¿Necesita escribir un cheque pero no está seguro de cómo hacerlo? No estás solo. En el mundo digital actual, los cheques físicos son cada vez menos comunes, pero siguen siendo una forma de pago ampliamente aceptada. Aunque usted realice la mayoría de sus operaciones bancarias de forma electrónica, existen situaciones que requieren que use su chequera.
Cuando llega el momento de escribir un cheque, resulta importante comprender cómo hacerlo correctamente. De lo contrario, podría tener problemas tales como errores bancarios, pagos atrasados o incluso un posible fraude.
Cada cheque que escriba es un documento oficial que comunica información muy importante a los bancos. Este le dice al banco cuánto debe pagar, a quién le debe pagar, y cuándo se autorizó la transacción. Aunque los detalles son muy importantes, no necesita sentirse abrumado. Seguir un proceso sencillo paso a paso puede ayudarle a no pasar nada por alto. En esta guía le ofrecemos un ejemplo de cheque y le explicamos cada paso, para que cuente con todos los conocimientos necesarios para completar un cheque correctamente y con confianza.
Guía paso a paso para escribir un cheque
Aunque sea la primera vez que escribe cheques o si solo necesita refrescar su memoria, este proceso de seis pasos explica exactamente como escribir un cheque para que todo vaya sin complicaciones.
Paso 1: Escribir la fecha del cheque
Cuando se escribe un cheque, el primer paso es escribir la fecha en el pequeño espacio de la esquina superior derecha.
Existen varias maneras de escribir la fecha en un cheque y ello es un asunto de preferencia personal. Escribir la fecha en formatos DD/MM/YYYY (07/06/2023) o de día, mes, año (7 de junio de 2023) es algo común. Por ejemplo, un cheque escrito el 7 de junio de 2023, será fechado 07/06/2023 o 07/06/2023. Algunas personas prefieren escribir el mes en letras para hacerlo más claro. En tal caso, la fecha será "7 de junio de 2023".
Paso 1: Escriba la fecha del cheque
Utilizar la fecha actual le ayudará a usted y al destinatario del cheque a mantener un registro exacto de cuándo fue autorizada la transacción. En determinadas circunstancias, una persona puede escribir una fecha futura con la esperanza de que el banco no hará efectivo el cheque hasta esa fecha. Sin embargo, esa práctica conocida como escribir una fecha posterior en el cheque, no resulta confiable. En muchos casos, el banco procesará el cheque aunque esté fechado en una fecha posterior, por lo que resulta muy importante asegurarse de que su cuenta de cheques tenga fondos suficientes disponibles antes de entregar un cheque para su pago.
Paso 2: Agregue el nombre del beneficiario
El próximo paso es darle a conocer al banco a quién debe pagar. Haga esto al escribir el nombre de la persona u organización autorizada a cobrar el cheque en la línea que dice Pagar a la orden de (Pay to the order of). Esta información necesita ser exacta ya que especifica a la persona que legalmente puede cobrar el cheque. Para evitar cualquier confusión o problema, asegúrese de que escribe correctamente el nombre del beneficiario.
Este paso es fundamental por varias razones. No solamente ayuda a garantizar que el cheque va al lugar correcto, sino también proporciona una capa de protección para su dinero. Si un cheque se pierde o lo roban, cualquier otra persona que no sea el beneficiario nombrado seguramente tendrá problemas para cobrarlo.
Cuando escriba un cheque a dos personas, la manera en que usted coloca los nombres tendrá un impacto significativo en cómo será cobrado el cheque. Por ejemplo, si usted escribe John o Jane Smith en la línea del beneficiario, significa que tanto John como Jane pueden individualmente endosar y cobrar el cheque. En cambio, si usted escribe John y Jane Smith, ambas partes deben endosar el cheque para que se pueda cobrar. Este cambio sutil puede establecer una gran diferencia en la forma en que se procesa su pago, de manera que asegúrese de que utiliza la redacción adecuada de acuerdo con sus intenciones.
Paso 2: Agregue el nombre del beneficiario
También es posible escribir la palabra cobrar en la línea del beneficiario en lugar de escribir el nombre de alguien. Sin embargo, esto generalmente no es recomendable. Cuando un cheque es pagadero a cobrar, cualquier persona que lo obtenga puede usarlo para retirar fondos de su cuenta.
