Abrir su propio consultorio médico privado le permite asumir el control de su futuro profesional y financiero.

No solo puede obtener más flexibilidad de la que le podrían ofrecer en un hospital o centro médico, sino que tiene la oportunidad de delinear la cultura del lugar de trabajo, y elegir a los colegas, compañeros de equipo y socios con los que le gustaría trabajar. Lo que es más importante, un consultorio médico próspero es un activo valioso cuyo valor puede aumentar en gran medida durante su vida y contribuir a una jubilación financieramente segura.

Cuando recién esté realizando el lanzamiento de un consultorio, la planificación patrimonial es probablemente lo último que tendrá en mente. Crear un plan tentativo ahora puede asegurar que su consultorio, y su legado personal financiero, sea cuidado en caso de que usted necesite apartarse de la empresa.

No obstante, al igual que cualquier empresa, abrir un consultorio privado significa asumir riesgo. Las decisiones que usted tome anticipadamente afectarán la viabilidad a corto y largo plazo de su consultorio, y la planificación cuidadosa es fundamental para tomar decisiones estratégicas que beneficien a su consultorio a largo plazo.

En las páginas siguientes, compartiremos las perspectivas en cuanto a cómo trabajar de manera estratégica mientras se prepara para abrir su consultorio privado. Usted aprenderá cómo crear un plan comercial integral que planifique su trayecto hacia el éxito financiero, las soluciones financieras que necesita para administrar gastos y flujo de caja y qué pasos dar para desarrollar sus operaciones y atraer a sus primeros pacientes.

Paso 1: Desarrolle su estrategia comercial

Al igual que cualquier otro negocio exitoso, realizar el lanzamiento de un consultorio médico comienza con la planificación cuidadosa. Usted comenzará su trayecto con el pie derecho al crear un plan comercial: un documento detallado, que suele tener entre 15 y 30 páginas, que resume la estrategia para el lanzamiento y funcionamiento de su consultorio y sirve como hoja de ruta para el futuro.

“Un plan comercial nos indica el quién, qué, dónde, por qué y cómo de su consultorio, que es la parte más importante de la historia”, explica Kevin Wills, contador público, vicepresidente sénior, gerente de Consultorios del Territorio de la Atención Médica en PNC. “También ayuda a que sus socios estratégicos proporcionen asesoramiento temprano y compartan perspectivas respecto de qué funcionó para otros consultorios médicos emergentes”.

Qué incluir en su plan comercial

Cada plan comercial, al igual que cada consultorio, es único. Sin embargo, su plan en general debe explicar cada uno de los siguientes elementos.

Resumen ejecutivo

Este resumen de dos o tres páginas ofrece generalidades de los puntos clave en su informe. Debe proporcionar contexto suficiente para que las partes externas, como instituciones financieras y posibles inversionistas, comprendan su estrategia comercial y necesidades financieras.

Si bien el resumen ejecutivo se incluye al comienzo del plan, debe ser generalmente lo último que usted escriba.

Estructura del negocio

Información legal clave del consultorio. Esto incluye la entidad comercial o la estructura comercial, por ejemplo, una compañía de responsabilidad limitada (LLC) o corporación profesional, junto con el nombre de los propietarios del consultorio.

Oportunidad de negocio

Describa la oportunidad del mercado detrás de la apertura de su consultorio: La necesidad no satisfecha de sus servicios, así como la manera en que su consultorio tendrá la experiencia y las habilidades necesarias para satisfacer dichas necesidades.

Tome nota de la competencia en mercado objetivo, sus fortalezas y debilidades en relación con los competidores y, lo que es más importante, qué hace que su consultorio sea diferente.

Mercado objetivo

Describa los pacientes a los que ofrecerá los servicios médicos, incluida la información demográfica relevante (por ejemplo, edad, ingresos familiares, preferencias del consumidor). Estos datos pueden informar su estructura de precios, así como la manera en que usted comercializa y promociona su consultorio.

Servicios ofrecidos

Resuma los servicios que ofrecerá su consultorio, incluida la estructura de cargos propuesta para cada servicio. Incluya servicios en el consultorio y telesalud, así como los servicios proporcionados por enfermeros profesionales u otros proveedores de atención médica dentro de su consultorio.

