Federal recientemente aumentó su estimación de inflación en 2025. Proyectó que reduciría las tasas dos veces en lugar de las cuatro veces previstas anteriormente durante el transcurso del año. La política comercial es otra fuente de incertidumbre para los propietarios de pequeñas empresas. Los aranceles tienen el potencial de alterar o aumentar el precio del suministro de los productos que los propietarios de pequeñas empresas obtienen de otros países y podrían hacer que resulte más difícil vender productos a los clientes en el extranjero.

Toda pequeña empresa enfrenta un conjunto particular de riesgos y oportunidades. Sin embargo, al final la FP&A tiene que ver con proporcionar a los propietarios de empresas la inteligencia y las perspectivas que necesitan para mitigar la posible alteración y maximizar los beneficios de las oportunidades comerciales.

Definición de objetivos y metas

La FP&A exitosa implica varios pasos específicos y es reforzada por las siguientes mejores prácticas establecidas, muchas de las cuales serán cubiertas a continuación. Pero antes de centrarse en la mecánica específica de la creación de una FP&A específica para una compañía, es importante que los propietarios de empresas dejen en claro sus objetivos.

¿La meta principal es aumentar el crecimiento o la rentabilidad? ¿La prioridad es reducir los costos? ¿La intención es centrarse en un mercado existente y un conjunto de clientes o expandirse a nuevos mercados? Es fundamental definir objetivos claros para asegurar que los recursos y el tiempo destinados a la FP&A valgan la pena y apoyen las estrategias comerciales subyacentes de la compañía.

Elementos clave de un argumento comercial

Una FP&A exitosa depende de aceptar que vale la pena el esfuerzo y el gasto implicados en la recopilación de los datos de la compañía que se necesitan para elaborar presupuestos, proyecciones de ventas mensuales, análisis de varianza e indicadores clave de rendimiento (KPI). Sin embargo, establecer un argumento comercial de FP&A adecuadamente significa reconocer que las diferentes partes interesadas de la compañía tendrán sus propias prioridades particulares.

Por ejemplo, los propietarios de pequeñas empresas que, en muchos de los casos abogarán por las perspectivas, proyecciones e inteligencia que la FP&A puede aportar, quizás deban confiar en que el ejercicio dará lugar a una mayor rentabilidad. Los inversionistas de pequeñas empresas probablemente darán prioridad al retorno de inversión (ROI), mientras que los empleados de la compañía con frecuencia querrán saber cómo la FP&A mejora su seguridad laboral.

Cómo estructurar un argumento comercial de FP&A

Cualquier persona que alguna vez haya redactado un plan de negocio antes de lanzar una compañía comprende lo esclarecedor que puede resultar comunicar por escrito lo que hace que su empresa sea única y cómo ganará y gastará el dinero. Los mismos beneficios se aplican cuando se trata de documentar formalmente el argumento comercial de FP&A. Estos son cinco elementos a incluir:

  1. Resumen ejecutivo: ¿Cuál es el punto de realizar la FP&A y cómo es que la FP&A beneficiará a la empresa y a sus partes interesadas? El resumen ejecutivo debe explicar cuidadosamente el propósito de la FP&A, el valor que esta puede aportar y los recursos necesarios para hacerlo.
  2. Antecedentes: Esta sección puede analizar a una mayor profundidad algunos de los problemas planteados en el resumen ejecutivo. Por ejemplo, la FP&A está diseñada para proporcionar perspectivas basadas en datos a fin de informar las decisiones referentes a los presupuestos, las proyecciones y la estrategia empresarial. Una parte de establecer un argumento comercial para un cambio es explicar por qué el enfoque de status quo no está produciendo perspectivas e información valiosas para tomar buenas decisiones.
  3. Herramientas y soluciones: Muchas pequeñas empresas usan un tenedor de libros, un contador, hojas de cálculo y quizás algo de software para realizar el cierre de libros y hacer declaraciones de impuestos. Sin embargo, obtener los beneficios de la FP&A requiere recursos adicionales, como software específico de FP&A basado en la nube. También requerirá la atención de los miembros del personal que de otro modo estarían realizando otras tareas.
  4. Análisis financiero y consideraciones de retorno de inversión: Un argumento comercial de FP&A exhaustivo debe tener en cuenta el tiempo y los gastos de las herramientas y el personal que se necesita para obtener su valor total. De cierta manera, se trata de establecer un argumento comercial de FP&A en su compañía. ¿Qué costo tendrá el software de FP&A necesario? ¿Cuáles son los gastos para capacitar e incluso contratar trabajadores que reúnan y analicen los datos? Dichos gastos se deben comparar con las ventajas esperadas de la FP&A, como el crecimiento de los ingresos y los ahorros en costos.
  5. Plan de éxito: Incluso las grandes ideas tienen un valor limitado si no se implementan y perfeccionan con cuidado. Un argumento comercial de FP&A debe definir claramente los cargos y responsabilidades del personal, un cronograma de implementación e hitos y la manera en que se asignarán los recursos que harán realidad la FP&A. El plan de éxito brinda visibilidad a todas las partes interesadas de la empresa y puede establecer las métricas mediante las cuales se determinará el valor de la FP&A.

