Administración de empresas sin fines de lucro: Planificación estratégica para situaciones adversas

En los últimos años, las organizaciones sin fines de lucro se han enfrentado a un número de retos sin precedentes, como una pandemia mundial, la volatilidad económica, la inflación y la gran renuncia. Estas situaciones adversas han afectado a las operaciones de las organizaciones sin fines de lucro en todos los niveles, a la vez que han exacerbado las necesidades de la comunidad. Afortunadamente, hemos visto que muchas organizaciones sin fines de lucro se han adaptado rápidamente y han priorizado la resistencia y la estabilidad como objetivos clave de su plan estratégico. En este documento, el equipo de Estrategia y Soluciones para Organizaciones sin Fines de Lucro de PNC Institutional Asset Management^® comparte ideas para ayudar a tu organización a encontrar la estabilidad, e incluso a crecer, en estos tiempos turbulentos.

Planificación estratégica para la estabilidad y el impacto

Considera la posibilidad de debatir los siguientes temas en tu próxima reunión de juntas o de planificación estratégica.

Evaluar y priorizar

Si bien la necesidad de tus servicios por parte de la comunidad ha crecido, tu capacidad para satisfacer esas necesidades sigue estando limitada a tus recursos accesibles. Sé realista sobre tu capacidad y prioriza las actividades que estén dentro del alcance de tu misión.

MISIÓN: Revisar tu misión y reafirmar el compromiso de tus juntas y tu personal. Cuando se está rodeado de tantas necesidades, es fácil que las organizaciones sin fines de lucro sufran el desbordamiento de la misión, pero es probable que no puedas hacerlo todo... al menos no bien. Tómate un tiempo para volver a lo básico y asegurarte de que la declaración de tu misión rectora refleje con exactitud tu trabajo. Cuando evalúes tus programas, operaciones y finanzas, remítete a tu misión para ayudarte a establecer prioridades y, si es necesario, reducir gastos y actividades.

PROGRAMAS: Evaluar cada uno de tus programas preguntando:

¿Cómo contribuye cada actividad al éxito de su misión?
¿Hay actividades que deban acelerarse o eliminarse?
¿Tenemos los recursos que requerimos para hacerlo con impacto y excelencia?
¿Está cada actividad/área totalmente financiada y dotada de personal? Si no es así, ¿cómo podemos llegar hasta allí? ¿Debe posponerse (o incluso cancelarse) hasta que tenga todos los recursos necesarios?
¿Tenemos la habilidad/experiencia necesaria para hacerlo bien?

Si alguno de tus programas no cumple con estos criterios, considera la posibilidad de asociarte con otra organización que pueda ayudar a cubrir las carencias.

OPERACIONES: Evaluar cada una de tus áreas operativas considerando dónde deben realizarse las inversiones.

Contratación y retención de personal: aunque la contratación y la retención del personal han sido un reto en todos los sectores, las organizaciones sin fines de lucro tienen dificultades en mayor medida que sus homólogas con fines de lucro. Muchas organizaciones sin fines de lucro han perdido personal a favor del sector con fines de lucro, que a menudo puede ofrecer salarios más altos y beneficios más sólidos. El personal de las organizaciones sin fines de lucro también se enfrenta a problemas, como la falta de acceso a una guardería, el agotamiento y la falta de flexibilidad entre las razones para dejar su trabajo en organizaciones sin fines de lucro.¹ Considera:
- ¿Tienes el personal adecuado? ¿Tu personal está agotado porque tiene una carga de trabajo poco realista?
- ¿Tiene tu equipo las habilidades, la educación y la experiencia necesarias para hacer bien su trabajo? Si no es así, ¿cómo puedes abordar esta cuestión?
- ¿Pueden los empleados crecer en sus funciones, y existen vías internas claras para desarrollar sus habilidades y alcanzar nuevos puestos?
- ¿Tus salarios y paquetes de beneficios son competitivos?
- ¿La cultura de tu lugar de trabajo favorece la diversidad, la equidad y la inclusión? ¿Tienes políticas que apoyen estas prácticas?
- ¿Tus empleados utilizan su tiempo libre pagado (PTO, por sus siglas en inglés)? ¿Tus líderes dan el ejemplo utilizando su PTO y dejando espacio para que su personal haga lo mismo?
Planificación de la sucesión : la rotación de las juntas y los empleados es inevitable en el mejor de los casos. Un plan de sucesión bien pensado ayudará a aliviar las consecuencias de la pérdida de un empleado clave o de un miembro de la Junta. Tenga en cuenta:
- ¿Estás capacitando a tus empleados? Por ejemplo, si el gerente de tu oficina renunciara, ¿sabría el resto del personal cómo acceder a los archivos clave y continuar con su trabajo hasta que se cubriera el puesto?
- ¿Tienes a alguien en tu plantilla que se esté preparando para asumir un papel de liderazgo si tu director ejecutivo renunciara? Si no es así, ¿quién ocuparía el puesto en el ínterin?
- ¿Existe un plan de transición en caso de que se produzca una vacante inesperada en el liderazgo? ¿Cómo comunicarías esta transición a tu personal y a los donantes para mantener su confianza en tu organización?
Operaciones de la junta: las operaciones fundamentales de tus juntas son críticas. Tenga en cuenta:
- ¿Tu junta directiva está comprometida? ¿Comprenden tu modelo de negocio? ¿Revisan y comprenden regularmente tus finanzas? ¿Les ofreces oportunidades regulares de aprendizaje y desarrollo?
- ¿Están actualizados tus estatutos? ¿Abordan el modo en que la junta y el personal superior pueden tomar decisiones en situaciones adversas, como tener que cancelar una gala, solicitar un préstamo, recurrir al fondo de reserva o contratar a un miembro temporal del personal si alguien renuncia?
- Considera que, en caso de emergencia, es posible que no puedas reunir a todas las juntas para una votación unánime. Analiza qué decisiones puede tomar tu director ejecutivo, el presidente de la junta directiva o el comité de finanzas. Esta política debe incluirse en tus estatutos y votarse antes de una situación de emergencia.
- ¿Tus estatutos incluyen límites de duración, y tienes una reserva de candidatos cualificados que permita nuevas perspectivas y nuevas habilidades para participar en tu junta directiva?
- ¿Cuenta con miembros de la Junta con conocimientos relevantes, como jurídicos, de recursos humanos y de comunicación? ¿Los miembros de tu junta han vivido experiencias relacionadas con tu misión?

