Hacer malabares con cuchillos. Caminar en la cuerda floja. Domar leones. Esas son tareas fáciles si se las compara con dirigir exitosamente una consulta de atención médica.

La administración de una consulta médica no es solo una cuestión de tratar pacientes. La realidad es que debe enfrentarse a toda una serie de responsabilidades, tales como problemas de personal, exigencias de programación, reembolsos y el ritmo permanente de la competencia.

Si a ello le agregamos los cambios y actualizaciones constantes en la tecnología clínica, puede significar noches en vela preguntándose cómo podrá mantenerse a flote y sin siquiera pensar en prosperar.

Ese es un problema familiar para Nick Spanakis, jefe de la Banca empresarial de soluciones de atención médica de PNC. “A través de los años, hemos desarrollado una sólida confianza entre nuestros clientes de atención médica. Y esos clientes con frecuencia solicitan nuestra ayuda para resolver problemas empresariales. En PNC, hemos invertido en la experiencia más allá de dólares y centavos, proporcionando sabiduría y soluciones prácticas que producen verdaderas ventajas empresariales, tanto en la rentabilidad como en el entorno laboral”.

Spanakis se siente optimista respecto al futuro. ¿Por qué? Debido a que la ayuda ya está aquí en la forma de automatización del flujo de trabajo y de los procesos.

“En la actualidad existe una increíble gama de herramientas disponibles que ayudan a impulsar la productividad, mantener los cronogramas llenos y acelerar el flujo de caja. Algo aun más importante es que esas soluciones facilitan en gran medida la vida del proveedor, del gerente de la consulta y del personal de oficina”.

De manera que con una inversión de tiempo y capital, su consulta médica podría tener beneficios tanto a corto como a largo plazo. ¿Cómo mejora sus perspectivas la automatización y cómo puede hacer que resulte en beneficios económicos? Estas son algunas de ellas:

Programación de las citas del paciente

Cuando se trata de medir la salud de su consulta médica, no hay peor síntoma que una sala de espera vacía. Sin embargo, el personal debe emplear mucho tiempo en atender las solicitudes de citas o realizar las llamadas para recordar las próximas citas.

En su lugar, automatizar su programación de citas significa que su personal no tendrá que pasar incontables horas lidiando con el calendario y con mantener sus salas de examen llenas. En consecuencia, los pacientes pueden programar sus citas en línea. O, puede contactar automáticamente a aquellos pacientes que hace tiempo que no visitan su consulta.

Admisión

Formularios de seguro, historias clínicas del paciente.  Contactos de emergencia y farmacias preferidas. Todo ello toma mucho tiempo tanto al paciente como al personal, lo que afecta a la satisfacción general del paciente. La cantidad de tiempo que los pacientes pasan en las salas de espera ha aumentado considerablemente en años recientes, debido, en gran medida, a las mayores exigencias de admisión.

Un sistema digital de admisión le permite eliminar para siempre la tablilla con sujetapapeles, lo que permite a los pacientes proporcionar información crucial antes de llegar a su consulta. Lo que es aún mejor: elimina la necesidad de personal para ingresar manualmente la información del paciente en su sistema, lo que ahorra tiempo y reduce la posibilidad de error.

Registro de Datos

Papeleo, papeleo y más papeleo. Imprimir, traducir, transcribir, llenar y proteger la información confidencial es un dolor de cabeza permanente en cualquier consulta médica. De manera que ¿cuál es el antídoto?

Aunque las plataformas electrónicas de registros médicos han sido de un enorme beneficio desde su introducción, todavía exigen el ingreso manual de datos a través de múltiples sistemas. Esta ineficiencia conduce al agotamiento entre el personal, sin mencionar la creación potencial de costosos errores.

