Si usted es propietario de una pequeña empresa, el funcionamiento de las compañías grandes a menudo puede parecer abstracto e irrelevante. Las grandes corporaciones cuentan con enormes recursos y un personal numeroso que pueden asignar a todas las actividades, desde la investigación y el desarrollo hasta las ventas y el marketing. Por el contrario, los propietarios de pequeñas empresas están acostumbrados a asumir varias responsabilidades y estirar los presupuestos al límite.
Sin embargo, en determinados casos, el funcionamiento de las compañías grandes ofrece lecciones valiosas que a las compañías pequeñas les convendría imitar. Por ejemplo, muchas compañías grandes asignan a personas de todas sus organizaciones a la tarea de planificación y análisis financieros, o FP&A.
En su nivel más básico, la FP&A es un plan de revisión de la salud y bienestar de una compañía. La FP&A implica recopilar y analizar datos referentes al rendimiento actual de una compañía, por ejemplo, cuáles son los productos que se están vendiendo más y cuya demanda está aumentando, así como sus expectativas más alentadoras. La FP&A es el proceso que se utiliza para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas, así como para evaluar la rentabilidad de la compañía. La FP&A también es una herramienta indispensable para guiar las decisiones estratégicas más importantes de una compañía, que incluyen la necesidad de realizar el lanzamiento de nuevos productos y servicios, reducir costos o abordar un nuevo mercado geográfico.[1]
La FP&A puede suponer una ventaja estratégica para las pequeñas empresas
A primera vista, la FP&A puede parecer un lujo de tiempo y recursos que los propietarios de pequeñas empresas no se pueden permitir pagar. Los propietarios ya están demasiado ocupados con las tareas que se requieren para mantener felices a sus clientes y empleados. ¿La FP&A puede generar el valor suficiente para que valga la pena invertir tiempo en ella?
La respuesta breve es sí. Ciertamente, la FP&A brinda información que los propietarios de pequeñas empresas pueden usar para utilizar recursos limitados, identificar áreas de ineficiencia y buscar nuevas oportunidades para volverse más exitoso y financieramente sostenible. De hecho, la FP&A debidamente implementada puede generar resultados que mejoren significativamente el rendimiento actual y el crecimiento futuro de cualquier pequeña empresa, lo que incluye[2]:
Financiamiento e inversión adicionales
A las pequeñas empresas no les faltan ideas, productos y servicios transformadores. Lo que sí les falta a menudo es el dinero para desarrollar y comercializar grandes ideas e introducirlas al mercado. Los inversionistas externos pueden proporcionar el capital que las pequeñas empresas necesitan para crecer y volverse más rentables. Sin embargo, es necesario que los inversionistas externos puedan tener la confianza de que están invirtiendo en una compañía sólida y eficiente que pueda generar un retorno sobre la inversión. La FP&A brinda la información que los inversionistas querrán revisar como parte de su diligencia debida normal.[3]
Asignación de recursos más eficiente
Los propietarios de pequeñas empresas se rigen por la frase repetida de hacer más con menos. Sin embargo, con frecuencia las decisiones referentes a dónde se necesitan reducciones e inversiones se toman basándose en corazonadas e información limitada. La FP&A cambia eso. De hecho, el proceso de elaboración de presupuestos que se lleva a cabo en la FP&A utiliza los datos históricos y los pronósticos de los próximos gastos que los propietarios de pequeñas empresas pueden utilizar para dar el uso más productivo a sus recursos limitados.
Establecer metas empresariales
Incluso el propietario de empresa más agobiado y estresado conoce la importancia de fijar metas empresariales tangibles con plazo de tiempo. Resulta difícil saber cómo asignar a los empleados y recursos financieros si no tiene claro lo que intenta lograr. El panorama financiero completo de gastos, ventas y ganancias que se obtiene con la FP&A ayuda a los empresarios y propietarios de pequeñas empresas a fijar metas realistas en torno a los ingresos, la expansión del mercado y las ganancias.
