A medida que la tecnología permite que el entorno de los sistemas de puntos de venta (POS, por sus siglas en inglés) avancen, puede resultar difícil para los propietarios de empresas pequeñas analizar todos los rumores y encontrar un sistema que se ajuste a sus necesidades específicas. Por ejemplo, aunque los sistemas de POS modernos permiten que los comercios minoristas hagan mucho más que procesar pagos, algunos propietarios de empresas solo desean una opción sencilla, mientras que otros tal vez busquen características adicionales que les permitan aceptar pagos mientras están en el ámbito comercial.

Quizás esa sea una de las razones por las que más del 70 % de los sistemas de POS cuentan con más de dos años de antigüedad.[1] Comenzar con una tecnología de pago obsoleta no solo perjudica su flujo de trabajo, sino que también podría costarle dinero. Se espera que el valor promedio de una transacción móvil aumente en un 40 % para 2027.

A continuación, 10 preguntas imprescindibles a la hora de considerar cuál es el sistema de POS que mejor se ajusta a las necesidades de su pequeña empresa:

1. ¿Necesitará características de pago sobre la marcha?

La capacidad de aceptar pedidos y pagos sobre la marcha es algo que suele ser más adecuado para determinados modelos de empresas, por ejemplo, los camiones de comida o las compañías de ropa que frecuentan ventas ambulantes o exposiciones. Si por casualidad su empresa es ambulante, debe tener eso en cuenta al momento de investigar sistemas de POS y buscar uno que funcione correctamente mientras viaja.

2. ¿Le gustaría algo que se adapte específicamente a las necesidades de su industria?

En la actualidad, es más fácil que nunca encontrar un sistema de POS personalizado de acuerdo con categorías empresariales específicas, como las ventas minoristas, restaurantes, proveedores de servicios, etc. El beneficio de estos sistemas es que normalmente ofrecen la posibilidad de personalizarlos de acuerdo con sus necesidades específicas, por ejemplo, una mejor manera de gestionar los inventarios, mejorar el flujo de pedidos en su restaurante o la capacidad de aceptar pedidos y pagos mientras los camareros se desplazan por el comedor, además de aceptar pagos. Sin embargo, puede ser que tengan un precio más elevado para una mayor comodidad.

3. ¿Tiene planes de introducir un programa de lealtad del cliente?

Desarrollar un programa de lealtad del cliente es una estrategia comercial sólida, en particular si se tiene en cuenta que el 68 % de los consumidores[2] expresaron que se inscribirían en un programa de lealtad del cliente de marcas que les agradan, y más del 60 % de los programas de lealtad hacen que la mayoría de los compradores sean más leales a una marca. La búsqueda de un POS que le permita monitorear fácilmente las compras y recompensar a los clientes que gasten con frecuencia en su empresa es una de las mejores maneras de comenzar.

4. ¿Cuánto está dispuesto a gastar en su POS?

Los sistemas de POS se ofrecen en una amplia variedad de precios, según la guía de precios de Forbes de 2024 para los POS.[3] En dependencia de su presupuesto y de lo que desee obtener de su sistema, pagará entre $0 y $200 al mes en el software del POS y entre $0 y $1,200 en el hardware, con muchas opciones de precios intermedias. Las cosas que debe tener en cuenta al investigar diferentes precios, además de su presupuesto general y las características de atracción especiales que desee, debe tener en cuenta elementos como la calificación del producto, el procesamiento de ventas y pagos, la elaboración de informes empresariales, el monitoreo del cliente y del personal y la administración de las devoluciones.

5. ¿Le gustaría conectar su sistema de POS con su sitio de comercio electrónico?

Si las ventas del sitio web forman una parte importante de su empresa, o si su empresa se basa exclusivamente en ventas por internet, entonces encontrar un sistema de POS que se conecte con su sitio de comercio electrónico actual de manera fluida e intuitiva debe constituir una de sus principales prioridades. Si esta es la dirección en la que se encamina, también debe considerar encontrar un sistema que funcione con su hardware existente, ya sea Android o iOS, y que, si aplica, vincule las ventas en línea y en persona. Si apenas está comenzando, también hay opciones que ofrecen capacidades de comercio electrónico propias para que comience a probar.