Operaciones

Describa en detalle la logística del funcionamiento de su consultorio, los recursos, las asociaciones y demás activos que necesitará para el funcionamiento de su consultorio. Esto puede incluir:

  • Licencias, certificaciones y seguros que necesitará para el funcionamiento del consultorio y para ejercer la medicina.
  • Equipos y suministros, así como una lista de proveedores y detalles de su cadena de suministro.
  • Hardware y software informáticos y demás requerimientos de TI, incluido el software de cumplimiento para los registros de salud electrónicos (EHR). 

Equipo

Los recursos humanos que necesitará para el funcionamiento del consultorio. Esto lo incluye a usted y a sus socios, enfermeros y enfermeros profesionales, gerentes de oficina, recepcionistas y personal adicional.

También debe incluir a su equipo de asesores externos, por ejemplo, su contador público especializado en atención médica, abogado y asesor de mercadeo, entre otros.

Plan de mercadeo y ventas

Su plan para atraer y retener nuevos pacientes. Describa los tipos de mercadeo en los que usted participará, el cronograma para el lanzamiento de la campaña de mercadeo y cómo medirá sus resultados.

Plan financiero 

Una visión detallada de los planes financieros pronosticados de su consultorio, que incluya su trayecto hacia la rentabilidad. Un plan financiero sólido ayuda a garantizarles a prestamistas e inversionistas que usted dirigirá un consultorio rentable, y le ayuda a determinar sus necesidades financieras.

Apéndices

Todos los documentos adicionales, como estados de flujo de caja y proyecciones detalladas o copias de documentos clave para respaldar cualquiera de las secciones anteriores.

Elabore un plan financiero sólido

Darse el tiempo para clasificar las bases financieras con anticipación puede ayudar a fijar precios competitivos para sus servicios y planificar su trayecto hacia la rentabilidad. Esto ayuda a garantizar a los prestamistas que usted tiene bases financieras sólidas que sustentan su plan y también ayuda a proteger a su inversión al prever los problemas de financiamiento y flujo de caja con anticipación.

Su plan financiero debe detallar sus costos iniciales y continuos, que incluyen costos de renovación y construcción, su renta o hipoteca, gastos de nómina y otros, así como su estructura de cargos previstos. También debe incluir proyecciones financieras que planifiquen su trayecto hacia la rentabilidad y describan el capital que usted necesitará para el lanzamiento y el funcionamiento de su consultorio.

Recurra a sus asesores para recibir ayuda

El dinero que usted gaste en experiencia bien vale la inversión, ya que puede evitar errores costosos más adelante. Trabaje con un contador público específico para el sector a fin de crear sus proyectos financieros o pídales que elaboren el plan financiero para asegurar proyecciones precisas e integrales.

“Si no tiene pronósticos sólidos, hay una buena posibilidad de que tenga noches sin dormir preguntándose cómo cubrirá la nómina la semana siguiente”, afirma. “Las empresas emergentes gastan mucho dinero al principio, y un contador público puede ayudarle a asegurar que el monto de capital que usted solicite al banco se ajuste a las necesidades identificadas en sus proyecciones financieras”.

Paso 2: Cumpla las necesidades financieras de su consultorio

Empezar su propio consultorio privado significa que deberá asumir varios cargos y, en ocasiones, eso significa que usted será el director financiero del consultorio.

Las finanzas sólidas ayudan a asegurar que usted tenga el dinero que necesita para desarrollar y realizar el lanzamiento de su consultorio, así como cubrir sus gastos permanentes en las semanas, meses y años posteriores a la apertura. Si bien no hay un enfoque que se ajuste a todos los casos en cuanto a la banca empresarial de atención médica, comprender sus opciones es el primer paso para encontrar las soluciones que satisfarán sus necesidades.

Comience con las bases: Cuentas bancarias para empresas

Una cuenta de cheques para empresas con frecuencia es una parte que no se tiene en cuenta en la estrategia financiera de un consultorio, pero es importante establecerla tan pronto como sea posible. “Usted estará pagando una gran cantidad gastos de su cuenta de cheques y quiere asegurarse de que sea fácil hacer el seguimiento de sus transacciones”, afirma Wills. “Además, usted necesita un número de ruta y de cuenta para que los proveedores de seguros envíen los pagos”.

Si bien no es esencial, usted puede optar por reunirse con un asesor financiero personal para reevaluar sus necesidades bancarias personales. Volverse un emprendedor puede afectar su plan financiero personal, por ejemplo, su plan para la jubilación, y es por ello que debe tomar esta oportunidad para asegurarse de que usted tenga las herramientas financieras que necesita para prepararse para el futuro.

