A fines del siglo XIX, los empresarios industriales estadounidenses cambiaron el mundo con innovaciones en el ferrocarril, la siderurgia y la extracción de recursos. Esas innovaciones dieron lugar a las enormes fortunas familiares cuyos homónimos se han convertido en sinónimo de prosperidad. También propiciaron el nacimiento de las primeras estructuras estadounidenses de oficinas unifamiliares para gestionar el patrimonio generacional.

Hoy en día, las oficinas unifamiliares son un concepto cada vez más popular y no requieren una fortuna como la de Rockefeller para ser una solución que merezca la pena. Aunque no existe una definición uniforme del papel que desempeña una oficina familiar, en general se definen como una entidad dedicada a la gestión integral del patrimonio de una sola familia.

Una oficina familiar suele ser una entidad creada por una familia para gestionar su estrategia a largo plazo en materia de conservación del patrimonio. La oficina ayuda a gestionar su estilo de vida, a llevar la administración y los asuntos familiares diarios y a educar a la próxima generación, todo ello basado en su misión, visión y valores. Sin embargo, para muchas familias con un patrimonio importante, el costo, el tiempo y los conocimientos necesarios para gestionar una oficina familiar completa podrían ser un obstáculo para alcanzar sus metas personales, familiares y financieras a largo plazo.

¿Quién debe tener una oficina familiar?

No existe una única respuesta a la pregunta de quién puede o debe establecer una oficina familiar. En general, las oficinas familiares son creadas por personas con activos importantes. Algunos ubican esa cifra cerca de al menos $100 millones, otros más cerca de los $200 millones. Y aunque el nivel financiero es un aspecto importante, un umbral basado en el patrimonio neto puede ser una medida demasiado simplista con respecto a si una oficina familiar puede beneficiarle a usted y a su familia extendida. Puede haber algunas personas con un patrimonio neto menor pero una situación financiera y familiar más compleja que podrían beneficiarse con la creación de una oficina unifamiliar. Para otras personas con un patrimonio neto más elevado y un estilo de vida más manejable, es posible que una oficina familiar sea un paso innecesario. Un gran patrimonio conlleva complejidad, y una oficina familiar puede aprovecharse para gestionar las complejidades a las que puede enfrentarse una familia a lo largo de muchas generaciones.

A la hora de evaluar si es el momento adecuado para establecer una oficina familiar, es importante tener en cuenta una serie de factores como la gobernanza, el costo, la contratación de personal, la estructura operativa, la ciberseguridad y la tecnología, además de su situación financiera y sus metas a largo plazo. En última instancia, la misión, la visión y los valores de la familia deben sustentar cualquier decisión sobre las capacidades y la estructura que una oficina familiar ofrecerá a los miembros de la familia. Centrarse en la misión, la visión y los valores ayuda a la familia a reunirse y formar una constitución familiar para que las generaciones futuras comprendan el origen del patrimonio y las expectativas y la finalidad del patrimonio.

“Lo que hace que un oficina familiar sea una solución atractiva es la personalización a su familia individual, no solo la exclusividad del servicio”, dijo Joe Quinan, director de servicios de Oficinas Familiares en PNC Private Bank Hawthorn®. “Una oficina familiar puede ser adecuada para personas con distintos niveles de patrimonio familiar”.

¿Qué hará su oficina familiar?

Del mismo modo que no existe un umbral financiero oficial para determinar cuándo resulta adecuada una estructura de oficina familiar, tampoco existe una lista fija de servicios que prestará cada oficina familiar. Todo depende de sus necesidades y metas como familia. Más allá de la simple gestión de la cartera, una oficina familiar tendrá en cuenta las futuras necesidades financieras de la familia e implementará soluciones, inversiones y estructuras para satisfacer dichas necesidades.

Los servicios de la oficina familiar abarcan desde la administración financiera cotidiana hasta la administración de inversiones, la sostenibilidad del patrimonio a largo plazo y la planificación de la transferencia del patrimonio. En función de la complejidad de su situación financiera y de las metas financieras de su familia, puede decidir que necesita una mayor o menor participación de su oficina familiar.

