- Por qué el equilibrio de inventarios es importante para su compañía, sus clientes y sus ganancias netas.
- Cómo evitar los errores de tener excedentes de existencias y existencias insuficientes, los cuales pueden afectar negativamente el flujo de caja.
- Estrategias para predecir la demanda futura con precisión y optimizar los niveles de inventario.
- Cómo el conteo cíclico y las auditorías regulares ayudan a los fabricantes a mantener registros precisos y minimizar las pérdidas.
La administración de inventarios representa un acto de equilibrio para los pequeños fabricantes que desean evitar el impacto negativo de las existencias insuficientes y el exceso de existencias. Si usted no cuenta con el inventario para cumplir con los pedidos de los clientes, es posible que dichos compradores vayan a otro lugar por lo que necesitan. Alternativamente, tener demasiados productos en los anaqueles puede inmovilizar el capital de trabajo y aumentar los gastos de seguro y almacenamiento.
Idealmente, los fabricantes deben tener suficientes productos en mano en cualquier momento dado para asegurar que los artículos adecuados lleguen al lugar correspondiente en el momento oportuno sin excederse. Esto ayuda a las compañías a evitar problemas como la pérdida de ventas, clientes insatisfechos y complicaciones con el flujo de caja. Y debido a que entre el 25 % y el 35 % del presupuesto operativo del fabricante promedio se destina al gasto de inventario,[1] administrar dichos activos requiere una atención y un manejo especiales.
Seis maneras para evaluar sus prácticas de administración de inventarios
Esta es una lista de verificación que los fabricantes pueden usar para evaluar sus prácticas actuales de administración de inventarios, identificar áreas de mejora y optimizar los niveles de inventario:
- Considere el panorama general. Los gastos de inventario incluyen más que los costos directos de elaborar y empacar los productos para su venta. Mientras evalúa su actual estrategia de optimización de inventarios, también deberá tener en cuenta el almacenamiento, la mano de obra, el seguro, la posibilidad de robo/reducción y la obsolescencia de los productos.
- Perfeccione sus pronósticos de demanda. Analice las tendencias de ventas pasadas, considere los factores externos (tendencias de la industria, nuevos competidores, etc.) y analice sus deseos y necesidades futuros con los clientes. Utilice una combinación de conversaciones informales o encuestas de los clientes además de las aplicaciones de planificación de demanda, ambos de los cuales pueden ayudarle a generar una predicción precisa de los próximos requisitos de inventario.
- Establezca puntos de reposición y realice los ajustes correspondientes. Estos umbrales informan a los miembros del equipo cuándo deben hacer más pedidos de inventario para evitar la falta de existencias. Una aplicación de administración de inventarios puede establecer automáticamente los puntos de reposición y generar alertas basándose en esta fórmula básica: uso diario promedio × tiempo de espera en días = punto de reposición deseado. Tal vez deba revisar los puntos de reposición con regularidad para asegurar que sigan siendo precisos. Por ejemplo, es posible que un producto que de repente tiene una alta demanda requiera un ajuste al alza para evitar que las existencias sean insuficientes.
- Utilice la tecnología a su favor. Puede utilizar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) para administrar el inventario, generar pronósticos de demanda y mejorar la visibilidad de la cadena de suministro. En el almacén, los escáneres de códigos de barra y los dispositivos de identificación por radiofrecuencia (Radio Frequency Identification, RFID) ayudan a agilizar la identificación y el monitoreo de las existencias. Los sistemas de administración de inventarios (Inventory Management System, IMS) ayudan a centralizar los datos, automatizar las tareas y proporcionan información en tiempo real sobre los niveles de existencias, puntos de reposición y otras métricas.
- Ponga a prueba el conteo cíclico. Los fabricantes pueden usar el conteo cíclico para determinar y verificar una pequeña parte de su inventario mensualmente y luego realizar los conteos del inventario físico completo anualmente. Esto ayuda a las compañías a asegurar que los registros de inventarios sean precisos todo el año, así como a mejorar la eficiencia operativa y ahorrar dinero.
- Realice auditorías de inventario con regularidad. Estas auditorías pueden ayudar a asegurar que los registros sean precisos, identificar las discrepancias y ayudarle a abordar rápidamente los problemas, como los errores en los datos, el robo y la obsolescencia de los productos. Por ejemplo, si durante una auditoría de rutina identifica que seis productos están a punto de caducar, puede adelantarse al problema al reducir su precio o ponerlos en una promoción especial ahora, en lugar de tener que desechar o reciclar los productos posteriormente.
- Interactúe con un socio financiero que brinde acceso a los sistemas de administración de inventarios y financiamiento para adquirir tecnologías que mejoren la eficiencia. PNC Bank ofrece servicios para comerciantes, software de administración de inventario y opciones de financiamiento de equipo que respaldan las necesidades de administración de inventario de los pequeños fabricantes. También ofrece cuentas de cheques para empresas con características de administración de flujo de caja.
Establezca el equilibrio del inventario optimizado
La administración optimizada del inventario ayuda a los pequeños fabricantes a establecer el delicado equilibrio entre la oferta y la demanda. Además garantiza que cuenten con los productos correctos en las cantidades adecuadas, en el momento oportuno. Esto no solo ayuda a evitar la falta de existencias y la pérdida de ventas, sino que además ayuda a las compañías a reducir los costos de almacenamiento y evitar la inmovilización excesiva de capital en productos no vendidos.
Para ayudar a optimizar su inventario y administrar su flujo de caja, comuníquese con un banquero de pequeñas empresas de PNC hoy mismo.