Reevalúe su discapacidad, enfermedad grave y cobertura de seguro de vida para asegurarse de que todavía satisface sus necesidades, y colabore con un abogado para crear un plan para su patrimonio que tenga en cuenta a su consultorio.

Elija la ubicación correcta para el consultorio

La ubicación tiene un impacto profundo en su capacidad para llegar a su mercado objetivo, y una buena ubicación es una consideración clave para los prestamistas que revisan sus solicitudes de financiamiento. Realice búsquedas de mercado para garantizar que la ubicación tenga una necesidad no cubierta para sus servicios y consulte con su abogado para asegurar que la ubicación no infrinja un acuerdo de no competencia actual.

Busque una ubicación que tenga un amplio estacionamiento y fácil acceso al tránsito público para que los pacientes puedan viajar hasta el consultorio fácilmente y considere la proximidad a otros servicios clave, como farmacias, para garantizar una experiencia conveniente para los pacientes.

Considere los sectores demográficos del vecindario, en particular si usted planea ofrecer servicios sin cita previa. También debe analizar el futuro de la zona. Establecer su consultorio en un vecindario emergente puede permitirle reducir sus costos de bienes raíces sin sacrificar el éxito a largo plazo.

Asegure financiamiento para su consultorio

A menos que vaya a financiar el consultorio por su cuenta, lo más seguro es que necesitará financiamiento, como préstamos o líneas de crédito, para comenzar su consultorio médico.

"Mientras usted evalúa potenciales prestamistas, es importante colaborar con un banco que tenga experiencia en apoyar el lanzamiento de un consultorio que pueda ayudar a ejecutar el plan financiero de su contador público", afirma Wills. Un banco con experiencia en el sector de atención médica puede ayudarle a realizar el inventario del capital que usted plantea, como su inversión personal en el consultorio, y recomendar soluciones de préstamo para cubrir las discrepancias.

De forma decisiva, también pueden asegurar que usted tenga suficiente capital de trabajo, es decir, un “colchón” de dinero en efectivo, para cubrir gastos permanentes mientras lanza y hace crecer su consultorio.

Seleccione la solución de pagos adecuada

El aumento de planes de seguro de deducible alto colocó más responsabilidad en los pacientes para pagar su atención médica, y generó que las soluciones de pago convenientes sean más importantes que nunca. “Los consultorios con frecuencia tienen que enviar dos o más facturas para recibir el pago”, afirma Wills. “Pero la mayoría de las personas no están ignorando a propósito sus facturas, y están dispuestas a pagar a tiempo si usted hace que esto sea fácil para ellos”.

Elija una solución de pago que sea práctica para los pacientes y les ofrezca una gama de opciones de pago. "Si bien algunos pacientes todavía prefieren pagar en el lugar físico mediante cheque, dinero en efectivo, tarjeta de crédito o débito, otros pueden optar por pagarle en línea”, explica. Una solución de pago que permite a los pacientes pagar mediante su sitio web o a través de un portal seguro para pacientes, se ha convertido en algo que se debe tener en los consultorios de hoy en día.

Las personas que pertenecen a la generación Z y los millennials, particularmente, también son atraídos hacia las opciones de pago digital emergentes, que incluyen billeteras digitales y mensajes de texto para pagar. En consecuencia, los consultorios que atienden a los sectores demográficos más jóvenes pueden optar por servicios de comercios que incluyan estas opciones innovadoras para facilitar el pago puntual de los pacientes expertos en tecnología.

Tres estrategias para cobrar a tiempo:

  • Agregue un botón destacado con la opción “Pagar ahora” a su sitio web para que los pacientes puedan ver con facilidad dónde hacer un pago en línea.
  • Envíe recordatorios de pago automáticos por teléfono, correo electrónico o mensaje de texto con instrucciones sobre cómo hacer un pago.
  • Sea claro con respecto a los cargos, cuando sea posible, para que los pacientes puedan tener un presupuesto para cubrir el costo de su visita con anticipación.

Independientemente de la solución que usted seleccione y ajeno a los bancos con los que usted trabaje, mantenga la seguridad como una prioridad. Pregunte a los proveedores sobre medidas de seguridad y medidas contra fraude incluidas en sus servicios y cómo será protegida la información financiera o de pago de su consultorio y la de sus pacientes.

Paso 3: Posicione su consultorio para el crecimiento

Con su estrategia implementada y un plan financiero funcionando, usted está listo para ejecutar su plan comercial. Los movimientos que usted realice con anticipación pueden delinear la cultura de su consultorio, e influir en la experiencia de sus empleados así como sus pacientes.

