Como empresario, usted sabe que sus empleados son la estructura que respalda toda su operación.
Implementar los procesos y políticas correctos puede marcar la diferencia en lo que respecta a encontrar y contratar a los empleados adecuados, es decir, aquellos que pueden hacer que su empresa tenga éxito y que le permiten enfocarse en la estrategia y la dirección general de la compañía.
Uno de esos procesos fundamentales a tener en cuenta es la compensación salarial de sus empleados. Aunque en teoría parece un concepto básico y sencillo, en la práctica no siempre resulta ser un proceso tan claro. Un paso crucial para retener un personal feliz y productivo, y cumplir con las leyes, es contar con un proceso de nómina organizado, preparado y eficiente.
Los propietarios de empresas deben tomar numerosas e importantes decisiones antes de que los empleados comiencen a asumir las responsabilidades que se les asignen. Afortunadamente, un enfoque metódico y una preparación extensa pueden ayudarle a integrar en su empresa los procesos de nómina de manera fluida.
Calendarios, salarios y métodos de pago
En la nómina intervienen muchos más factores que la emisión de un cheque de pago. Existen varios pasos y una variedad de factores a tener en cuenta. Uno de los primeros pasos es seleccionar su calendario de pago, con base en lo que funcionará mejor para las operaciones de su empresa. Algunos ejemplos de calendarios de pago incluyen:
- Pago semanal: los empleados reciben su salario al final de cada semana.
- Pago quincenal: Las nóminas se procesan y los empleados reciben su salario cada dos semanas.
- Dos veces al mes: El calendario de pago es dos veces por mes en fechas establecidas por el empleador.
- Mensual: Los empleados reciben su salario una vez por mes.
Existen beneficios en cada uno de los calendarios de pago, pero hay desafíos inherentes a tener en cuenta a la hora de elegir la estructura adecuada para su empresa. Por ejemplo, es posible que un calendario de pago quincenal o semanal sea el que prefieran sus empleados, ya que recibirán su salario con más frecuencia que si fuera de forma mensual. Esto puede ayudar a sus empleados a elaborar su presupuesto personal y a los pagos de sus facturas. Sin embargo, los pagos quincenales o semanales también podrían dar lugar a diferentes deducciones de impuestos y de otro tipo, ya que unos meses pueden tener más días de pago que otros. Esas cifras pueden calcularse fácilmente al establecer una fecha de pago dos veces al mes o de forma mensual. Sea cual sea la forma que elija, lo mejor es mantener un método único para todo el personal en lugar de adaptarse a las preferencias individuales, ya que de esa forma podrá agilizar su proceso de nómina.
Los empleadores también deben pensar en cómo deben clasificar a cada miembro de su personal considerando las siguientes designaciones:
- Tiempo completo: trabaja la semana laboral completa de acuerdo con lo establecido por el empleador, que por lo general es de 40 o más horas a la semana, lo que lo hace elegible para recibir los beneficios de la compañía.
- Tiempo parcial: trabaja menos de 40 horas a la semana, el pago normalmente es por hora, y tal vez no sea elegible para recibir los beneficios de la compañía.
- Temporal: trabaja de forma temporal, según lo necesite el empleador, y por lo general no es elegible para recibir beneficios. Pueden ser contratados para trabajar en un proyecto especial o para cubrir la ausencia de un empleado por un período prolongado.
- Contratista: un trabajador independiente que por lo general opera su propia empresa y que no es un empleado, pero se le contrata mediante un contrato para un proyecto determinado.
Una vez que tome su decisión sobre estos elementos, deberá decidir que tipo de salario pagará a su personal. Existen tres tipos principales de salarios, que incluyen:
- Por hora: esta es una tarifa por la que paga a su empleado por hora de trabajo realizado. Esta es por lo general la forma de pago para los empleados a tiempo parcial, pero se puede aplicar también al personal a tiempo completo. Este tipo de pago otorga flexibilidad. Por ejemplo, si los ingresos se reducen de forma inesperada, un propietario de empresa puede reducir de forma temporal las horas de trabajo de sus empleados para compensar esas pérdidas. Sin embargo, los cambios constantes en los costos por período de pago pueden convertirse en algo tedioso en medio de las numerosas responsabilidades que pueda tener. Los propietarios de empresas también deben tener en cuenta qué tipo de trabajo se asigna a un empleado en particular. Por lo general, los trabajos que exigen mucho personal en la construcción, hotelería, restaurantes o la industria minorista se pagan por hora.
