Los restaurantes se enorgullecen de ser una operación “personalizada” que hace hincapié en saludar a los comensales por su nombre, crear ofertas de menú y experiencias especiales, y promover un entorno acogedor que persuada a los clientes a volver.

Aun así, a medida que los operadores de restaurantes luchan con una serie de presiones, desde la escasez de mano de obra y los precios inflacionarios hasta las interrupciones de la cadena de suministro, cada vez con más frecuencia exploran el poder de la automatización para optimizar los procesos y mejorar las interacciones con los clientes. Las pequeñas empresas deben identificar maneras innovadoras para seguir siendo competitivas y aumentar la productividad tanto en los servicios detrás como en aquellos al público, y las soluciones de tecnología pueden ser la respuesta. De hecho, el informe “Estado del sector restaurantero de 2023” de la Asociación Nacional de Restaurantes identificó que el 40 % de los operadores de restaurantes tienen intención de invertir en equipo o tecnología.[1]

Sin embargo, es posible que la implementación resulte abrumadora incluso para los propietarios de pequeñas empresas que comprenden las posibles ventajas. Si ha pensado en actualizar su acervo de tecnología para adoptar su eficiencia, aquí presentamos seis pasos para optimizar el proceso.

1. Evalúe los procesos existentes y determine dónde la automatización rendiría el mayor valor.

Una razón por la cual la transformación digital parece algo tan abrumador se debe al simple número de lugares que usted podría automatizar, desde el software de administración de inventarios y las plataformas de pedidos en línea, hasta el análisis de datos y la eliminación de las tareas manuales.

La clave es evaluar las operaciones actuales y los puntos débiles para determinar cuáles son las áreas que más se beneficiarían. Por ejemplo, si usted tiene un menú muy variado en el cual los comensales solicitan sustituciones con frecuencia, personalizar los pedidos a través de un dispositivo móvil o quiosco virtual puede mejorar la satisfacción del cliente y reducir el estrés de los empleados.

Hay muchas maneras menos obvias en las que puede utilizar la automatización para minimizar los costos y aumentar la retención del personal, menciona Daymion Phelps, vicepresidenta de ventas de Linga, que ofrece a los restauranteros una manera para aprovechar la tecnología a fin de optimizar sus operaciones, aumentar los ingresos y mejorar las experiencias del cliente.

En un webcast reciente, explicó que los módulos de costos de alimentos y control de inventarios se habían implementado tradicionalmente con una frecuencia menor en comparación con las demás opciones de software, a pesar de su potencial. “Hoy en día están obteniendo el reconocimiento y el uso que se merecen, y se están aprovechando adecuadamente para monitorear y controlar los costos”, ella menciona, y añadió que está observando que se pone la misma atención al detalle en los sistemas de horarios y nóminas, lo que puede ayudar con la totalidad del flujo de trabajo de administración de empleados, desde la incorporación hasta la retención en general.

2. Realice investigaciones referentes a las soluciones de tecnología adecuadas.

Después de identificar sus prioridades, enfóquese en las soluciones relevantes, idealmente en un sistema integral diseñado específicamente teniendo en cuenta las necesidades de los restaurantes de empresas pequeñas, que además tenga la capacidad de ampliarse a medida que crecen sus necesidades y nivel de confort.

Por ejemplo, Linga, el primer sistema de punto de venta (POS, por sus siglas en inglés) independiente del procesador, basado en la nube que fue diseñado específicamente para el sector hotelero, evoluciona con frecuencia para añadir nuevas funcionalidades, como la realización de pedidos en línea, pagos, menús basados en códigos QR y quioscos virtuales, para seguir siendo uno de los sistemas operativos más sofisticados del mercado para restaurantes.

A medida que comience su búsqueda, compare los sistemas en línea y luego pregunte a colegas que sean propietarios de restaurantes pequeños que compartan las ventajas y desventajas que han identificado en su sistema. Céntrese en los elementos como la facilidad de uso en general, las experiencias digitales sin dificultades, el costo total de propiedad y la adaptabilidad.

3. Explorar alternativas de financiamiento.

El costo siempre es un factor crucial al momento de hacer una compra tan importante como la compra de tecnología. Un aspecto clave a considerar es asegurar que comprenda todos los detalles relativos al “costo total de propiedad”. En otras palabras, no debe simplemente considerar la inversión inicial, sino que debe incluir los cargos de mantenimiento recurrentes que se relacionan con la tecnología y puedan afectar su flujo de caja. Mientras usted aspira a aumentar la eficiencia y la rentabilidad con el tiempo, recuerde que obtener el retorno de inversión tal vez no se logre de inmediato.

