Cómo obtener un poder notarial

¿Alguna vez se ha preguntado qué sucede si de repente no puede tomar decisiones por cuenta propia? Si tiene una enfermedad grave, está incapacitado o por otro motivo no puede hacerse cargo de sus asuntos financieros, médicos o legales, contar con poderes notariales puede ayudar a las personas designadas a realizar acciones importantes en su nombre.

Sin un poder notarial, sus seres queridos pueden enfrentar dificultades legales significativas y retrasos al intentar gestionar sus asuntos personales y financieros. Establecer un poder notarial antes de que sea necesario puede ayudar a garantizar el control fluido y constante de sus asuntos.

Esta guía completa explica las funciones y responsabilidades de un poder notarial, los diferentes tipos de poderes notariales a considerar y cómo obtener un poder notarial. También ofreceremos asesoramiento práctico para presentar y guardar de forma segura los documentos del poder notarial, y discutiremos si puede obtener un poder notarial sin consentimiento.

¿Qué es un poder notarial?

Un poder notarial es un documento legal que otorga a una persona designada la autoridad para actuar en nombre de otra persona para gestionar sus asuntos financieros, médicos o legales.^[1]

Un poder notarial involucra dos partes importantes:

1. Mandante: La persona que crea el poder notarial y otorga autoridad al representante.
2. Representante (o apoderado): La persona designada para actuar en nombre del mandante para tomar decisiones y hacerse cargo de las encomiendas especificadas en el poder notarial.

Dependiendo del tipo de poder notarial, el representante puede tener diferentes niveles de autoridad, desde hacerse cargo de transacciones específicas a gestionar todos los aspectos relacionados con los asuntos del mandante.

Funciones y responsabilidades de un poder notarial

La persona designada en calidad de representante o apoderado tiene la responsabilidad de actuar según lo que más convenga al mandante. Se espera que tome decisiones y realice acciones de la misma manera que lo haría el mandante si este pudiese hacerlo. Los representantes siempre deben actuar dentro de los límites de la autoridad que les otorga el documento.

Las decisiones y acciones que un representante puede tomar varían en función del tipo de poder notarial y de las instrucciones específicas que este contenga. Algunos ejemplos comunes incluyen:

• Realizar el pago de facturas mensuales y administrar el presupuesto familiar.
• Tomar decisiones en cuanto a intervenciones o tratamientos médicos en caso de incapacidad.
• Vender una propiedad para cubrir los gastos de atención médica.
• Firmar documentos para refinanciar una hipoteca.

A fin de garantizar la transparencia y la responsabilidad, los representantes deben mantener registros exactos de todas las transacciones realizadas y las decisiones tomadas en nombre del mandante.

¿Por qué es importante tener un poder notarial?

Establecer un poder notarial es un paso importante del proceso de planificación patrimonial. Brinda varios beneficios importantes para las personas y sus seres queridos. 

Capacidades de toma de decisiones inmediatas

Un poder notarial le permite especificar quién tomará decisiones en su nombre y cómo se deben tomar dichas decisiones. En una emergencia, tener un poder notarial permite que su representante actúe con rapidez. En algunos casos, esto podría asegurar que los tratamientos médicos se administren oportunamente o ayudar a evitar pérdidas financieras u otras complicaciones.

Menor estrés mental y emocional

Sin un poder notarial, sus familiares podrían enfrentar una tensión significativa e incertidumbre al intentar hacerse cargo de su atención médica o finanzas. Designar a un representante de confianza y dejar en claro sus deseos le quita a sus seres queridos la carga de tomar decisiones difíciles sin orientación. Esto puede ayudar a mantener la armonía familiar y reducir la posibilidad de conflictos en momentos difíciles.

Evitar custodias asignadas por el tribunal

Si queda incapacitado y no tiene un poder notarial, es posible que sea necesario que el tribunal asigne a un custodio o tutor que gestione sus asuntos. Este proceso puede llevar mucho tiempo y ser costoso. Es posible que el tribunal también asigne a una persona o entidad que no comprenda por completo sus preferencias o no las respete. Un poder notarial obliga a la persona de confianza que esté a cargo de sus asuntos a que tome las decisiones según sus deseos.

Cinco tipos de poderes notariales

El alcance de un poder notarial puede ser amplio o limitado, dependiendo de sus necesidades. Hay varios tipos diferentes de poderes notariales, cada uno de los cuales satisface situaciones y requisitos específicos.^[2]

1. Poder notarial duradero

Un poder notarial duradero otorga al representante la capacidad de gestionar una amplia variedad de asuntos financieros y médicos. Dicho documento entra en vigencia de forma inmediata después de su firma y no tiene vencimiento. A diferencia de algunos otros tipos de poderes notariales, un poder notarial duradero sigue vigente incluso si el mandante queda incapacitado.   