- Asalariados: los empleados que reciben este tipo de pago son compensados sobre la base de un sueldo establecido que se divide en períodos de pago de una cantidad fija antes de impuestos y otras deducciones. Contratar empleados asalariados puede facilitar su proceso de nómina, ya que minimiza los cambios en el pago y brinda consistencia a su flujo de caja. Los empleados recibirían un pago estable y tendrían más posibilidades de recibir todos los beneficios bajo este sistema, lo que haría que prefirieran trabajar para usted. Sin embargo, el Departamento del Trabajo de los EE. UU. establece que los empleados asalariados deben ganar al menos $684 por semana. Esto quiere decir que deberá pagarle más a un empleado asalariado, que a un empleado por hora de tiempo completo que gane el salario mínimo establecido, lo que elevaría sus costos.
- Por comisión: por lo general se basa en el volumen de ventas cerradas de forma específica por un empleado durante el período de pago y es posible que solo funcione en determinadas industrias. Normalmente, un empleado recibirá su compensación de acuerdo con un determinado porcentaje de sus ventas, que suele medirse en términos de la ganancia general. Algunas empresas tienen un enfoque híbrido y pagan al empleado un salario básico además de los incentivos por comisión. El pago por comisión puede ser rentable si un empleado no aporta suficientes ingresos. Al mismo tiempo, un empleado motivado y hábil puede impulsar las ganancias con un incentivo por comisión. Esta estructura salarial puede ayudar a que un propietario de empresa evalúe fácilmente el rendimiento del empleado. Por otra parte, debido a la posible fluctuación del pago y al deseo de un salario más estable, los empleados pueden sentirse disuadidos a trabajar en una compañía que ofrezca un sueldo por comisión.
Finalmente, los propietarios de empresas necesitan considerar cómo los empleados recibirán su pago. Esto puede basarse en la preferencia individual del empleado, o un propietario de empresa puede escoger un método único para todos los empleados. Uno de los métodos de pago preferidos por muchas empresas así como por los empleados es el depósito directo, lo que permite al empleador depositar el sueldo directamente en la cuenta bancaria del empleado. Este método proporciona a los empleados la posibilidad de acceder de forma rápida y cómoda a su salario el día de pago y elimina el riesgo de la pérdida de los cheques de pago. Sin embargo, usted puede también optar por pagar a los empleados con un cheque físico o una tarjeta de débito si este es su método favorito o el de su personal.
Cómo clasificar a sus empleados
Este es un paso fundamental a la hora de determinar cómo pagar a sus empleados y planificar su trabajo. La manera en que los propietarios de empresas clasifican a sus empleados tendrá un impacto directo sobre el salario del empleado. Los empleadores deben clasificar a los empleados como exentos o no exentos. Estos término provienen de una ley federal llamada Ley de Normas Laborales Justas (FLSA),[1] la cual incluye protecciones sobre el salario mínimo y el tiempo extra.
Por ejemplo, un empleado exento, que por lo general se refiere a alguien a quien se le paga un salario básico, no tendría derecho al pago de horas extras de acuerdo con la Ley de Normas Laborales Justas (FSLA) si trabaja más de 40 horas a la semana. Estos están “exentos” de las protecciones que ofrece la FLSA. Un empleado no exento por lo general recibe un pago por horas, se le debe pagar el salario mínimo y es elegible para el tiempo extra si trabaja más de 40 horas a la semana.
Es importante destacar que si bien el empleador es responsable de cómo clasifica a su personal, existen reglas del IRS (Servicio de Impuestos Internos) que debe seguir para evitar clasificaciones erróneas.[2] Los propietarios de empresas deben consultar con su asesor de impuestos o legal para recibir orientación sobre la clasificación apropiada del empleado.
Impuestos y Retenciones
Una vez que haya determinado cómo pagará a sus empleados en términos del tipo de salario y calendario de pago, necesitará tener en cuenta las retenciones, tales como los impuestos federales, estatales y locales, así como también el seguro por discapacidad del estado y el embargo de salario. Como empleador, usted necesita proporcionar a los empleados los documentos adecuados para calcular las retenciones de impuestos correctas por período de pago. Debe estar preparado para que los empleados completen un formulario W-4, así como cualquier otro formulario de retenciones, al momento de contratarlos. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) ofrece su página Cómo entender los impuestos del empleo[3] para obtener más información sobre impuestos y formularios específicos necesarios. Cuando prepare su proceso de nómina, estos son los formularios a los que debe referirse para calcular correctamente el pago de un empleado.