Una oficina familiar puede ofrecerle una variedad de servicios, tanto simples como complejos, que se adapten a sus necesidades, entre ellos:

  • Planificación patrimonial;
  • Constitución y gestión de fideicomisos;
  • Administración de inversiones;
  • Diligencia debida en inversiones directas;
  • Tareas administrativas y pago de facturas en línea;
  • Planificación y cumplimiento fiscales;
  • Administración de bienes raíces;
  • Filantropía;
  • Educación financiera;
  • Administración de dinero en efectivo y crédito; y
  • Planificación y consultoría comerciales.

Considerada en su conjunto, la creación y gestión de una oficina familiar eficaz que ayude a una familia a lograr todos los resultados deseados puede ser una tarea formidable. Por eso algunas familias eligen una oficina multifamiliar u optan por un enfoque híbrido, en el que algunas funciones y responsabilidades se subcontraten a entidades establecidas que ya cuentan con la experiencia y la infraestructura necesarias.

Cómo establecer una oficina familiar

El primer paso para establecer una oficina familiar es hablar con su asesor sobre sus metas financieras. Sus necesidades y metas determinarán los servicios que debe buscar y la configuración de la oficina familiar que más le conviene. Hay muchos factores operativos que deben tenerse en cuenta a la hora de establecer una oficina familiar:

  • Estructura de gobernanza;
  • Selección y contratación de personal;
  • Costos de constitución, personal y mantenimiento de la oficina;
  • Necesidades tecnológicas; y
  • Factores de riesgo financiero, de reputación y de ciberseguridad.

Lo más habitual es que una oficina familiar se constituya como sociedad de responsabilidad limitada (SRL), con participaciones controladas por el miembro fundador de la familia. La contratación de personal será determinada por el tamaño de la familia y el alcance de su patrimonio o la complejidad de la necesidad financiera. Para muchas oficinas familiares de primera generación, los niveles de personal son relativamente bajos, pero pueden oscilar entre uno y 25 o más empleados.

Los costos variarán mucho en función de los servicios prestados, los niveles de personal, los requisitos tecnológicos y los servicios que deban subcontratarse. Una regla general es calcular un presupuesto operativo anual de entre el 1 % y el 2 % del patrimonio familiar.

Un aspecto importante de los costos de una oficina familiar que no debe pasarse por alto ni subestimarse es la tecnología. Cada vez más, ofrecer la posibilidad de ver, atender y comunicarse sobre las operaciones de la oficina familiar es una prioridad. Esa necesidad de comodidad debe equilibrarse con los riesgos de ciberseguridad y la necesidad de invertir en capacidades informáticas y de recuperación empresarial adecuadas.

“Crear y mantener una oficina familiar puede suponer una inversión importante en herramientas y conocimientos, no solo para gestionar y hacer crecer el patrimonio familiar, sino también para protegerlo”, afirma Quinan. “Como con cualquier emprendimiento empresarial, un análisis costo-beneficio le ayudará a asegurar que obtenga el nivel adecuado de servicio a un costo sostenible para las necesidades particulares de su familia”.

Elección de una oficina familiar

Una vez que haya determinado lo que quiere lograr con una estructura de oficina familiar, tendrá que decidir si le conviene más una oficina unifamiliar, multifamiliar o híbrida. En una oficina unifamiliar, todos los servicios se realizan desde dentro. Las oficinas unifamiliares permiten una personalización total, pero, en general, conllevan mayores costos, consideraciones y responsabilidades, ya que todos los componentes deben construirse y gestionarse desde cero.

Una oficina multifamiliar asume muchas o todas las responsabilidades de las funciones de una oficina familiar tradicional. Aunque quizás sean menos personalizadas que una oficina unifamiliar, estas instituciones pueden ahorrar a las familias mucho tiempo y recursos, y por lo general ya emplean a un profundo grupo de expertos en diversos campos.

Del mismo modo, una oficina familiar híbrida subcontrata determinados servicios a entidades establecidas que ya cuentan con la infraestructura, los recursos y la experiencia necesarios, lo que aporta rentabilidad y simplicidad.

“Hay muchas formas de estructurar una oficina familiar”, afirma Quinan. “Ya sea que opte por una operación completa de oficina unifamiliar o busque subcontratar los servicios dependerá de que se satisfagan las necesidades de la familia de manera sostenible para el éxito a largo plazo”.