Cómo crear una hoja de cálculo para presupuestos

• Una hoja de cálculo para presupuestos simplifica el monitoreo de ingresos y gastos y alinea los gastos diarios con las metas financieras generales.
• Los pasos principales incluyen elegir una herramienta fácil de usar como Excel^® o Google Sheets^®, organizar categorías de presupuesto detalladas y elegir un periodo de monitoreo (mensual, trimestral, anual).
• La administración eficaz de presupuestos implica la introducción de datos financieros reales, el uso de fórmulas para hacer cálculos automáticos y la comparación de los gastos planificados con los gastos reales.
• Las actualizaciones de la hoja de cálculo para presupuesto son cruciales para adaptarse a los cambios financieros y mantenerse al día con las metas.

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Un presupuesto es una herramienta poderosa que le ayuda a tomar decisiones informadas sobre los gastos y ahorros. Brinda la libertad de gastar con confianza al saber que sus acciones coinciden con las metas financieras generales.

Monitorear los ingresos y gastos de forma manual puede parecer engorroso, pero una hoja de cálculo de presupuesto bien diseñada permite que sea fácil.

Saber cómo hacer una hoja de cálculo para presupuesto que esté personalizada según sus necesidades le permite monitorear sus finanzas de forma efectiva sin la necesidad de software costoso ni conocimiento especializado en finanzas.

En la siguiente guía, explicaremos el proceso, desde cómo seleccionar la plataforma adecuada hasta clasificar los gastos en categorías y monitorear su avance. Es una solución sencilla que puede implementar de inmediato.

¿Qué es una hoja de cálculo para presupuesto y cómo se utiliza?

Una hoja de cálculo para presupuesto es una herramienta simple para organizar y monitorear los ingresos y gastos. Presenta una perspectiva clara de los ingresos y egresos durante un periodo determinado, que por lo general es semanal o mensual. Asignar categorías a cada ingreso y gasto permite que sea fácil identificar tendencias y descubrir las posibles oportunidades de ahorro. Realizar la planificación previa semanal o mensual de los gastos también ayuda a asegurar que quede la cantidad suficiente para destinarla a ahorros para metas financieras a corto y largo plazo.

Actualizar y revisar una hoja de cálculo para presupuesto con regularidad la convierte en una herramienta de administración financiera activa. Le ayuda a identificar patrones, como los aumentos estacionales de las facturas de servicios públicos, y ajusta los gastos y las metas de ahorro de forma proactiva para reflejar los cambios de los ingresos, gastos o prioridades financieras.

Cómo elegir la herramienta adecuada para su hoja de cálculo para presupuesto

Existe una amplia gama de herramientas y software para crear y administrar un presupuesto, pero, ¿cómo puede elaborar una hoja de cálculo para presupuesto que funcione correctamente a largo plazo? Para elegir una plataforma que se ajuste a sus necesidades, considere los siguientes factores:

• Facilidad de uso: La mejor herramienta de elaboración de presupuestos es la que se usa constantemente. Busque una opción que sea fácil de organizar y explorar. Esto le ayudará a asegurar que se sienta cómodo al realizar actualizaciones regulares.
• Accesibilidad: Considere si se puede acceder a la herramienta desde diferentes dispositivos, como su teléfono, tableta o computadora.
• Costo: Las opciones gratuitas a menudo funcionan igual de bien que las herramientas pagadas, lo que permite que el monitoreo de presupuestos sea sencillo sin incurrir en gastos adicionales.
• Características avanzadas: Considere si la herramienta ofrece características avanzadas, como categorías personalizables, cálculos automáticos y tablas y gráficos para mejorar la experiencia de elaboración de presupuestos.

Herramientas de hoja de cálculo populares: Microsoft Excel y Google Sheets

Microsoft Excel^® y Google Sheets^® son dos de los programas de hoja de cálculo más populares. Ambos son fáciles de usar y ofrecen una variedad de funciones de elaboración de presupuestos.

