Si estás ordenando tu vida financiera para comenzar el año, otro factor que debes considerar es: ¿cuánto tiempo debe conservar los documentos financieros?

“En realidad, muchas personas conservan los documentos durante mucho más tiempo de lo que deben”, expresa el estratega patrimonial sénior de PNC, Jim Benedict, que tiene su oficina en Charlotte, Carolina del Norte. “Es bueno tener cuidado con sus documentos, pero eso no significa que deba conservarlos todos para siempre”.

Para estar seguro, guardar sus documentos puede ahorrarle muchas molestias si un prestamista, minorista o gobierno disputa su información financiera. Benedict señala que los documentos pueden confirmar donaciones benéficas si es auditado por el IRS o ayudarle a confirmar que ha pagado una deuda. Y algunos documentos, como los documentos de planificación patrimonial, deben conservarse para siempre.

“No todos los documentos financieros son creados iguales, así que debe tener cuidado con lo que tiene y lo que descarta”, expresa.

No es divertido tratar de conseguir documentos cuando ha perdido los originales. Haga el esfuerzo de mantenerlos protegidos y seguros desde el principio para que no tenga que preocuparse en el caso de que ocurra algo terrible, como un incendio o una inundación.

Debe hablar con su experto financiero si tiene preguntas o inquietudes específicas, pero aquí le proporcionamos una pauta rápida respecto a si debe guardar o triturar sus documentos:

Ahorrar

  • Documentos de planificación patrimonial: un testamento, un poder notarial, una directiva de atención médica y cualquier documento relacionado con sus bienes debe protegerse, ya sea en una caja de seguridad o una caja fuerte ignífuga.
  • Certificados de acciones: Benedict expresa que nunca debería conservarlos por su cuenta. En cambio, pida a su corredor que los conserve. Sin embargo, si tiene certificados en papel, deben guardarse en un lugar seguro. “Puede llevar mucho tiempo reemplazar los certificados de acciones extraviados”, afirma Benedict. Sucede lo mismo con cualquier tipo de bono.
  • Avisos de amortización del préstamo: consérvelos para siempre, ya que un día puede necesitar pruebas de que efectivamente pagó un préstamo, incluidos los préstamos estudiantiles y los préstamos para automóviles.
  • Certificados de nacimiento y defunción, licencias de matrimonio, tarjetas del seguro social, documentos de baja militar, pólizas de seguro de vida permanentes: consérvelos para siempre en un lugar seguro.
  • Declaraciones de impuestos: como regla general, todas las declaraciones de impuestos y cualquier documento que respalde sus presentaciones deben conservarse durante siete años. En caso de ser auditado, el IRS le pedirá registros bancarios, cheques cancelados y recibos que respalden su declaración. Benedict señala que el IRS espera reclamaciones de donaciones benéficas respaldadas con el recibo de la organización benéfica que mencione el nombre de la organización benéfica, la fecha de la donación y el monto. “Un cheque cancelado no será suficiente”, expresa.
  • Registros de propiedades: los documentos de préstamos hipotecarios y de préstamos con garantía hipotecaria deben conservarse, al menos, hasta que se paguen, pero es una práctica recomendable conservar el registro como un seguro de que pagó los préstamos. Conserve los registros de levantamiento de gravámenes.
  • Recibos de mejoras del hogar: cuando venda su vivienda, puede limitar su impuesto sobre las ganancias de capital añadiendo las mejoras que ha realizado en el hogar, a lo largo de los años, al monto que pagó por la vivienda. Las mejoras incluyen ampliaciones, tejado nuevo y paisajismo. Pero debe tener pruebas.

Triturar

  • Comprobantes impresos de recibos de pago de salario : tritúrelos al final del año. Solo asegúrese primero de que los comprobantes coincidan con el formulario W-2 anual de su empleador.
  • Recibos y estados de cuenta de tarjeta de crédito: tritúrelos una vez que haya comprobado que su estado de cuenta mensual coincide con los recibos.
  • Facturas: puede triturar sus facturas tan pronto como se haga efectivo su pago.
  • Documentos legales, como poderes notariales, pasaportes y testamentos anteriores: tritúrelos una vez que los nuevos se hayan firmado y guardado correctamente. No querrá que los documentos anteriores caigan en manos equivocadas, y quede expuesto al robo de identidad.

“Es prudente saber lo que debe conservar y lo que debe triturar”, expresa Benedict. “Dado que tenemos problemas con el hecho de que nuestras identidades sean robadas, no querrá hacer más fácil el hecho de que los estafadores o delincuentes cibernéticos le causen problemas”.