6. ¿Cuánto apoyo técnico necesita?

Ya sea que no tenga conocimiento alguno sobre el sistema de POS o haya estado utilizando uno durante años, siempre es útil encontrar una opción que ofrezca apoyo técnico y servicio al cliente excelentes y disponibles de inmediato. Lo último que una pequeña empresa necesita es que su sistema de pago falle durante una venta importante. El apoyo de fácil acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana puede ayudar con eso.

Mientras considera el apoyo técnico que podría necesitar después de implementar el sistema, también debe tener en cuenta qué tipo de ayuda le ofrece el proveedor durante la implementación. En particular si es un principiante en los sistemas de POS, encontrar uno que ofrezca programas completos de incorporación y capacitación pueden ahorrarle mucho tiempo y complicaciones a usted y a sus empleados.  

7. ¿Necesita capacidades para varias tiendas o de omnicanalidad?

La capacidad de conectar todos sus datos dentro de un sistema, de tienda a tienda, si aplica, puede marcar la diferencia entre la integración fluida y pasar horas cada semana en captar el panorama general. La opción de omnicanalidad correcta, que funcione mejor para las empresas como los centros de contacto, por ejemplo, donde los empleados aceptan pagos de los clientes y luego los procesan para un cliente, deben ofrecer opciones tanto para llamadas telefónicas tradicionales como para sesiones de chat. Sin importar si actualmente ofrece o no la opción de chat en línea, si es algo que tendrá en el futuro, la integración inmediata valdrá la pena.

8. ¿Cómo se considerarán las tarifas por procesamiento de tarjetas en su decisión?

Cada proveedor de POS incluye un conjunto de reglas propio referente a las tarifas por procesamiento de tarjetas de crédito, y es algo que se debe tener en cuenta. Por ejemplo, las que ofrecen tarifas fijas tal vez permitan que sea más fácil para usted considerar el costo total de implementar el sistema. De cualquier manera, en el caso de las pequeñas empresas, absorber los costos de procesamiento de tarjetas puede hacer mella en las ventas. Por otro lado, transferir los costos a los clientes puede provocar que estos se molesten, especialmente si esta no es una práctica común en su industria. Investigue un poco sobre las diferentes tarifas que se ofrecen y determine cómo una tarifa más alta se podría integrar con una opción menos costosa que estaba considerando.

9. ¿Qué haría más felices a mis empleados?

Esta no tiene por qué ser una pregunta retórica. Así que haga la pregunta. Sus empleados estarán a cargo del POS tanto como usted, si no es que más, por lo que debe preguntarles para determinar cuáles son los puntos molestos que ellos desearían eliminar o mejorar con el sistema de POS adecuado. Por ejemplo, si tiene una empresa ambulante o si suele tener problemas con el internet en su tienda física, considere buscar un POS que esté equipado para funcionar tanto en línea como sin conexión.

10. Si mi empresa crece, ¿crecerá conmigo mi sistema de POS?

Considerando todo el esfuerzo que está realizando actualmente para encontrar el sistema de POS adecuado, sería útil que la opción que elija, sin importar cual sea, ofrezca la capacidad de actualizarse a medida que crece su empresa. Los sistemas que ofrecen servicios a la carta y aplicaciones que pueda agregar fácilmente a las estructuras de POS existentes seguramente le facilitarán un poco las cosas en el futuro.

Los mejores sistemas de POS hacen mucho más que cobrar dinero. (Aunque cobrar dinero es indispensable, en particular considerando que los pagos son cada vez más importantes para la experiencia del cliente). Si busca una mejor manera de gestionar y visualizar sus datos, monitorear los inventarios y mantener contentos a los clientes, realizar el esfuerzo para encontrar el sistema de POS adecuado para sus necesidades bien vale la pena.

PNC Merchant Services ofrece tres sistemas de POS que podrían ser perfectos para su pequeña empresa. Obtenga más información aquí sobre lo que tienen para ofrecer.