Microsoft Office Excel

Excel, la herramienta de hoja de cálculo incluida en Microsoft Office Suite^®, es ideal para quienes prefieren un enfoque detallado de elaboración de presupuestos y desean opciones personalizables. Incluye una variedad de plantillas de elaboración de presupuestos, lo que permite una organización rápida y sencilla sin la necesidad de crear filas, columnas y fórmulas manualmente. Encontrará opciones disponibles de todo tipo, desde un presupuesto doméstico estándar hasta presupuestos elaborados específicamente para planificar eventos o monitorear los gastos navideños.

Google Sheets

Google Sheets es una opción fácil de usar que es gratuita si se tiene una cuenta de Google. Incluye varias plantillas de presupuesto preelaboradas, que incluyen presupuestos mensuales y anuales. Las hojas de cálculo se guardan Google Drive^®, una plataforma basada en la nube que le permite acceder al presupuesto dondequiera que esté. Esto garantiza que el presupuesto esté a su disposición en su computadora, tableta o teléfono inteligente.

Las ventajas de usar una plantilla preelaborada

Tanto Microsoft Excel como Google Sheets ofrecen la capacidad de generar una hoja de cálculo para presupuesto desde cero. Sin embargo, seleccionar una plantilla de presupuesto preelaborada ofrece una estructura preparada, lo que ahorra tiempo y le permite centrarse en ingresar la información financiera de inmediato.

Las plantillas se diseñan teniendo en cuenta la experiencia del usuario, pues ofrecen categorías claras y útiles fórmulas. Si bien proporcionan una base lista para usarse, a menudo son completamente editables, por lo que permiten realizar pequeños cambios para alinear la hoja de cálculo para presupuesto de una mejor manera con sus metas financieras personales.

Cómo organizar las categorías y periodo de su presupuesto

Organizar las transacciones financieras en categorías relevantes le ayuda a identificar fácilmente los hábitos de gasto y hacer ajustes para ayudar a mantener un flujo de caja positivo. El número de categorías utilizadas depende de su situación, así como de sus metas y preferencias personales. Comience con dos categorías primarias: ingresos y gastos. Después, desglose dichas categorías en subcategorías relevantes.

Categorías de ingresos

Al monitorear sus ingresos, puede incluir categorías como las siguientes:

• Salario
• Bonificación
• Ingresos por alquiler
• Ingresos por inversiones
• Ingresos como trabajador autónomo

Categorías de gastos

Hay varias opciones para monitorear las categorías del presupuesto. Dependiendo de sus metas y preferencias personales, puede elegir categorías generales o realizar el monitoreo con un mayor nivel de detalle.

General o detallado

Las categorías de gastos generales pueden incluir partidas como las siguientes:

• Hipoteca/alquiler
• Servicios públicos
• Abarrotes
• Salidas a cenar
• Pagos con tarjeta de crédito
• Gastos de mascotas

Si prefiere más detalles, considere monitorear las facturas individuales al crear otro nivel de subcategorías. Por ejemplo, la categoría de servicios públicos puede incluir:

• Factura de la luz
• Factura del agua
• Factura de calefacción

Si bien inicialmente lleva más tiempo organizar las categorías detalladas, la información adicional puede ayudarle a identificar las áreas en las que podría reducir costos.

Fijo o variable

También puede clasificar los gastos en categorías dependiendo de si son gastos fijos o variables. Por ejemplo, los gastos fijos incluyen el alquiler o la hipoteca, las primas de seguro, los pagos del automóvil y demás gastos que siguen siendo bastante constantes de un mes a otro.

Los gastos variables incluyen partidas que cambian de un mes a otro, como salir a comer, pasatiempos y compras. Debido a que por lo general es más fácil reducir los gastos variables en caso de ser necesario, agregar esta categoría puede ayudar con las evaluaciones financieras.

Ahorros e inversiones

Por último, considere agregar una categoría de presupuesto para ahorros e inversiones. Esto puede incluir:

• Contribuciones a cuentas de ahorros
• Ahorros de fondo para emergencias
• Contribuciones para la cuenta de jubilación
• Contribuciones a otras inversiones

La elaboración de presupuestos para ahorros e inversiones ayuda a priorizar dichas metas, pues asegura que tenga dinero reservado para las contribuciones planificadas en lugar de hacer uso de los fondos sobrantes.

