Desde el momento en que abrió las puertas de su pequeña empresa, usted probablemente haya estado muy comprometido con su éxito. Usted invierte tiempo, mano de obra e inversiones para materializar su idea. Sin embargo, en algún punto quizás se haya preguntado: ¿Cómo puedo lograr que mi pequeña empresa tenga un mejor rendimiento sin tener que trabajar todo el día, asumir varias funciones y enfrentar problemas constantemente?

Estas son preguntas que todos los propietarios de pequeñas empresas se plantean a menudo, en particular cuando sus negocios alcanzan el punto de rentabilidad, pero necesitan un impulso para pasar al siguiente nivel.

Esta es la buena noticia: hay varias maneras en las que los propietarios de empresas podrían optimizar sus inversiones y maximizar las ganancias de su compañía. Y a cambio de ello, podrían dar más a su compañía, a sus clientes y a sí mismos.

Seis maneras para empezar a optimizar su empresa hoy mismo

Estas son seis maneras en las que podría empezar a optimizar sus operaciones y lograr que su empresa tenga un mejor rendimiento: 

1. Evalúe la estructura de costos de su organización y reduzca gastos en la medida de lo posible. Si ha estado atendiendo apresuradamente las solicitudes de los clientes y trabajando de forma personalizada con los clientes, es posible que no se haya detenido a evaluar su estructura de costos para hacer algunos ajustes necesarios. Considere identificar todos los gastos de la empresa, que incluye tanto los costos variables como los fijos. Después quizás deba priorizar estos gastos según su importancia e identificar cualquiera de ellos que no esté contribuyendo al éxito de su compañía.

El inventario que permanece inmóvil en su almacén, las pólizas de seguro para las cuales se podrían obtener mejores tarifas y las suscripciones mensuales que no utilice representan buenos puntos de partida. Una vez que haya realizado las reducciones, empiece a monitorear los gastos cada mes para evitar la necesidad de volver a hacer este ejercicio. 

2. Observe los procesos existentes detenidamente. El tiempo es dinero para los propietarios de pequeñas empresas y miembros del equipo que solo cuentan con una cantidad limitada de horas al día. Los procesos redundantes, la reelaboración y las tareas que consumen demasiado tiempo en completarse son buenos objetivos de la optimización. Hable con sus empleados sobre las principales cosas en las que desperdician tiempo y ayúdeles a terminar esos proyectos de una forma más rápida.

La automatización podría ayudar en esta área. Por ejemplo, si un gerente de contabilidad dedica demasiado tiempo a la generación de facturas de los clientes, encuentre una solución de software que automatice una parte o la totalidad de ese proceso. Considere subcontratar las tareas que no son básicas como la administración de nómina, el servicio al cliente o el diseño gráfico para liberarse a sí mismo o a los recursos internos para centrarse en proyectos más estratégicos.

3. Pídale a sus proveedores mejores ofertas, plazos y beneficios. El entorno empresarial siempre está cambiando, nada se mantiene igual. Si ha estado pagando los mismos precios y recibiendo los mismos niveles de servicio y plazos de los proveedores durante cierto tiempo, quizás deba revisar dichos contratos y negociar precios más bajos, descuentos o plazos de pago prorrogados. Usted debe aportar información sobre las tendencias de la industria y los precios del mercado, así como asegurarse de enfatizar su valor como cliente habitual.

Las negociaciones que se solucionan a su favor también pueden ayudarle a ofrecer a sus clientes precios más competitivos, mejorar el flujo de caja de su compañía y aumentar los márgenes de ganancia. Como beneficio adicional, estas interacciones también le ayudarán a reforzar las relaciones con los proveedores, ya que ellos sabrán que usted les hará estas solicitudes en lugar de simplemente recurrir a otro proveedor.

4. Haga que sus tarjetas de crédito empresariales trabajen para su empresa. Cuando se utilizan adecuadamente, las tarjetas de crédito empresariales podrían ayudar a mejorar el flujo de caja, simplificar el monitoreo de gastos y mantener un mejor control de los gastos de los empleados. Por ejemplo, una tarjeta de crédito empresarial que se utiliza para gastos de viaje se puede monitorear de cerca y utilizarse para establecer umbrales de gasto. Las tarjetas de crédito también se pueden utilizar para compras de monto más elevado que posteriormente se pueden liquidar con el tiempo en lugar de solventar dichas compras con su cuenta bancaria empresarial.

La mayoría de las tarjetas de crédito empresariales también incluyen herramientas de monitoreo de gastos, notificaciones de transacciones en tiempo real y otras funcionalidades que optimizan la administración financiera. Por último, puede utilizar las tarjetas de crédito para establecer la capacidad crediticia de su compañía y colocar a su compañía en una posición con la que reciba una respuesta afirmativa para ese futuro préstamo o solicitud de financiamiento. PNC ofrece una herramienta que puede utilizar para seleccionar la mejor tarjeta de crédito para su pequeña empresa.

5. Aproveche los programas de recompensas. Al utilizar los programas de recompensas de forma estratégica, usted puede ahorrar dinero en gastos, que van desde los viajes hasta los suministros de oficina y la tecnología. La mayoría de las tarjetas de crédito empresariales ofrecen reembolsos en efectivo, millas o puntos en cada compra. La mayoría de las tiendas de suministros de oficina ofrecen programas de lealtad, y también es posible que los proveedores tengan programas de recompensas para compradores habituales.  

Inscríbase para utilizar estos programas para su beneficio. Cuando gana reembolsos en efectivo para gastos diarios o acumula puntos que se puedan aplicar a estancias en hoteles, se contribuye al balance final de su compañía sin realizar un gran esfuerzo adicional. Con las tarjetas de pago empresariales, su pequeña empresa puede obtener valiosos descuentos, reembolsos y recompensas.

6.  Utilice metas y KPI para monitorear el progreso y realizar ajustes en consecuencia. La optimización de una pequeña empresa no es un ejercicio que “se establece y se olvida”. Para obtener mejores resultados, considérela como una tarea continua que involucra a todo su equipo. Establezca algunas metas específicas e indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) para ayudar a que el progreso mantenga el rumbo e identificar nuevas áreas de mejora. Por ejemplo, si desea aumentar las ventas este año, considere monitorear las métricas como el crecimiento de los ingresos, los costos de adquisición de clientes y el valor promedio de los pedidos.  

Si estos indicadores clave de rendimiento no cumplen sus expectativas, explore las causas subyacentes y realice ajustes en consecuencia. Por ejemplo, si el valor promedio de sus pedidos es menor de lo que usted quisiera, tal vez deba probar algunas oportunidades de ventas adicionales y ventas cruzadas en su sitio de comercio electrónico o en su tienda física (p. ej., una persona que haga un pedido de un kayak probablemente también necesite los accesorios, la ropa y la protección solar que se utilizan con el kayak). Si los ingresos no están cumpliendo las expectativas, podría ser el momento para diversificarse en nuevas líneas de negocio o empezar a comercializar en nuevos segmentos de clientes.

Haga que su empresa trabaje para usted  

Resulta muy fácil quedar atrapado en la administración diaria de su pequeña empresa y olvidarse de dar un paso atrás e identificar las posibles áreas de mejora. Ya sea que quiera aumentar las ventas, mejorar la satisfacción del cliente, impulsar la eficiencia o lograr una meta diferente este año, nunca es demasiado tarde para empezar a optimizar sus operaciones, mejorar la eficiencia y hacer que su empresa trabaje para usted.
 

Para obtener más información sobre cómo podemos ayudarle a optimizar su empresa, visítenos en línea.