Afortunadamente, hay soluciones financieras disponibles para aminorar cualquier crisis de dinero en efectivo. Por ejemplo, su banquero de pequeñas empresas de PNC puede ayudarle a evaluar la relevancia y analizar los efectos a corto y largo plazo de diversas fuentes de financiamiento. Las opciones populares incluyen tarjetas de crédito que ofrecen una serie de recompensas adicionales; líneas de crédito, las cuales ofrecen flexibilidad y decisiones expeditas en torno al crédito; y préstamos a plazos, incluidos los préstamos sin garantía, que pueden permitirle amortizar el gasto del costo inicial durante cierto periodo a fin de conservar el dinero en efectivo.

Su banquero puede explicarle estas opciones al enfocarse en su situación financiera y metas específicas para identificar el financiamiento preferente que le conviene.

4. Entreviste a los proveedores e identifique al que se alinea con sus objetivos empresariales.

Una vez que haya realizado su investigación en línea y tenga conocimiento sobre sus parámetros de financiamiento, es momento de hablar con sus principales opciones de proveedores. Algunos aspectos que considerar son los siguientes:

  • Su conocimiento del espacio restaurantero: Si bien algunos sistemas son independientes al sector, otros han sido diseñados específicamente para el espacio de hotelería. Por ejemplo, Linga incluso puede adaptarse a diferentes formatos de restaurantes, desde los restaurantes de servicio completo hasta los que se enfocan en especialidades, como la pizza o el té de burbujas.
  • Opciones de personalización: A medida que determine cuáles son las herramientas óptimas para su restaurante, busque un sistema que le permita añadir funcionalidades según sea necesario, además de capacidades de integración para aprovechar los sistemas existentes. “Para impulsar la optimización, [los restaurantes] buscan obtener más de sus soluciones actuales, ya sea mediante el uso de un mayor número de componentes del software que ya poseen o al añadir módulos a las plataformas existentes”, explicó Phelps.
  • Capacitación y prácticas de servicio al cliente sólidas: Debido a que un sistema solo es tan bueno como lo es su experiencia del usuario, debe buscar un proveedor que ofrezca capacitación adecuada para que su equipo pueda navegar las diversas funciones empleando una curva de aprendizaje mínima. Además, su socio debe ser receptivo y mostrar la debida disposición para guiarle cuando surjan inquietudes.

5. Dé a conocer los cambios a los clientes en caso de ser necesario.

A medida que automatice su restaurante, probablemente habrá procesos nuevos en los cuales los clientes se verán más involucrados, como escanear su propia tarjeta de fidelidad o personalizar su comida en un quiosco. Dese el tiempo para dar a conocer los beneficios que el sistema añadirá, desde una mayor practicidad al hacer pedidos y pagar las comidas hasta reducir los tiempos de espera y asegurar la precisión. Haga hincapié en el hecho de que la meta es mejorar el servicio y la calidad y asegúreles que su personal está preparado para responder preguntas y ayudar mientras se familiarizan con sus nuevos procedimientos.

6. Supervise y realice actualizaciones según sea necesario.

Automatizar sus operaciones será un proceso constante, y es por ello que es fundamental elegir un proveedor que se mantenga vigente con las tecnologías y tendencias emergentes y, por lo tanto, esté preparado para el progreso como usted lo está.

Muchos propietarios de restaurantes comienzan con un área clave y se amplían gradualmente para incluir otras funciones. Al aprovechar las herramientas de análisis de datos de sus sistemas, usted puede obtener perspectivas sobre las ventas, las preferencias del cliente y el rendimiento operativo, para luego utilizar dichos informes para tomar decisiones informadas e identificar las áreas de mejora.

Comunicarse con el personal para asegurar que los sistemas y procesos estén generando una mayor eficiencia es una parte importante de decidir cuándo y cómo ampliarse. Cuando identifique los puntos débiles, puede recurrir a su proveedor para que le brinde asesoramiento y mejores prácticas para superarlos y facultar a sus asociados.

En este punto, tal vez deba revisar sus finanzas para determinar si necesita otra inyección de capital para financiar sistemas adicionales. Idealmente, debe monitorear su retorno de inversión para que pueda predecir cómo la tecnología adicional impulsará aún más su rentabilidad.

¿Está listo para cosechar los beneficios de la automatización?

El negocio restaurantero nunca ha sido fácil, pero los propietarios de restaurantes pequeños disfrutan de ayudar a los comensales a celebrar una ocasión especial o degustar un platillo de autor con sus familiares y amigos. Al tomar medidas proactivas para automatizar sus operaciones, usted puede optimizar de forma eficaz sus tareas rutinarias que consumen mucho tiempo, lo que amplía su disponibilidad para ofrecer la interacción que hace que los comensales vuelvan.

Para obtener más información, consulte Soluciones para empresas minoristas y restaurantes de PNC.