Elaboración de presupuestos y administración de flujo de caja optimizadas
Si pregunta a los propietarios de pequeñas empresas qué es en lo que más piensan y más les estresa y la respuesta probablemente es el flujo de caja. Asegurar que esté entrando el dinero suficiente para satisfacer continuamente la nómina y los gastos al mismo tiempo que se siguen realizando inversiones importantes para el crecimiento de la compañía es una fuente constante de angustia. Si bien la FP&A por sí sola no resolverá las preocupaciones de flujo de caja, el proceso que esta requiere dará a los propietarios de pequeñas empresas la información que necesitan para identificar cuándo pueden esperar que haya brechas en el flujo de caja. Esto brinda tiempo para encontrar las soluciones más favorables para cerrar dichas brechas, en lugar de apresurarse para cerrarlas con el costoso capital.
Disminuir riesgos
Dirigir una pequeña empresa implica vivir con mucha incertidumbre con respecto a las condiciones del mercado, las demandas cambiantes del consumidor y la condición general de la economía. La FP&A puede ayudar a que dichas incertidumbres salgan a relucir para permitir que las empresas desarrollen planes y estrategias de contingencia para reducir los riesgos o responder a estos.
Los tres pasos básicos de la FP&A
Las ventajas que la FP&A puede ofrecer a una pequeña empresa son muchas. Pero, ¿cómo se lleva a cabo? Tiene tres pasos esenciales[4]:
- Recopilar y validar datos La información completa y precisa es la base de la FP&A. Desafortunadamente, la mayoría de las compañías no pueden simplemente presionar un botón para consultar sus pronósticos de ventas, proyecciones de flujo de caja e ingresos u demás información crucial de la empresa en un solo lugar. Las compañías grandes involucran equipos de toda la organización para recopilar la información que se requiere en la FP&A. Las compañías pequeñas pueden tener una ventaja, ya que es posible que sea más sencillo acceder a los datos, si es que mantienen buenos registros y utilizan sistemas que permiten la fácil extracción de los datos. Recopilar datos de toda la compañía y verificar su precisión es el primer paso de la FP&A.
- Pronósticos financieros y elaboración de presupuestos Convertir los datos en acciones y decisiones es el segundo paso de la FP&A. Los presupuestos asignan recursos conforme a plazos establecidos, normalmente de un año, pero se deben elaborar teniendo en cuenta que las condiciones cambian. Es por ello que la elaboración de presupuestos y los pronósticos de gastos y ventas deben incorporar escenarios del mejor y el peor de los casos y deben tener la flexibilidad para adaptarse.
- Análisis de varianza y revisiones El último paso de la FP&A es como equilibrar una ecuación en la clase de matemáticas, aunque con presupuestos y pronósticos. El análisis de varianza simplemente es otra manera de decir “identificar las discrepancias de los datos”. Por ejemplo, sus gastos presupuestados pueden ser más altos que sus pronósticos de ventas, lo que significa que debe encontrar maneras para cerrar esa brecha.
El futuro de la FP&A
En definitiva, la FP&A es un ejercicio de recopilación y análisis de datos. Es por ello que no es de sorprender que es probable que la FP&A sea transformada por la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (AA), ambos de los cuales se distinguen por consumir enormes cantidades de información e identificar tendencias y generar perspectivas rápidamente. Este es un desarrollo particularmente prometedor de la FP&A para los propietarios de pequeñas empresas que no tienen el tiempo ni el personal para leer los datos de forma detenida y exhaustiva.
Otro avance tecnológico que puede hacer que la FP&A sea más eficiente para los propietarios de pequeñas empresas es la computación en la nube, la cual facilita el intercambio, la recopilación y el análisis de datos en toda la organización. La información de fácil acceso también ayuda a las pequeñas empresas a realizar la FP&A constante en tiempo real, ya que los datos siempre están disponibles al instante. El acceso a la información en tiempo real permite que las empresas reaccionen de una forma más ágil a los riesgos y oportunidades emergentes.[5]
Los propietarios de pequeñas empresas deben considerar que la FP&A es una oportunidad para evaluar cuál es el rendimiento de su compañía y cuáles son las acciones que pueden impulsar sus expectativas. Para empezar, considere cómo se recopilan y comparten los datos en su compañía. ¿Depende de las hojas de Excel y el papel? ¿O utiliza la planificación de recursos empresariales (ERP) basada en la nube? La FP&A será más rápida y eficiente para empezar si usted cuenta con una ERP basada en la nube.
Sin embargo, la realidad es que las perspectivas y el conocimiento que surgen de la FP&A hace que el proceso valga la pena, sin importar cómo registre y comparta la información. Solo tiene que comprometerse con el proceso y empezar.