2. Poder notarial no duradero

Un poder notarial no duradero tiene vigencia por un tiempo limitado, según se especifica en el documento. Por ejemplo, el poder notarial puede vencer en seis meses a partir de la fecha de formalización o después de completar una transacción específica.

3. Poder notarial condicional

Un poder notarial condicional entra en vigencia solo hasta que se produce un evento específico, el cual se define en el documento. Los eventos causantes comunes incluyen el hecho de que el mandante quede físicamente discapacitado, sea declarado incapacitado por un médico o cumpla cierta edad.

4. Poder notarial médico

Un poder notarial médico, que también se conoce como poder notarial de atención médica, permite que el representante tome decisiones de atención médica en nombre del mandante si este no puede hacerlo. También explica cuáles son los deseos del mandante y puede contener instrucciones específicas con respecto a tratamientos médicos, proveedores de atención médica, atención terminal, donación de órganos y autorización para la realización de una autopsia.

5. Poder notarial financiero

Un poder notarial financiero otorga al representante la autoridad para gestionar los asuntos financieros del mandante. Esto puede incluir el manejo de las cuentas bancarias, inversiones y transacciones inmobiliarias. El documento permite que el representante realice el pago de facturas, administre inversiones, realice declaraciones de impuestos y supervise las demás responsabilidades financieras según se resume en el poder notarial.

Cómo proporcionar un poder notarial  

El trámite para establecer un poder notarial puede variar en función del tipo de poder notarial y de las regulaciones específicas del estado. Sin embargo, los pasos por lo general son los mismos.  

Paso 1: Determine el alcance de su poder notarial.

Primero, deberá determinar el tipo de poder notarial adecuado según sus necesidades. Considere cuáles aspectos de su vida desea que sean manejados por un representante y las circunstancias según las cuales desea otorgar dicha autoridad.

• Poder notarial general: Abarca una amplia gama de decisiones y acciones legales.
• Poder general limitado: Limita la autoridad a tipos de asuntos específicos (p. ej., poder notarial financiero o legal).

Paso 2: Elija la duración de su poder notarial

Después, determine cuándo entrará en vigencia su poder notarial y cuánto tiempo será válido. Las opciones incluyen:

• Duradero: No tiene vencimiento.*
• No duradero: Tiene vigencia por un tiempo limitado.
• Condicional: Tienen vigencia únicamente cuando se produce un evento. 

*Nota: Un poder notarial solo se puede utilizar para clientes que viven. Ya no se puede aplicar si el mandante fallece.

Paso 3: Tome una decisión sobre la autoridad que otorgará

Durante el proceso de redacción del documento, puede especificar las facultades exactas que va a otorgar al representante. Si bien algunos poderes notariales otorgan la autoridad amplia para administrar todos los asuntos, otros detallan acciones específicas que los representantes pueden o no pueden realizar. Por ejemplo, un poder notarial puede excluir específicamente ciertas acciones, tales como:

• Realizar donaciones o transferencias: Prohíbe que el representante done o transfiera sus activos a terceros.
• Realizar el cambio de beneficiarios: Impide que el representante modifique los beneficiarios de las pólizas de seguro o cuentas de jubilación.
• Tomar decisiones financieras importantes: Limita la capacidad del representante para tomar decisiones financieras importantes sin su autorización previa.
• Tomar decisiones médicas específicas: Especifica los tratamientos o procedimientos particulares que el representante no puede autorizar.

Un poder notarial de alcance amplio brinda flexibilidad, pues permite que el representante se haga cargo de una amplia variedad de encomiendas sin la necesidad de documentos adicionales. Esto puede resultar particularmente útil en situaciones de emergencia que requieren decisiones inmediatas. Sin embargo, incorporar restricciones puede evitar malentendidos o el posible mal uso de las facultades. Un abogado de planificación patrimonial puede ayudarle a diseñar un documento que satisfaga sus necesidades específicas.

Paso 4: Complete la documentación del poder notarial

Puede redactar sus poderes notariales con la ayuda de un abogado de planificación patrimonial o mediante un servicio jurídico en línea. Si tiene planes de presentar los documentos por cuenta propia, asegúrese de que todos los formularios sean llenados de forma completa y precisa, y no olvide verificar los requisitos específicos por estado. Por ejemplo, algunos estados requieren la certificación notarial de la firma o la comparecencia de varios testigos para que el documento sea legalmente vinculante.

Paso 5: Haga copias, guarde y entregue los formularios del poder notarial

Después de haber completado y firmado los formularios del poder notarial, haga varias copias. Guarde el documento original en un lugar seguro, como una caja fuerte ignífuga o una caja de seguridad. Entregue copias a su representante, sus representantes alternativos y cualquier institución relevante, como su banco o proveedor de atención médica. Esto ayudará a garantizar que sea posible actuar según su poder notarial en caso de ser necesario.