Tomar las decisiones adecuadas crea una cultura sólida que mantiene a los empelados contentos, lo que le permite ahorrar tiempo y dinero asociado con la reinversión. También genera una experiencia positiva para los pacientes, por lo que usted puede cubrir las necesidades de los pacientes actuales y establecer una clientela leal.

Reúna su equipo

Los recepcionistas, gerentes de oficina, enfermeros y otros miembros del equipo que conforman su personal son fundamentales para lograr el éxito. “Puede invertir cientos de miles de dólares en su consultorio, pero si no tiene una fuerza de trabajo, no puede abrir las puertas”, afirma Wills. “Elabore un plan de personal y comience anticipadamente para maximizar las oportunidades de encontrar al talento que necesita y disminuir sus costos de contratación”.

Cómo encontrar talento calificado

Comience por contactar a sus colegas en sus redes personales y profesionales para comunicarles que está en la búsqueda de talento. Pregunte si están buscando nuevas oportunidades, así como referencias dentro de sus redes.

También es probable que deba buscar candidatos fuera de su red. A medida que realiza su búsqueda de talentos, podrá incrementar sus posibilidades de encontrar al candidato adecuado al ampliar la búsqueda e invitar que se postulen talentos de todas las esferas sociales.

Enfoque sus calificaciones en solo algunas que sean "imprescindibles" para que los candidatos comiencen el trabajo desde el primer día. A partir de allí, adopte el enfoque de “los valores primero” y haga preguntas que le ayudarán a determinar si los candidatos comparten su visión por el consultorio, valoran el compromiso con la atención al paciente y tienen la predisposición y la capacidad de aprender habilidades "ideales" para el trabajo.

Cómo atraer talento en un mercado laboral competitivo

Estas tres estrategias pueden ayudar a que su consultorio se destaque.

Ofrezca acuerdos de trabajo flexible, incluso la opción de trabajar a distancia, cuando sea posible.

Cree paquetes de beneficios competitivos al preguntar a los candidatos qué beneficios importan más y organice sus ofertas consecuentemente.

Resalte la cultura de consultorio en las publicaciones y entrevistas laborales para atraer talento que tenga una mentalidad similar.

Dónde buscar talento:
* Sitios de ofertas laborales en línea
* Incluyendo aquellos que prestan servicios a grupos con baja representación (p. ej. mujeres)
* Anuncios en redes sociales (p. ej. LinkedIn)
* Conferencias de la industria
* Grupos locales de establecimiento de redes empresariales
* Red personal
* Recomendaciones de colegas
* Recomendaciones de un equipo existente

Atraiga pacientes mediante un plan de mercadeo efectivo

Si bien es posible que herede algunos pacientes, o traer algunos pacientes con usted al consultorio privado, necesitará un plan de mercadeo para generar un canal de pacientes robusto. “Los médicos hoy en día se enfrentan a un entorno competitivo, independientemente de cuál sea su especialidad”, afirma Wills. “Se necesita el mercadeo y el desarrollo de la marca que lo destaque respecto de los tres consultorios que están en la misma calle y comunique por qué los pacientes deben acudir al suyo”.

Seleccione los canales de mercadeo adecuados

La mayoría de los planes de mercadeo incluyen una combinación de canales, que incluyen canales digitales y medios impresos. Sin embargo, esto no quiere decir que debe usar todos. En cambio, seleccione algunos canales que probablemente se ajusten más a su mercado objetivo. Por ejemplo, si su paciente ideal es activo en las redes sociales, invertir en publicaciones en estas redes tiene sentido para implementar su estrategia de mercadeo.

La mayoría de los consultorios en general optan por una combinación de mercadeo impreso, fuera de las redes y digital, como puede ser enviar correspondencia promocional para el lanzamiento del consultorio, invertir en anuncios de búsqueda y redes sociales, y mantenerse en contacto con los pacientes y posibles pacientes por correo electrónico.

Ejemplos de canales de marketing
Marketing digital:
- Sitio web
- Correo electrónico
- Redes sociales
- Anuncios en línea (p ej. anuncios de búsqueda)
Marketing fuera de línea:
- Folletos/panfletos
- Postales
- Cartas
- Anuncios en revistas/periódicos

Cómo medir sus resultados de mercadeo

La toma de decisiones estratégicas comienza con datos, y es importante medir los resultados de su plan de mercadeo. Hay varias maneras de medir el rendimiento de su estrategia de mercadeo.