Desarrollar beneficios estratégicos

Un argumento comercial de FP&A se puede reforzar dando a conocer algunos de los beneficios específicos que usted espera. Algunas de estas son:

Mejorar la agilidad financiera

Dirigir una pequeña empresa significa sentirse cómodo con lo desconocido y lo imprevisto. Muchos cambios, como los cambios en los gustos del consumidor y las tasas de interés, están mucho más allá del control de las pequeñas compañías. Sin embargo, lo que los propietarios de empresas sí pueden controlar es su forma de monitorear, planificar y adaptarse a los cambios inevitables.

La FP&A puede incorporar agilidad y adaptabilidad basadas en datos a las estrategias y decisiones de una compañía. Por ejemplo, la recopilación y el análisis regulares de los datos financieros de una compañía pueden detectar las tendencias del mercado y los cambios en la demanda del cliente, dando lugar a inversiones en nuevos productos y servicios o a la reducción de costos.

El análisis de escenarios es un ejercicio de FP&A común que implica modelar el impacto financiero de los escenarios “hipotéticos”, como una recesión económica o las interrupciones de la cadena de suministro. Al prever los posibles escenarios que podrían afectar a una compañía de forma negativa o positiva, las pequeñas empresas pueden desarrollar planes de contingencia que se pueden implementar rápidamente para disminuir el riesgo y aprovechar las oportunidades. La FP&A también puede mejorar la agilidad financiera al cambiar el proceso de elaboración de presupuestos de una frecuencia anual a una más regular. Al hacerlo, las proyecciones de ingresos y gastos se pueden ajustar basándose en datos en tiempo real.

Cuantificación de beneficios y propuesta de valor

Los propietarios de pequeñas empresas y sus empleados tienen que vigilar con cuidado sus recursos y tiempo. Es por ello que es tan importante que un argumento comercial de FP&A describa a detalle el valor que ofrecerá y por qué ofrece un mejor uso del tiempo y los recursos que otras actividades. Las métricas financieras y no financieras a proponer como parte de un argumento comercial de FP&A incluyen:

Costos reducidos

La FP&A identifica los gastos que está realizando una empresa y en qué está gastando, lo que brinda la transparencia necesaria para reducir el desperdicio.

Mayores ingresos

Al monitorear las ventas constantemente, lo que incluye los productos que los clientes compran más, la FP&A puede ayudar a las pequeñas empresas a enfocar sus esfuerzos de ventas y marketing en las oportunidades de crecimiento.

Optimización del flujo de caja

La administración del flujo de caja es una de las tareas más importantes y complicadas que enfrenta el propietario de una pequeña empresa. No tener suficiente efectivo para cubrir la nómina o pagar a los proveedores hace que los propietarios no puedan dormir por la noche. La FP&A con proyección precisa y visibilidad de gastos puede reducir el riesgo de enfrentarse a la falta de efectivo en algún momento.

Administración del riesgo mejorada

Las proyecciones mejoradas y la transparencia de los presupuestos ayudan a las pequeñas empresas a identificar los posibles problemas, incluida la disminución de los ingresos, y brindan tiempo para desarrollar una estrategia para reaccionar.

Mejores prácticas y patrones de implementación

Una vez que obtenga la aceptación de los empleados e inversionistas, será necesario que se centre en la implementación para obtener el valor total de la FP&A. Estas son cuatro mejores prácticas:

  • Estandarizar la recopilación de datos Los datos son el combustible que impulsa la FP&A. Asegúrese de contar con los sistemas para recopilar y agrupar datos precisos de toda la empresa.
  • Actualizar las proyecciones de forma continua El ritmo del cambio de los mercados y los gustos del cliente es rápido. Las proyecciones consecutivas que usan datos actualizados de ventas y gastos ofrecen flexibilidad y perspectivas para reaccionar de forma rápida y eficaz.
  • Facilitar la colaboración Incluso si unas cuantas personas están a cargo de la FP&A, debe asegurarse de que todos en la compañía sepan que es una prioridad, y que conozcan el papel que desempeñan para lograr que la FP&A tenga éxito. Esto es particularmente cierto cuando se trata del intercambio de datos.
  • Utilizar herramientas avanzadas El software de FP&A puede permitir que el análisis de datos sea más rápido y esté disponible con mayor facilidad para informar las decisiones.

Las plantillas pueden hacer que la implementación de la FP&A sea más sencilla. Una búsqueda en Internet revelará una amplia variedad de compañías que ofrecen una gama de plantillas de planificación.

Dé el siguiente paso hacia el éxito de la FP&A

Si está listo para explorar los posibles beneficios que la FP&A puede brindar a su compañía, esto es lo que debe hacer primero.

Revisar el argumento comercial con las partes interesadas

No se puede poner demasiado énfasis en la importancia de obtener el apoyo de los empleados, inversionistas y demás partes interesadas de la compañía. Una vez que haya completado la recopilación y el análisis inicial de los datos, presente sus resultados. Destaque el valor de los ingresos más altos, las decisiones mejoradas y los demás beneficios de la FP&A. No obstante, es importante que además sea claro con respecto a los recursos que se necesitarán para obtener dicho valor. Solicite comentarios referentes a cualquier inquietud e intégrelos en su plan de negocio formal.

Obtenga un presupuesto y apoyo para las iniciativas de FP&A

Un argumento comercial de FP&A convincente debe traducirse en un presupuesto para que las personas y la tecnología lo implementen.

La FP&A puede proporcionar las perspectivas necesarias a las pequeñas empresas para enfrentar las épocas económicas difíciles y aprovechar al máximo las nuevas oportunidades. El primer paso para perseguir esos beneficios es establecer un sólido argumento comercial de FP&A.