A medida que los factores macroeconómicos continúan ejerciendo presiones externas, muchas empresas enfrentan obstáculos internos adicionales que surgen de las operaciones de tesorería ineficientes. Los desafíos implicados en la gestión de los procesos manuales ha dado lugar a que muchas compañías consideren la automatización digital como un camino a seguir para mejorar la eficiencia, gestionar los costos, crear visibilidad y mejorar las relaciones con los proveedores.

Estos tipos de transformaciones digitales pueden incluir la subcontratación de la captura de datos, la reconciliación sistemática de las ordenes de compra con las facturas y la automatización de aprobaciones, la actualización de la transferencia de archivos a interfaces de programas de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés), la digitalización de la incorporación de proveedores y el uso de un sistema para varios métodos de pago. Aunque las formas pueden ser distintas, lo que tienen en común es su capacidad de reemplazar los procesos que implican mucho trabajo y tiempo y son propensos a errores por soluciones optimizadas y automatizadas.

Factores que promueven la tendencia hacia la automatización

Dmitriy Lerman, gerente del grupo de gestión de productos de Administración de Tesorería de PNC, menciona que existen varios factores que con frecuencia se unen para motivar a las empresas a tomar medidas para la digitalización. “La eficiencia operativa evidentemente es una preocupación para muchas compañías, en particular para las que tienen equipos de tesorería pequeños”, dijo Lerman. “Siempre que pueda aprovechar la tecnología para librar a los empleados de las tareas laboriosas y repetitivas, podrá dar un mejor uso a ese capital humano y reasignar a los empleados a tareas que generen más valor”.

El factor humano genera otra motivación: el control del riesgo. “Los procesos de digitalización permiten que las empresas ejerzan cierto control adicional de varias maneras, lo que incluye la prevención de errores o la ejecución irregular, el manejo de las relaciones con los proveedores, la verificación del gasto en desembolsos, así como la auditoría de pagos y la actividad de la cuenta”, dijo Lerman.

Un tercer factor importante es el logro de una mejor eficiencia de pagos, y Lerman menciona la gestión de las preferencias de pago de los proveedores como un área en la que la digitalización puede ofrecer beneficios importantes. “Las empresas pueden tener miles de proveedores, y querrán tener la posibilidad de pagarles de forma eficiente y segura”, dijo Lerman. “Contar con una plataforma digital para permitir la rápida incorporación de los proveedores y que estos puedan proporcionar su información para el envío de sus pagos permite que las compañías digitalicen los pagos. Emitir un pago ACH, en lugar de realizar un proceso manual que al final implicará un pago con cheque, puede ayudar a ahorrar tiempo y costos, así como ofrecer un nivel de seguridad adicional. Es igualmente beneficioso para los proveedores, pues ellos pueden indicar cómo prefieren obtener su pago, recibir un giro electrónico y acelerar los pagos a través de ACH. Una plataforma de pagos de dos vías aumenta la seguridad en ambos lados al bloquear los datos de pago confidenciales y eliminar los cheques, lo que en ocasiones puede estar sujeto a un mayor fraude”.

Consideraciones clave para navegar el trayecto de la transformación digital

Según David Enick, gerente del Grupo de Soluciones de Tesorería de PNC, los directores financieros y los directivos de tesorería que quieren soluciones de automatización para optimizar las operaciones y facilitar el crecimiento deben considerar enfocarse en tres áreas clave:

  • Conozca su situación actual: Es fundamental conocer cuáles son los procesos manuales actuales que se pueden automatizar mediante la subcontratación o el aprovechamiento de la tecnología entre las funciones de pedido a pago, adquisición a pago y tesorería. Analice cuáles son las que más tiempo consumen, cuáles son los principales gastos de personal, cuáles son las actividades manuales que son más propensas a presentar errores, omisiones o riesgo al fraude, y si existen soluciones basadas en tecnología que puedan automatizar u optimizar los procesos internos actuales.
  • Evalúe las soluciones y diseñe una situación futura: Al conocer su situación actual, las empresas pueden centrarse en qué área tienen la mayor oportunidad. Además de la automatización, las empresas deben considerar las oportunidades para subcontratar o consolidar funciones. Desarrollar casos de negocio es un paso fundamental para comprender el impacto final de la automatización o la subcontratación de diferentes funciones. Es importante hacerlo a nivel de proyecto o función, ya que tal vez no sea posible automatizar cada oportunidad al mismo tiempo.
  • Enfóquese en impulsar el desempeño empresarial: A medida que las empresas identifican las áreas que deben automatizar, mantener el enfoque en impulsar el desempeño empresarial puede ayudar a priorizar las áreas en función de los retornos más altos. Puede haber victorias rápidas que tengan un costo bajo, pero también puede haber victorias a largo plazo que tengan un mayor costo. Al entender de verdad los casos de negocio o los posibles ahorros y la adaptabilidad de cada posible proyecto o área de enfoque, las empresas pueden delinear una hoja de ruta debidamente informada para impulsar el desempeño.

Un caso de estudio en la digitalización: Ross Industries, Inc.

Un ejemplo de una empresa que ha cosechado los beneficios de emprender el trayecto de la transformación digital es Ross Industries, Inc., un fabricante de maquinaria de procesamiento y empaque de productos cárnicos y avícolas ubicado en Midland, Virginia. Cuando la contralora adjunta Peggy Franklin se unió a la compañía, su pequeño equipo de tesorería tenía dificultades para seguir el ritmo al procesamiento de facturas. “Nuestro administrador de cuentas por pagar procesaba aproximadamente 300 facturas por semana y tenía que reconciliar manualmente las listas de empaque con las facturas y las órdenes de compra, lo que era muy tedioso y llevaba mucho tiempo. Ella nos contó que tocaba cada factura unas 11 veces durante el proceso de pago y reconciliación”, dijo Franklin. El manejo de las órdenes que no eran órdenes de compra era igual de engorroso, ya que requería su envío por correo electrónico al encargado de aprobación o su rastreo físico para aprobar las facturas.

A medida que las ventas crecieron y se acumularon a la carga de trabajo, Ross Industries se dio cuenta que era necesario encontrar una manera para procesar las facturas de una forma más rápida y eficiente. Franklin y su equipo recurrieron a su gerente de relaciones de PNC, quien trabajaba con ellos estrechamente para plantear estrategias relativas a áreas de enfoque y al final les ayudaron a implementar la solución de automatización de facturas. Según Franklin, el efecto fue una transformación importante. “Aproximadamente el 95 % de nuestras facturas se envían directamente a la automatización de facturas, lo que reconcilia aproximadamente el 90 % de nuestras órdenes relacionadas con órdenes de compra sin que sea necesaria en absoluto la intervención humana. Nuestros encargados de aprobaciones de verdad valoran la practicidad de poder aprobar las facturas en el sistema, y esto nos permite resolver cualquier variación de precio o cantidad directamente con nuestros departamentos de compras y recepción”.

Franklin también mencionó que Ross Industries además ha adoptado la solución de facturar para pagar de PNC para emitir cheques, lo que les ha permitido reducir el número de cheques que distribuyen por aproximadamente un 80 %, y que su siguiente área planificada de enfoque en la automatización implicará la conversión de los proveedores al método de pago con tarjeta.

Listos para ayudar

PNC puede asociarse con usted para proporcionar soluciones innovadoras para optimizar los procesos de su empresa. Para más información, póngase en contacto con su gerente de relaciones de PNC o haga clic aquí para obtener más información.