No obstante, considere realizar el seguimiento de las siguientes métricas para cada campaña como punto de partida:

  Costo de adquirir un paciente (CAP, por sus siglas en inglés) Valor de por vida de un paciente (LVP, por sus siglas en inglés)
Qué es: Cuánto gasta para atraer a nuevos clientes. Menos generalmente es mejor. Las ganancias promedio que usted generará de cada paciente. Más generalmente es mejor. 
Cómo se calcula:  CAP = Costo de campaña de mercadeo / número de pacientes nuevos  LVP = (ganancias promedio por visita) x (número promedio de visitas)

La medición de CAP y LVP para su campaña de mercadeo total puede proporcionar perspectivas de alto nivel para el éxito de su campaña. Sin embargo, también debe considerar realizar el seguimiento de CAP y LVP para los canales de mercadeo individuales. Esto le permite aprender qué canales son los más rentables para atraer a pacientes, así como qué canales atraen a los pacientes de mayor valor, para que usted pueda identificar qué canales tienen el mayor retorno de inversión (ROI, por sus siglas en inglés), y cuáles son los canales con un rendimiento por debajo del nivel aceptable.

Establezca su presencia en línea

Independientemente de cuales sean los canales que elija para enfatizar su plan de mercadeo, es importante tener los conceptos básicos cubiertos y crear una presencia en línea para su marca.

Elabore un sitio web de la práctica que incluya detalles clave, como su ubicación, los servicios que usted proporciona y los tipos de seguro que acepta, así los posibles clientes pueden encontrarlo en línea. Si planifica aceptar pagos mediante su sitio web, asegúrese de trabajar con un proveedor de pagos que acepte el comercio electrónico y facilite a los visitantes para saber dónde pagar.

Si planifica usarlos, elabore perfiles de redes sociales con una marca que sea coherente con su sitio web. Por último, complete su perfil en Google My Business[1], y regístrese con directorios o plataformas en línea que vincule pacientes con doctores.

Mejore la experiencia del paciente con tecnología

Finalmente, ningún equipo puede proporcionar la experiencia “siempre disponible” personalizada que esperan los pacientes de hoy en día, por eso es importante invertir en tecnología que mejore la experiencia del paciente.

Como punto de partida, los consultorios deben ofrecer la programación de citas en línea para que los pacientes puedan hacer su reserva en cualquier momento y lugar. Además, considere digitalizar los formularios de admisión de pacientes para una recopilación de datos simplificada, desplegar chatbots para gestionar consultas de servicio al cliente y elegir una plataforma de reservas con recordatorios de citas automáticos para evitar citas perdidas.

Busque oportunidades para automatizar procesos de administración, como facturación y cobros. Invertir en la tecnología adecuada puede ayudar a que su trabajo en equipo tenga el mayor potencial, ya que descartan procesos manuales y se centran en el trabajo más importante. Y a medida que crezca su consultorio, la automatización le permite expandir sus capacidades mientras mantiene a su equipo pequeño.

Encuentre socios que ayuden a hacer crecer su consultorio

Los emprendedores inteligentes se apoyan en una comunidad de socios para encontrar la experiencia que necesitan para avanzar, y desarrollar su red hará que su consultorio crezca. Los socios de confianza aportan nuevas perspectivas para perfeccionar y refinar su estrategia de negocios y lo pueden vincular con los recursos que usted necesita para alcanzar sus metas.

Estamos aquí para ayudar a que su consultorio progrese

Con más de 25 años de experiencia en el apoyo de profesionales médicos y otros proveedores de la atención médica, el equipo de PNC de más de 100 profesionales de banca empresarial para la atención médica tiene la experiencia para apoyarlo en su lanzamiento y crecimiento.

Podemos ayudarte a:

  • Realice transacciones bancarias en línea con cuentas que se ajusten a sus necesidades bancarias personales y empresariales.
  • Acepte pagos de pacientes de manera rápida y cómoda, lo que incluye el sitio web de su consultorio.
  • Encuentre el financiamiento que usted necesita para lanzar y expandir su consultorio médico privado.
  • Gestione su flujo de caja para maximizar el rendimiento financiero de su consultorio y facilitar el pronóstico.
  • Atraiga al talento más alto al mejorar sus paquetes de beneficio al incluir beneficios de bienestar financiero, sin costo adicional.

Visítenos en línea - Soluciones para profesionales de la atención médica para aprender cómo podemos apoyar a su consultorio desde el lanzamiento hasta la expansión y más allá.