Paso 3: Escriba el monto a pagar en números
A mano derecha del cheque hay una casilla para agregar el valor del cheque en montos de dólares y centavos utilizando números. Es un paso sencillo, pero es fundamental prestar atención a los detalles.
Cuando escriba el monto, comience a escribir en el extremo izquierdo de la casilla tanto como sea posible, ya que esto puede evitar que alguien pueda agregar algún número. Por ejemplo, cuando se emite un cheque por $50.00, el 5 debe escribirse justo arriba contra el borde izquierdo de la casilla de dólar. De lo contrario, alguien podría convertir fácilmente un cheque de $50.00 en uno por otro monto, como $850.00.
Paso 3: Escriba el monto a pagar en números
Cuando escriba en la casilla, no necesita agregar el signo de dólar. También asegúrese de que incluye dos espacios para decimales. Por ejemplo, en lugar de escribir 50, escriba 50.00. Esto puede evitar que los estafadores alteren el monto del cheque.
Por último, revise de nuevo para asegurarse de que escribió el número correcto, ya que errores en esta área pueden conducir a problemas en el pago.
Paso 4: Escriba el monto a pagar en palabras
En la línea debajo de Pagar a la orden de, hay un espacio para escribir el monto de pago en letras. Esto actúa como una forma de comprobar errores. Si el número en la casilla del monto no está claro, el banco usará lo que escribió para verificar el monto del pago.
Cuando escriba esta información, comience en el extremo izquierdo de la línea. Escriba el monto, y a continuación trace una línea después de las palabras para llenar el espacio restante. Esto ayudará a evitar que alguien agregue palabras adicionales.
Use una letra clara y legible para evitar confusiones al escribir el monto del cheque. Después del monto en dólares, agregue la palabra dólares para ayudar a aclarar el monto. Si el monto incluye centavos, escríbalos en forma de fracciones, utilizando la palabra y para señalar el punto decimal.
Por ejemplo, cuando se emite un cheque por $50.25, escriba cincuenta dólares y 25/100. Si el cheque fuera por $50.00, usted podría escribir cincuenta dólares o cincuenta dólares y ningún/100.
Paso 4: Escriba el monto a pagar en palabras
Para números mayores escriba cada palabra. Por ejemplo, un cheque por la cantidad de $1,243.20 se escribiría: mil doscientos cuarenta y tres dólares y 20/100.
Paso 5: Agregue una nota
A la izquierda inferior del cheque, hay una línea que se denomina Notas (Memo). Este es un paso opcional, pero hacerlo es un buen hábito. La línea de nota puede ayudarle a recordar el propósito del cheque. Por ejemplo, cuando se paga una factura de servicios públicos, usted podría escribir factura de servicio eléctrico junio de 2023 en la sección de notas. Algunas compañías pueden pedirle que agregue el número de cuenta en la sección de notas como ayuda para dar seguimiento a los pagos.
El seguimiento de los gastos a través de la línea de notas facilita la revisión de los cheques con fines presupuestarios o de auditoría. Completar este paso también proporciona un nivel extra de detalle que podría ser necesario si hay una disputa sobre el pago en el futuro. En el caso de los cheques relacionados con gastos de la empresa, añadir notas detalladas puede proporcionar un registro beneficioso durante la temporada de impuestos.
Paso 5: Agregue una nota
Tenga cuidado de no proporcionar demasiada información. Por ejemplo, puede evitar añadir el número de cuenta del beneficiario completo en el espacio para notas e incluir en su lugar sólo los últimos cuatro a seis números. Esto ayuda a proteger información importante si el cheque cae en las manos equivocadas.
Paso 6: Firme el cheque
El paso final de escribir un cheque es firmarlo en la línea de firma en la parte inferior derecha. El cheque no es válido y no puede cobrarse hasta que esté firmado, por lo que este es un paso fundamental.