Sin embargo, la automatización del flujo de trabajo, junto con la sincronización e interconexión de datos entre sistemas, puede ayudar a eliminar la necesidad de volver a ingresar manualmente los datos. A su vez, ello crea una mayor eficiencia en su personal y reduce drásticamente la frustración y la posibilidad de errores.[1]

Contacto con el paciente

Si tuviera que analizar en qué emplea el personal de su consulta la mayoría del tiempo, nuestros expertos dirán que la interacción diaria con el paciente ocuparía un lugar destacado. Con todo, cuando de contactos telefónicos rutinarios se trata, los mensajes de texto automatizados y la transcripción del mensaje de voz son maneras ideales de optimizar su tráfico telefónico.

De hecho, la programación y confirmación de citas, las instrucciones previas a la visita, y las preguntas de admisión pueden realizarse con frecuencia a través de mensajes de texto automatizados. Y muchas llamadas al paciente pueden gestionarse con mayor eficiencia a través de la transcripción del mensaje de voz.

Comunicación con el personal

El éxito del tratamiento depende de la colaboración. Ello exige una comunicación eficaz y un tratamiento óptimo de la información, ya sea dentro de la misma consulta o entre diferentes sistemas de atención médica. La automatización del flujo de trabajo ayuda en la creación de una mejor comunicación y coordinación del equipo de atención, lo que reduce las fricciones cotidianas debido a la falta de comunicación o, lo que es peor, la pérdida de datos importantes del paciente.

Pagos del paciente

A usted le encanta tratar a los pacientes. Pero también necesita que le paguen. Con la automatización tiene la posibilidad de facturar y de cobrar rápidamente.

Según Spanakis, “si le pregunta a cualquiera de nuestros clientes de atención médica cuáles son sus principales problemas, por lo regular a la cabeza de la lista de problemas aparecerá la facturación y los cobros a tiempo”. “Errores de facturación, pagos atrasados del cliente, problemas de reembolsos con los seguros y la posibilidad de fraude son las áreas en las que la automatización del flujo de trabajo puede establecer una gran diferencia”.

¿Cómo se hace rentable? Al ofrecer diversas opciones de pago, como por ejemplo en línea o a través de un enlace de texto a un portal para que el paciente haga los pagos, puede acelerar los cobros. “De hecho, al establecer esos sistemas”, señala Spanakis, “no necesitará que un miembro de su personal contabilice muchos de los pagos. En su lugar, esos pagos simplemente se transmitirán a su oficina y se anotarán automáticamente en la facturación de su consulta. Incluso a las 3 a. m.. No puedo pensar en otra cosa que pueda ser más eficiente que recibir pagos cuando no hay nadie en la oficina”.

Al mismo tiempo, la automatización recuerda a aquellos que podrían haber olvidado remitir algún pago, lo que conduce a un proceso de cobros mucho más eficiente.

Ahora usted puede enfocarse en la atención al paciente

En una época en la que las consultas médicas se esfuerzan por reducir los tiempos de espera de los pacientes, mantener el flujo de caja al día y garantizar un flujo constante de pacientes, los beneficios de la automatización del flujo de trabajo comienzan realmente a tener sentido.

Pero existe otra razón para dar el salto: Mejorar la experiencia del paciente. Porque mientras menos tiempo necesite dedicar a la mecánica de mantener la consulta funcionando, más tiempo y energía podrá dedicar a crear la experiencia del paciente adecuada.

“Sin duda, la automatización es una inversión”, afirma Spanakis, “en tiempo, dinero y capacitación. A la vez, el retorno de la inversión en la consulta es lo que importa. Al ser una compañía que se especializa en operaciones financieras de atención médica, Soluciones de atención médica de PNC, es experta en ayudar a los clientes a determinar los movimientos financieros adecuados. Y para muchos de esos clientes, las recompensas de la automatización están definitivamente ahí”.

¿Está listo para crear una mejor experiencia para sus pacientes, personal y usted mismo? Entonces puede que sea el momento de sostener una conversación con los profesionales en Soluciones de atención médica de PNC. Y compruebe cómo la automatización del flujo de trabajo puede significar un estado de cuenta de ingresos más saludable para su consulta médica.