Presentar las declaraciones y pagar los impuestos quizás no implique tanta diversión como promocionar su empresa o cerrar una gran venta, pero estas tareas son igual de necesarias. En lugar de evitar el momento de preparar los impuestos de su pequeña empresa, considere esto como una oportunidad para comprender mejor las finanzas de su empresa e identificar nuevas maneras de ahorrar mediante deducciones de impuestos y créditos fiscales.

Con estas cuatro mejores prácticas, puede ayudar a asegurar que los impuestos de su pequeña empresa sean presentados de manera correcta y completa, para que pueda avanzar hacia el cumplimiento de las demás metas que su pequeña empresa tiene para el año.

Organice sus documentos empresariales.

Necesitará recibos para sustentar cualquier deducción que tenga planeado utilizar. Por ejemplo, si tiene planeado deducir los costos del servicio de comidas para los almuerzos mensuales de su personal, asegúrese de conservar los recibos del proveedor de servicio de comidas. A medida que reúne recibos durante todo el año, considere conservar un archivo físico en su oficina en donde los pueda colocar rápidamente, y también asegúrese de escanearlos para guardarlos en una copia digital segura.

Además de los recibos, también necesitará registros de los impuestos trimestrales pagados, las declaraciones trimestrales y los registros de nómina. Si utiliza un sistema contable basado en la nube, puede rastrear rápidamente toda esta información y compartirla vía digital con su proveedor de servicios de impuestos.

No pase por alto las deducciones de impuestos ni los créditos fiscales.

Hay una serie de deducciones de impuestos y de créditos fiscales disponibles para ayudar a las empresas a reducir el monto de impuestos que deben pagar. Asegúrese de utilizar las deducciones y créditos para los cuales califique su empresa.

Algunas deducciones normales para pequeñas empresas incluyen:

  • Deducción de oficina en casa
  • Gastos de automóviles y camiones
  • Viajes y alimentos
  • Honorarios de abogados y profesionales
  • Arrendamientos de maquinaria y equipo
  • Intereses sobre deudas de la empresa

Si su empresa compró equipo para la empresa el año fiscal previo, es posible que califique para la deducción de la Sección 179. Esto le permite deducir el precio total del equipo en el año en que lo compró, incluso si lo va a pagar en el transcurso de varios años.

Lo mejor es mantener separados los gastos de la empresa y los gastos personales, sin embargo, si ha utilizado fondos personales para cubrir cualquier gasto empresarial durante el año, asegúrese de incluirlos en los gastos empresariales deducibles, si procede.

Determine cuál es el formulario y cuáles son las fechas límite que aplican a su empresa.

Los formularios[1] que necesita presentar dependerán de la estructura de su empresa. Por ejemplo, las corporaciones C deben presentar un formulario 1120 y las corporaciones S deben presentar un formulario 1120S. Conforme a las reglas del IRS, el formulario 1120 se debe presentar a más tardar el día 15 del cuarto mes posterior al cierre del año fiscal, que en el caso de la mayoría de los contribuyentes es el 15 de abril. (Si su empresa se rige por un año fiscal distinto al año calendario, es posible que su fecha límite de presentación sea distinta). Las corporaciones S deben presentar el formulario 1120S a más tardar el día 15 del tercer mes posterior al cierre del año fiscal, que en el caso de la mayoría de los contribuyentes es el 15 de marzo.  

Si su empresa es una empresa de propietario único o una LLC (sociedad de responsabilidad limitada), los ingresos de la empresa se trasladan a la declaración de impuestos individual del propietario. Por lo tanto, en lugar de presentar una declaración de impuestos empresarial por separado, presentará un Anexo C con su declaración de impuestos personal. Se debe presentar a más tardar el 15 de abril.

Existe una oportunidad para prolongar la fecha límite en caso de ser necesario. El IRS permite que las personas y las empresas soliciten una prórroga de seis meses para completar sus declaraciones. Sin embargo, si toma dicha ruta, deberá solicitar la prórroga a más tardar en la fecha límite original. Y aunque obtenga los seis meses adicionales para presentar su declaración, los impuestos a pagar se deben liquidar a más tardar en la fecha límite original, ya que si espera para pagarlos, también tendrá que pagar multas por pago tardío.

Obtenga ayuda externa al presentar su declaración de impuestos.

Es de vital importancia presentar su declaración de impuestos empresarial de manera correcta y oportuna y, dado que la mayoría de los propietarios de empresas están ocupados administrando sus empresas, lo mejor es delegar dicha tarea a un profesional en impuestos.

La mayoría de las pequeñas empresas no tienen contadores en su plantilla, por lo que debe considerar subcontratar a un contador público certificado (CPA) o un agente matriculado (EA). Es una buena idea buscar un profesional de impuestos que tenga experiencia trabajando con compañías de su industria y con compañías del tamaño de la suya, ya que estará más familiarizado con los tipos de deducciones, créditos y demás asuntos que se apliquen a su empresa.

Dese el tiempo de implementar estas mejores prácticas para que esté preparado para presentar sus declaraciones de impuestos este y todos los años, para que así tenga más tiempo para enfocarse en consolidar su empresa.  

Para obtener más información sobre lo que PNC puede ofrecer a su pequeña empresa, visite pnc.com/smallbusiness.