Cómo determinar su periodo de presupuesto

Una vez que haya determinado las categorías principales, elija la frecuencia con la que va a monitorear, revisar y actualizar el presupuesto. Muchas personas realizan el monitoreo mensual o semanal. Sin embargo, dependiendo de sus necesidades, puede realizar el monitoreo con una frecuencia mayor o menor. El monitoreo trimestral, anual o multianual puede ayudar con sus metas generales, mientras que el monitoreo semanal o diario puede ayudarle a mantener el enfoque en las metas específicas a corto plazo.

Por ejemplo, quizás le resulte útil combinar varios periodos, usando un presupuesto anual para obtener claridad con respecto a las tendencias y los hábitos a largo plazo, mientras el monitoreo más frecuente le permite realizar ajustes en tiempo real.

Cómo elaborar su presupuesto: Introducir los ingresos y gastos

Ahora que la hoja de cálculo está lista, es hora de ingresar su información financiera. Aunque ingresar datos y calcular números quizás no parezca emocionante, tenga en cuenta que la hoja de cálculo realizará todos los cálculos casi al instante, lo que convierte una tarea potencialmente tediosa en una experiencia rápida y satisfactoria. Estos son los pasos para empezar.

1. Ingrese sus datos

Debido a que quizás no recuerde todos los ingresos y gastos si no los tiene preparados, comience sacando algunos de sus estados de cuenta bancarios y estados de cuenta de tarjetas de crédito más recientes. Ingrese cada depósito y cada gasto como una partida separada y elija las categorías correctas.

2. Utilice fórmulas

Una vez que haya ingresado todos los datos, utilice fórmulas para realizar los cálculos clave rápidamente, como sacar el total de los gastos, calcular la diferencia entre sus ingresos y gastos o sacar el promedio de gastos para identificar patrones mensuales.

Si ha utilizado una hoja de cálculo para presupuesto, las fórmulas probablemente ya estén incluidas y se ejecutarán automáticamente. Muchas herramientas de hoja de cálculo también incluyen fórmulas preelaboradas, las cuales puede agregar para realizar un análisis adicional.

3. Compare los ingresos y gastos planificados con los reales

Considere organizar columnas separadas para sus ingresos y gastos proyectados y reales, además de una columna para la diferencia entre dichas cifras. Esta organización ofrece perspectivas claras con respecto a qué tanto se acerca al cumplimiento de sus objetivos financieros y las áreas que requieren atención. Si esto no forma parte de la plantilla preelaborada, agregue fórmulas para completar los cálculos automáticamente.

Monitoreo y actualización regular de su presupuesto  

Muchas situaciones pueden afectar su presupuesto, desde un aumento de sueldo hasta un cambio en los gastos o un cambio en las metas financieras. Es importante revisar y actualizar la hoja de cálculo con regularidad para asegurar que siga siendo una herramienta financiera efectiva. Durante el proceso de revisión, realice los cambios necesarios para que continúe reflejando con precisión su situación financiera.

Revisar su hoja de cálculo para presupuesto con regularidad también ayuda a destacar los patrones de gasto, identificar oportunidades para ahorrar y asegurar que sus finanzas sigan alineadas con sus metas a corto y largo plazo.

En general, una actualización mensual es suficiente. Sin embargo, si está trabajando activamente para reducir deudas o cumplir una meta de ahorro a corto plazo, las actualizaciones semanales pueden ser más beneficiosas.

Empodere sus finanzas personales con una hoja de cálculo para presupuesto personalizada

Crear una hoja de cálculo para presupuesto es un paso importante para asumir el control de sus finanzas. La clave es empezar poco a poco, mantener la constancia y hacer ajustes sobre la marcha.

Una vez que se sienta cómodo con el proceso de revisar y actualizar la hoja de cálculo con regularidad, esta se convierte en una herramienta poderosa que guía sus decisiones de gasto y ahorro, lo que le ayude a lograr sus metas financieras generales.

Para obtener más información y consejos de administración financiera, lea las Perspectivas de finanzas personales de PNC Bank o visite la Hoja de trabajo de presupuesto. Aquí, encontrará diferentes temas diseñados para ayudarle a adquirir conocimientos financieros y empoderar su futuro financiero.