Si es dueño de una pequeña empresa, cada centavo cuenta. Pero, a falta de buscar monedas sueltas en los cojines de su sofa, ¿cómo consigue más dinero en efectivo cada mes?

Una respuesta sería aumentar las ventas. ¿Cuál sería otra? Reducir los gastos en la medida de lo posible. Como usted sabe, en el caso de ambas opciones es más fácil decirlo que hacerlo.

Sin embargo, existe una tercera opción que tal vez no haya considerado: la administración de tesorería.

Sí, lo sabemos. A primera vista, no suena del todo emocionante. Pero después de varios meses de tener un flujo de caja mejorado, la administración de tesorería de repente podría convertirse en uno de sus temas favoritos. Las ganancias más altas suelen tener ese efecto.

Ahora que hemos captado su interés, preguntemos a Dave Shorten, jefe de administración de tesorería de pequeñas empresas de PNC Bank, por qué es tan importante para la salud de su empresa.

“La administración de tesorería se centra en mejorar los procesos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y mitigación del fraude. Al contar con las soluciones y herramientas para optimizar las tareas administrativas, nuestros clientes ahorran tiempo y, lo que es incluso mejor, ahorran dinero”.

Tiempo y dinero. ¿Son dos cosas de las que le gustaría tener más, cierto? De ser así, siga leyendo.

¿Qué diferencia puede marcar?

Cuando abrió su empresa, la administración del dinero era sencilla. Usted generaba ingresos y luego pagaba los gastos de la empresa con ellos. Sin embargo, sus finanzas se han vuelto más complejas con el tiempo, mientras que los sistemas tal vez no hayan seguido el ritmo de su crecimiento.

Introduzca la administración de tesorería. Es mucho más que un conjunto de productos o servicios. En lugar de ello, puede ser un enfoque orgánico para administrar cómo fluye el dinero en su compañía. Y todo ello comienza con una conversación.

“Primero, hablamos con la empresa sobre los procesos”, menciona Shorten. “Por ejemplo, muchos propietarios de pequeñas empresas están atascados en la época del correo común, pues envían cheques y facturas por correo, lo que provoca que los pagos no se reciban con rapidez. Además, hacer las cosas de forma anticuada significa que las empresas pueden quedar expuestas al fraude”.

El mundo de los pagos está cambiando rápidamente, pues el 73 % de las compañías están cambiando a los métodos de pago electrónicos. Y el volumen medio de transacciones ACH se ha duplicado en los últimos seis años.[1] Es posible que dicho cambio también genere dividendos en términos de menores costos de procesamiento y mejores relaciones con los proveedores.

¿Qué hace la administración de tesorería?

La administración de tesorería funciona de varias maneras.

Acelera las cuentas por cobrar. ¿Quién no quiere recibir pagos de una forma más rápida? Si alguna vez ha esperado con ansia la llegada de un cheque por correo, la administración de tesorería le da un mejor control sobre el dinero en efectivo entrante al:

  • Optimizar la generación de facturas que se envían por correo electrónico;
  • Recibir pagos en línea;
  • Ofrecer varias maneras para que los clientes hagan los pagos, lo que incluye pagos ACH, transacciones por transferencia electrónica e incluso cheques tradicionales, y
  • Hacer posible el depósito de cheques a distancia, a cualquier hora y desde cualquier lugar, sin tener que trasladarse al banco.

Mayor supervisión de la actividad financiera. Una vez que ha ganado el dinero, es una pena que simplemente no pueda conservarlo todo. Sin embargo, están todos esos molestos gastos que debe gestionar. Mientras la administración de tesorería le ayuda a pagar las facturas, también le ayuda a mantenerse al tanto del flujo de caja al:

  • Crear procesos de pago;
  • Hacer arreglos para que los proveedores reciban pagos digitales;
  • Programar pagos;
  • Planificar y monitorear los gastos;
  • Gestionar los pagos ACH y por transferencia de dinero;
  • Controlar los desembolsos realizados por los empleados con tarjetas de crédito empresariales; y
  • Mucho, mucho más.