Para evitar fraude potencial y complicaciones bancarias, firme su nombre siempre de la misma manera. El banco suele comparar la firma del cheque con la que figura en archivo cuando usted abrió la cuenta, por lo que la coherencia es fundamental. Si el banco rechaza la firma porque no es igual a la que está en archivo, puede que necesite confirmar la autenticidad del cheque. Esto puede demorar el proceso de pago y conducir a un trabajo adicional de su parte. Para evitar estas molestias, asegúrese de que firma cuidadosamente y de manera legible.
Paso 6: Firme en la línea de firma
Recuerde que su firma es una característica de seguridad vital. Nunca firme cheques en blanco previamente, y siempre complete el resto de los detalles del cheque antes de firmarlo. Esto puede evitar que alguien escriba el cheque y lo cobre sin su conocimiento.
Por último, recuerde que al firmar el cheque está autorizando el pago y aceptando la responsabilidad del monto indicado, así que asegúrese de que todos los detalles del cheque son correctos antes de añadir su firma.
Qué debe hacer si comete un error al escribir un cheque
Los errores suceden. Si ingresa la cantidad incorrecta, escribe mal el nombre del beneficiario o escribe mal la fecha accidentalmente, anular el cheque puede ayudar a evitar confusiones. Comience escribiendo la palabra ANULADO (VOID) a lo largo del frente del cheque. Utilice un bolígrafo (no utilice un lápiz, ya que se puede borrar) y escriba de forma clara con letras grandes. Esto evita que los destinatarios depositen o cobren el cheque.
Para mantener un registro exacto, registre el cheque anulado en el registro de su chequera o software de monitoreo de finanzas, y asegúrese de anotar que el cheque fue anulado. Por último, guarde el cheque anulado en un lugar seguro en caso de que lo necesite como referencia futura.
Después de anular el cheque, puede girar uno nuevo con la información correcta. Si ya entregó el cheque con la información incorrecta a un beneficiario o lo envío por correo postal, póngase en contacto con el beneficiario a la brevedad para solucionar el error y planificar el reemplazo.
Monitorear sus pagos con cheque
Una vez que haya escrito el cheque, todavía hay otra tarea a completar que se trata de conciliar su chequera. Aunque muchas personas recurren a la banca en línea para monitorear los saldos, sigue siendo una buena idea que realice la conciliación de su chequera. Es posible que algunas transacciones, como los cheques pendientes, no aparezcan de inmediato en su historial en línea, por lo que realizar la conciliación contra su estado de cuenta bancario mensual puede ayudar a evitar sobregiros o pagos omitidos. Para monitorear los pagos que realice con cheque, siga estos pasos.
- Registre cada transacción: Realice el registro de cada cheque, depósito o retiro en el registro de su chequera o en su aplicación financiera.
- Revise los estados de cuenta mensuales: Cuando reciba su estado de cuenta bancario, ya sea por correo postal o en línea, compárelo con el registro de la chequera. Marque cada transacción que aparezca tanto en el estado de cuenta como en el registro.
- Tenga en cuenta los cheques pendientes y los cargos: Es posible que algunos cheques todavía no hayan sido cobrados, y los cargos, como los cargos del cajero automático o los cargos por servicio, tal vez no aparezcan en su chequera. Asegúrese de tener en cuenta cualquier pago pendiente o cargo adicional.
- Realice la conciliación del saldo: Reste cualquier cheque pendiente o cargo de su registro. Una vez que haya hecho el ajuste, el saldo de su chequera y el de su estado de cuenta bancario deben coincidir. De no ser así, revise sus cálculos con cuidado y verifique que todas las transacciones se hayan registrado correctamente.
Realizar la conciliación de su chequera con regularidad ayuda a garantizar que tenga una comprensión clara de los fondos disponibles. También puede ponerlo al tanto de posibles problemas, como errores o actividades fraudulentas, que tal vez no aparezcan en el historial de su banca en línea en tiempo real.
Escriba sus cheques con confianza
La próxima vez que tome la chequera, recuerde la importancia de seguir los pasos descritos anteriormente. Los detalles importan, pero con un poco de práctica, se sentirá como un profesional de la escritura de cheques en poco tiempo.
¿Todavía no tiene una cuenta de cheques? No hay problema. PNC Bank ofrece varias cuentas de cheques para cubrir una variedad de necesidades. Si está listo para obtener más información, podemos ayudarle a explorar sus opciones hoy mismo.
