La inflación se está disparando, y lo mismo está ocurriendo con los costos de nómina. Ahora más que nunca, las pequeñas empresas no pueden permitirse ignorar las mejores prácticas de nómina, es decir, prácticas que son más exhaustivas que simplemente tener suficiente efectivo para pagarle a tus trabajadores.

Cómo clasificar a los empleados, los formularios necesarios, las retenciones de impuestos correspondientes y el reembolso de los gastos son algunos de los detalles más apremiantes. Y como se mencionó anteriormente, comprender cómo la inflación afecta estos detalles preparará a tu pequeña empresa para el éxito a largo plazo. Este artículo discute maneras de eliminar los costos imprevistos y las estrategias deducibles de impuestos que deben acompañar tus prácticas de nómina.

Clasificación

Los empleados son clasificados, por las leyes federales y estatales, como exentos, no exentos, o como contratistas.

Para ser clasificados como exentos, los empleados deben cumplir con requerimientos legales muy específicos. Antes de comenzar a pagarles, asegúrese de que esté clasificando correctamente a sus empleados. Si clasifica a un empleado de manera incorrecta, puede perderse ciertos beneficios como las horas extras, el seguro de desempleo y la licencia familiar y médica. Además, debes asegurarte de entender la diferencia entre un contratista independiente y un empleado.

Aunque el pago de horas extras no es lo ideal para las pequeñas empresas, el costo de la clasificación incorrecta de los empleados tampoco tendrá un efecto positivo en el balance. Por ejemplo, una pequeña empresa que clasifique incorrectamente un empleado como un contratista independiente provocará que la proporción de impuestos del empleador no sea pagada y que los impuestos del trabajador no sean retenidos. Como resultado, la empresa asumirá la responsabilidad por los impuestos faltantes.

Procedimientos de nuevos empleados e impuestos

Tan pronto como su nuevo empleado es contratado, usted está obligado a presentar informes de nuevos empleados a su agencia estatal, lo cual significa presentarles información básica sobre el empleador y el empleado. La agencia debe confirmar que el empleado esté legalmente autorizado para trabajar en el país y proporcionar los formularios de impuestos necesarios, incluyendo un formulario W-4 para la retención de impuestos sobre la renta federales y el formulario de retención de impuestos del estado. Si hay alguna confusión, revise la Guía de impuestos del empleador del IRS (Servicio de Rentas Internas)[1].

Salario y beneficios

La nómina es más que emitir un cheque de pago. Antes de preparar la nómina, asegúrese de saber a qué tipo de salarios tiene derecho legalmente su empleado y qué salario usted le pagará. ¿Su salario incluye comisiones y bonificaciones? ¿Qué sucede con las vacaciones, los días de licencia por enfermedad y otros tipos de días de licencia personal? Además, debes estar al tanto de las leyes federales y estatales relativas al salario mínimo, la clasificación y los descansos con goce de sueldo y las horas extras. Por último, debes comprender aquello a lo que tus empleados tienen derecho legalmente, y decidir lo que proporcionarás de forma adicional.

Los beneficios de empleados que son deducibles de impuestos incluyen descuentos, beneficios adicionales, licencia por enfermedad, vacaciones y reembolsos educativos. Por último, y en particular a la luz de “La Gran Renuncia”, ofrecer estos beneficios reduce el impacto negativo de una alta rotación de empleados.

Deducciones

Calcular las deducciones obligatorias de nómina es un paso importante. Estas deducciones incluyen los impuestos federales, estatales y locales, así como el seguro de discapacidad estatal y el embargo salarial. Si le ofrece a sus empleados un seguro de vida y salud, contribuciones de jubilación u otros tipos de beneficios, usted tendrá que hacer esas deducciones también.

Contabilidad

La nómina requiere de una atención minuciosa significativa, así que considera contratar a un contador o a una compañía de contabilidad independiente para gestionar tus libros. Un buen contador no solo hará un seguimiento de estos detalles, sino que también puede asegurarse de que tú estés cumpliendo todas las leyes de nómina necesarias y ayudarte a hacer un seguimiento a las muchas deducciones de impuestos disponibles para las pequeñas empresas. Si decide asumir la contabilidad usted mismo, hay muchas plataformas en línea que las pequeñas empresas utilizan para gestionar la nómina e informar impuestos al gobierno. Pero si decide subcontratar la contabilidad o mantenerla internamente, entienda que usted es responsable de informar y pagar todos los impuestos sobre la nómina.