Además, si ofrece a sus empleados un paquete de beneficios, tendrá que realizar esas deducciones también. Los ejemplos de beneficios del empleado pueden incluir, entre otros, el seguro médico y de vida, los planes de jubilación y beneficios de licencia remunerada. También debe tener en cuenta los beneficios obligatorios del gobierno, como los impuestos de la seguridad social, de compensación al trabajador y el seguro de desempleo.
Como empleador, tendrá también que reportar los impuestos sobre el empleo al IRS y a las agencias correspondientes, y pagar las contribuciones y primas del empleador de otros beneficios que su pequeña empresa pueda ofrecer.
Calcular y establecer los impuestos y retenciones puede parecer un proceso intimidatorio. Sin embrago, existen sistemas de nómina disponibles que pueden ayudarle con esta parte del proceso. Por ejemplo, PNC cuenta con un conjunto diverso de opciones para los propietarios de pequeñas empresas, desde productos para realizarlos por cuenta propia, hasta el procesamiento completamente gestionado por terceros como ADP y PayChex.
Cómo gestionar su nómina
Hasta el momento usted ya marcó en su lista los siguientes elementos:
- Decidió el calendario de pago
- Determinó qué empleados cobrarán por hora, salario o comisión
- Clasificó cómo sus empleados prefieren recibir su salario y lo que mejor se adapta a las operaciones de su empresa
- Clasificó a su personal
- Contempló las retenciones y la recopilación de la documentación necesaria de los empleados
- Configuró un sistema de procesamiento de nómina, que puede incluir una oferta de procesamiento de nómina de su institución financiera
Ahora llegó el momento de hacer funcionar su nómina y asegurarse de que paga a sus empleados correctamente, en cumplimiento de la legislación federal, estatal y local, y protegiendo a su empresa.
La mayoría de los sistemas de procesamiento de nómina realizarán la mayor parte del trabajo por usted, sin embargo, si opta por procesar la nómina manualmente, recuerde que debe tener en cuenta los cálculos siguientes:
- Salario bruto: Este se calcula multiplicando la tarifa horaria por las horas trabajadas por los empleados que cobran por hora, o dividiendo el salario de los empleados entre el número de períodos de pago del año.
- Impuestos y retenciones: Consulte la documentación recolectada de cada empleado, tales como los beneficios seleccionados y los formularios W-4, para enviar el número correcto de deducciones para ese miembro del personal.
- Salario neto: Este es el salario bruto menos el monto en impuestos y retenciones que calculó en el paso anterior.
Elementos a recordar
Determinar cómo pagar a los empleados es un componente crucial de las operaciones y el éxito de una pequeña empresa. Aunque configurar el proceso y compensar a su personal es un gran logro en su trayecto empresarial, también lo es mantener un registro, controlar las fechas límite y la vigilancia.
Más allá de la configuración y la realización de su nómina, tenga en cuenta los siguientes aspectos:
- Documentos de nómina: Recuerde conservar los documentos, tales como comprobantes de depósito directo, formularios W4 y de beneficios, comprobantes de pago, y demás documentos que haya utilizado para categorizar a sus empleados y determinar su compensación. Según el IRS, los empleadores necesitan conservar los registros de impuestos durante al menos cuatro años.
- Fechas de vencimiento de los impuestos: Los depósitos de los impuestos sobre el empleo ante el IRS siguen determinados calendarios, por lo que es importante saber cuál calendario se aplica a usted y a su empresa. Obtenga más información aquí.[4]
- Las leyes sobre la nómina pueden cambiar: Las leyes estatales y federales pueden cambiar. Los propietarios de empresas ya tienen bastantes cosas de que ocuparse, por lo que sería beneficioso implementar sistemas de nómina que puedan actualizar de forma automática a los empresarios sobre determinados cambios en su región. Conozca más sobre este tipo de característica aquí.
Develar las capas del proceso de nómina toma tiempo, pero existen varios recursos que pueden ayudarle a tomar las decisiones correctas para su empresa y su personal. Cómo sucede en todas las fases del trayecto de una pequeña empresa, prepararse lo mejor posible hará que el pago a sus empleados sea lo menos complicado posible tanto para usted como para su equipo. Trabajar en equipo con profesionales legales, de impuestos y finanzas calificados también puede facilitar en gran medida el proceso.
Para obtener más información sobre la nómina y otros temas del comienzo de una pequeña empresa, visite la página Cómo empezar su empresa de PNC.