Mejores prácticas para la presentación de poderes notariales

Cuando surge una situación que requiere el uso de un poder notarial, seguir las mejores prácticas puede ayudar a evitar retrasos en la realización de cualquier acción requerida. En calidad de mandante, usted puede evitar complicaciones al asegurar que su poder notarial esté actualizado, que sea legalmente vinculante en su estado y que sea de fácil acceso para las personas que lo necesiten.

El proceso para presentar un poder notarial varía dependiendo de las instituciones involucradas y de las acciones que esté intentando realizar. En la mayoría de los casos, estos son los pasos que debe seguir:

1. Reúna los documentos necesarios: Obtenga el poder notarial original y varias copias certificadas. 
2. Comuníquese con la institución: Llame o visite a la institución (p. ej., banco, proveedor de atención médica) en la que el mandante tiene sus cuentas o de la cual necesita servicios. Explique que usted es el representante en virtud del poder notarial y pregunte sobre los requisitos de presentación específicos. Pida la lista de verificación de los documentos y formularios requeridos.
3. Presente la documentación: Complete con cuidado todos los formularios requeridos y envíelos junto con la documentación necesaria. Si realiza el envío por correo postal o en línea, utilice métodos seguros para garantizar que los documentos se reciban de forma segura. Si presenta los documentos en persona, solicite un recibo o confirmación de presentación.
4. Mantenga registros detallados: Documente todas las comunicaciones con la institución, incluidas las fechas, los nombres de los representantes con quienes habló y cualquier instrucción que haya dado. Guarde copias de todos los documentos y formularios presentados y del comprobante de presentación en una ubicación segura.
5. Seguimiento: Consulte con la institución con regularidad para confirmar que el poder notarial sea procesado de forma oportuna. Esto ayudará a garantizar que se le otorgue el acceso necesario para gestionar eficazmente los asuntos del mandante.

Tenga en cuenta que el procesamiento de los documentos del poder notarial puede llevar tiempo. Debe ser paciente, pero al mismo tiempo insistente, al realizar el seguimiento con la institución. Asegure que la institución tenga su información de contacto actualizada en caso de que la institución necesite ponerse en contacto con usted para obtener información adicional o realizar la verificación. Si enfrenta resistencia o retrasos de parte de una institución, considere buscar asesoramiento legal. Un abogado puede ayudar a clarificar cuáles son sus derechos y asegurar el cumplimiento de las normas legales.

¿Puede obtener un poder notarial sin consentimiento?

Para establecer un poder notarial, el mandante debe dar su consentimiento explícito, otorgando la autoridad al representante de forma voluntaria y consciente. Al momento en que se formalice el documento, el mandante debe:

• Aceptar voluntariamente el poder notarial sin coerción ni influencia indebida.
• Comprender el alcance de las facultades que se otorgan al representante.
• Firmar el poder notarial voluntariamente, por lo general ante un notario o testigos, dependiendo de los requisitos del estado.

Si el mandante está incapacitado o no puede otorgar su consentimiento, no es posible establecer un poder notarial. Sin embargo, las alternativas como la custodia o tutela pueden permitir que un tercero gestione sus asuntos.

La custodia es un arreglo ordenado por el tribunal mediante el cual un juez asigna un custodio para que gestione los asuntos financieros o personales de una persona incapacitada. El custodio tiene la autoridad legal para tomar decisiones en nombre de la persona, de manera similar a un poder notarial. Sin embargo, el proceso implica un procedimiento judicial formal y el custodio está sujeto a la supervisión constante del tribunal.

La tutela es similar a la custodia, pero normalmente se refiere a la administración de decisiones personales y de atención médica en lugar de asuntos financieros. Un tutor es designado por el tribunal para que se ocupe del bienestar de la persona incapacitada, incluida su atención médica y condiciones de vida. Al igual que la custodia, la tutela requiere aprobación y supervisión de parte del tribunal.

Usar su poder notarial con confianza

Un poder notarial ayuda a asegurar que una persona de confianza pueda hacerse cargo de sus asuntos cuando usted no pueda hacerlo. Al definir el alcance y la duración de su poder notarial, puede controlar la autoridad que se otorga en el documento, lo que brinda flexibilidad al mismo tiempo que protege sus intereses.  

Al realizar los pasos necesarios para establecer un poder notarial y asegurar que sea legalmente vinculante, puede prevenir complicaciones legales y estrés en momentos críticos. También es importante que guarde sus poderes notariales en un lugar seguro y que entregue copias de estos a cada uno de sus representantes.

Sin importar si usted es el mandante o el representante, los Servicios de documentos y firmas de PNC Bank permiten que la presentación de un poder notarial sea lo más fluida posible. Contáctenos hoy mismo para obtener información sobre cómo nuestro equipo puede ayudarle con sus necesidades de poderes notariales.