Presentar las declaraciones y pagar los impuestos quizás no implique tanta diversión como promocionar tu empresa o cerrar una gran venta, pero estas tareas son igual de necesarias. En lugar de evitar el momento de preparar los impuestos de tu pequeña empresa, considera esto como una oportunidad para comprender mejor las finanzas de tu empresa e identificar nuevas maneras de ahorrar mediante deducciones de impuestos y créditos fiscales.

Con estas cuatro mejores prácticas, puedes ayudar a asegurar que los impuestos de tu pequeña empresa sean presentados de manera correcta y completa, para que puedas avanzar hacia el cumplimiento de las demás metas que tu pequeña empresa tiene para el año.

Organiza tus documentos empresariales.

Necesitarás recibos para sustentar cualquier deducción que tengas planeado utilizar. Por ejemplo, si tienes planeado deducir los costos del servicio de comidas para los almuerzos mensuales de tu personal, asegúrate de conservar los recibos del proveedor de servicio de comidas. A medida que reúnes recibos durante todo el año, considera conservar un archivo físico en tu oficina en donde los puedas colocar rápidamente, y también asegúrate de escanearlos para guardarlos en una copia digital segura.

Además de los recibos, también necesitarás registros de los impuestos trimestrales pagados, las declaraciones trimestrales y los registros de nómina. Si utilizas un sistema contable basado en la nube, puedes rastrear rápidamente toda esta información y compartirla vía digital con tu proveedor de servicios de impuestos.

No pases por alto las deducciones de impuestos ni los créditos fiscales.

Hay una serie de deducciones de impuestos y de créditos fiscales disponibles para ayudar a las empresas a reducir el monto de impuestos que deben pagar. Asegúrate de utilizar las deducciones y créditos para los cuales califique tu empresa.

Algunas deducciones normales para pequeñas empresas incluyen:

  • Deducción de oficina en casa
  • Gastos de automóviles y camiones
  • Viajes y alimentos
  • Honorarios de abogados y profesionales
  • Arrendamientos de maquinaria y equipo
  • Intereses sobre deudas de la empresa

Si tu empresa compró equipo para la empresa el año fiscal previo, es posible que califiques para la deducción de la Sección 179. Esto te permite deducir el precio total del equipo en el año en que lo compraste, incluso si lo vas a pagar en el transcurso de varios años.

Lo mejor es mantener separados los gastos de la empresa y los gastos personales, sin embargo, si has utilizado fondos personales para cubrir cualquier gasto empresarial durante el año, asegúrate de incluirlos en los gastos empresariales deducibles, si procede.

Determina cuál es el formulario y cuáles son las fechas límite que aplican a tu empresa.

Los formularios[1] que necesitas presentar dependerán de la estructura de tu empresa. Por ejemplo, las corporaciones C deben presentar un formulario 1120 y las corporaciones S deben presentar un formulario 1120S. Conforme a las reglas del IRS, el formulario 1120 se debe presentar a más tardar el día 15 del cuarto mes posterior al cierre del año fiscal, que en el caso de la mayoría de los contribuyentes es el 15 de abril. (Si tu empresa se rige por un año fiscal distinto al año calendario, es posible que tu fecha límite de presentación sea distinta). Las corporaciones S deben presentar el formulario 1120S a más tardar el día 15 del tercer mes posterior al cierre del año fiscal, que en el caso de la mayoría de los contribuyentes es el 15 de marzo.  

Si tu empresa es una empresa de propietario único o una LLC (sociedad de responsabilidad limitada), los ingresos de la empresa se trasladan a la declaración de impuestos individual del propietario. Por lo tanto, en lugar de presentar una declaración de impuestos empresarial por separado, presentarás un Anexo C con tu declaración de impuestos personal. Se debe presentar a más tardar el 15 de abril.

Existe una oportunidad para prolongar la fecha límite en caso de ser necesario. El IRS permite que las personas y las empresas soliciten una prórroga de seis meses para completar sus declaraciones. Sin embargo, si tomas dicha ruta, deberás solicitar la prórroga a más tardar en la fecha límite original. Y aunque obtengas los seis meses adicionales para presentar tu declaración, los impuestos a pagar se deben liquidar a más tardar en la fecha límite original, ya que si esperas para pagarlos, también tendrás que pagar multas por pago tardío.

Obtén ayuda externa al presentar tu declaración de impuestos.

Es de vital importancia presentar tu declaración de impuestos empresarial de manera correcta y oportuna y, dado que la mayoría de los propietarios de empresas están ocupados administrando sus empresas, lo mejor es delegar dicha tarea a un profesional en impuestos.

La mayoría de las pequeñas empresas no tienen contadores en su plantilla, por lo que debes considerar subcontratar a un contador público certificado (CPA) o un agente matriculado (EA). Es una buena idea buscar un profesional de impuestos que tenga experiencia trabajando con compañías de tu industria y con compañías del tamaño de la tuya, ya que estará más familiarizado con los tipos de deducciones, créditos y demás asuntos que se apliquen a tu empresa.

Date el tiempo de implementar estas mejores prácticas para que estés preparado para presentar tus declaraciones de impuestos este y todos los años, para que así tengas más tiempo para enfocarte en consolidar tu empresa.  

Para obtener más información sobre lo que PNC puede ofrecer a tu pequeña empresa, visita pnc.com/smallbusiness.