Simplifique la administración de liquidez. No deje que el dinero en efectivo excedente permanezca inactivo en una cuenta de cheques para empresas. En lugar de ello, la administración de tesorería puede ayudarle a disfrutar de ingresos adicionales al desviar los fondos a cuentas money market, certificados de depósito y cuentas sweep. Lo que es incluso mejor, puede disfrutar de ese dinero en efectivo extra sin tener que hacer mucho en absoluto. Una vez que haya establecido un sistema, el esfuerzo será tan poco como recoger dinero de la calle.

Herramientas para ayudar a mitigar el fraude. Usted ha trabajado arduamente para ganarse el dinero. Lo último que quiere es que este desaparezca en manos de los estafadores. Sin embargo, el 63 % de las empresas reportaron actividad fraudulenta a través de cheques tradicionales en 2023, mientras que casi la mitad (44 %) no pudieron recuperar ninguna de las pérdidas.[2]

Aunque empezar a usar sistemas de pagos digitales se está volviendo un asunto urgente, también lo es el hecho de garantizar la seguridad de los pagos. La administración de tesorería le permite proteger y monitorear las cuentas y transacciones al:

  • Desarrollar medidas de protección contra el fraude en línea;
  • Establecer reglas para los pagos ACH a fin de garantizar la tranquilidad; y
  • Ocultar la información de las cuentas de cheques para impedir el hackeo.

Esas son solo algunas de las maneras en las que su empresa, y cualquier empresa, puede transformarse en una máquina eficiente de administración del dinero.

Como Shorten indica, “la administración del dinero tiene el beneficio de mejorar la eficiencia, pues permite que el dinero llegue a sus manos de una forma más rápida y durante más tiempo. Al mismo tiempo, mitiga el fraude para que pueda conservar el dinero que usted gana. Es por ello que la administración de tesorería ofrece soluciones para ayudarle a dirigir su empresa de una manera más eficaz y segura”.

Usted es único. Su solución también debe ser única.

No hay ninguna empresa que sea igual a la suya. El tamaño, la estrategia, la combinación de productos, los clientes y las metas a largo plazo de su empresa exigen una solución personalizada. Como Shorten señala, implementar la administración de tesorería en su empresa requiere mucho tiempo para la planificación, sin mencionar la experiencia adecuada para poder ejecutarla.

“Siendo sincero, para muchas personas puede parecer muy aburrido hablar de la administración de tesorería. Pero para nosotros, se trata de una poderosa conversación con el cliente. La tecnología de pagos sigue cambiando, continuamos recibiendo cada vez mejores ofertas y sabemos que estas soluciones son fundamentales para ayudar a las pequeñas empresas a ahorrar tiempo, ahorrar dinero, proteger su dinero y hacer crecer su empresa”.

Es por ello que es fundamental garantizar una solución personalizada que no solo se base en su forma actual de operar, sino en cómo desea hacer negocios en el futuro. Un buen proveedor de administración de tesorería hace mucho más que simplemente escuchar. Según Shorten, en lugar de ello, puede hacer que las cosas sean verdaderamente interesantes en un instante.

“Es divertido porque cada vez que nos reunimos con un cliente, lo escuchamos y tenemos la oportunidad de conocer su empresa y sus desafíos. Una vez que conocemos a la empresa y sus necesidades, podemos ofrecer soluciones que coincidan con sus necesidades, mejorar su ecosistema de pagos y superar sus expectativas”.

¿Está listo para sacar el máximo provecho de su empresa? ¿Está preparado para disfrutar de una mayor cantidad de ingresos sin un mayor esfuerzo (bien, esta es una pregunta sencilla)? De ser así, el plan de administración de tesorería adecuado puede hacer maravillas para su empresa y sus finanzas.

Para obtener más información, hable con uno de los profesionales de administración de tesorería de PNC Bank. Y vea como un conjunto de soluciones financieras que con frecuencia es ignorado puede hacer que su empresa y su rentabilidad sean mucho mejores.