¿Hacer más con menos? Este es un tema común en los distritos escolares. A medida que los presupuestos se siguen reduciendo, los distritos deben tener en cuenta la gestión de los costos relacionados con las operaciones.

Cuando se trata de controlar los gastos del distrito, la manera en que los pagos se distribuyen puede tener un impacto significativo en el costo y la eficiencia.

¿Acaso no sería útil tener un proceso optimizado para centralizar el origen de los pagos (verificar las transferencias por tarjeta, ACH y transferencias de dinero) que pueda ayudar a reducir el tiempo, los riesgos y los gastos de mantener varios procesos de pago y sistemas internos? A menudo, los distritos tienen éxito al convertir los pagos basados en papel a pagos electrónicos. Los pagos electrónicos no solo implican un menor costo de procesamiento, sino que es más fácil rastrearlos y son más predecibles.

Además, cambiar a los métodos electrónicos de pago puede facilitar la reducción de los procesos manuales y el riesgo de exposición de las cuentas. Cuando realizas una transacción por ACH o utilizas un programa de tarjetas de cuentas por pagar, no expones el número de tu cuenta bancaria como sería el caso en una transacción con cheque. Este enfoque puede ayudar a reducir el mantenimiento de varios sistemas de pago y a determinar cuándo se deben liberar los pagos. Esto puede generar un mejor control de los flujos de caja salientes al mismo tiempo que confirma que los pagos a los proveedores se realicen a tiempo.

Puedes generar una eficiencia adicional al enviar un solo de archivo de pago a tu banco para su procesamiento. El banco después distribuye cada pago apropiadamente al utilizar las fechas de liquidación anotadas en el archivo. Usted puede:

  • Programar pagos para que se liberen automáticamente para cumplir con las fechas de pago.
  • Eliminar la necesidad de mantener varios procesos de pago o un centro interno de impresión de cheques.
  • Elegir entre varias plantillas de cheques para las cuentas por pagar, nómina, dividendos y otros tipos de pagos.
  • Personalizar tus cheques para que incluya tu logotipo en el cheque y en los documentos de remisión.
  • Automatizar los pagos con tarjeta e incluir notificaciones para tus proveedores en las cuales se detalle la información del pago.
  • Revisar los reportes en línea.