FINANZAS: Revisar tus inversiones, piensa de forma flexible y defensiva

¿Tu proyección presupuestaria a cinco años te da la flexibilidad de enfrentarte a los mercados inciertos?
¿Qué tan sensible es tu programa de inversiones a un retroceso del mercado?
¿Su política de gasto brinda la suficiente flexibilidad para sortear los mercados volátiles?
¿Qué pasos has implementado para minimizar el riesgo en tu cartera de inversión en comparación con tus objetivos de rendimiento?
Proyecta y pon a prueba tu presupuesto: crea una proyección presupuestaria con los ingresos y gastos previstos, y luego considera cómo afectarían a ese presupuesto varios escenarios adversos y cómo responderías.
- Por ejemplo, ¿qué pasaría si tu gala de recaudación de fondos tuviera que ser cancelada o pospuesta? ¿Qué pasaría si tu mayor donante u otorgante decidiera no financiarte este año? ¿Podrías hacer frente a tus obligaciones financieras?
Fondos de reserva: lo ideal sería que tu organización dispusiera de al menos 3 meses de fondos de reserva líquidos y sin restricciones para utilizarlos en caso de una adversidad inesperada. Asegúrate de que tienes una política clara sobre cuándo y cómo se pueden gastar estos fondos y quién puede decidir cuándo utilizarlos.

Si no tienes un fondo de reserva, crea un plan para recaudar fondos para uno. Considera la posibilidad de pedir a un donante quien haya participado durante un largo tiempo que proporcione una financiación inicial, y explicar la estabilidad y longevidad que crearía para tu organización.

Si tienes más de un año de dinero en efectivo sin restricciones, considera la posibilidad de hablar con un asesor financiero especializado en activos institucionales sobre las estrategias de conservación e inversión del capital. Puedes estar bien posicionado para establecer o aumentar tu dotación para apoyar tus operaciones en el futuro.

RECAUDACIÓN DE FONDOS: Revisa tus ingresos y actividades de recaudación de fondos de los últimos años. ¿En qué actividades gastas más tiempo y dinero? ¿Qué esfuerzos aportan más ingresos? ¿Están alineados?

¿Abandonar la gala? Después de tener que renunciar o reducir considerablemente sus eventos de recaudación de fondos para evitar la propagación de la COVID-19, muchas organizaciones se dieron cuenta de que pueden recaudar el mismo monto en donaciones sin necesidad de una gala o un torneo de golf costosos y que requieran mucho trabajo. A medida que evalúes el rendimiento de la inversión en eventos, no te limites a calcular los costos financieros, sino que también asegúrate de considerar la cantidad de tiempo que le toma al personal organizar estos eventos.

Considera la posibilidad de llevar a cabo actividades de recaudación de fondos menos costosas y que no requieran tanto tiempo, como una gala de "quedarse en casa", nuevas oportunidades de subvención o la participación de empresas socialmente responsables de tu comunidad. Pero antes de que canceles todos tus eventos, considera otras maneras de mostrar tus servicios y hacer participar a los donantes en tu misión, como en oportunidades de voluntariado o en una jornada de puertas abiertas.

Considera la posibilidad de hacer una donación planificada: si bien no todas las organizaciones sin fines de lucro tienen la capacidad de gestionar un programa sólido de donaciones planificadas, vale la pena considerarlo seriamente. El año pasado, se donaron $46 mil millones a organizaciones benéficas a través de legados, una tendencia que aumenta constantemente cada año.² Según el Consejo Estadounidense de Donaciones de Anualidades (American Council on Gift Annuities), el 52 % de los donantes que crean una donación de anualidad benéfica también incluyen a la organización sin fines de lucro en sus planes de sucesión patrimonial, y la mayoría de las donaciones planificadas suelen dar lugar a donaciones mayores.³
Buscar donaciones plurianuales no restringidas: aunque puedan parecer escasas, muchos donantes y otorgantes reconocen que las donaciones plurianuales y sin restricciones permiten a las organizaciones sin fines de lucro crear estabilidad y planificar a largo plazo. Habla francamente con tus patrocinadores más fieles acerca de tus necesidades, con un plan claro sobre cómo los fondos no restringidos apoyarán tu misión. Aunque las subvenciones para operaciones son competitivas, no te rindas ante el rechazo. No es raro que un otorgante rechace tu solicitud la primera o las dos veces que la solicitas, pero te conceda una subvención en el tercer año. Dedica tiempo a conocer las prioridades y el personal del financiador para reforzar tu solicitud para el siguiente ciclo de subvenciones.
Diversifica tus fuentes de ingresos : al tener un flujo de ingresos diverso, puedes crear estabilidad cuando uno de los flujos se queda atrás. Muchas organizaciones sin fines de lucro han encontrado el éxito en una combinación de estrategias de recaudación de fondos, como campañas de donaciones mensuales, donaciones planificadas, dotaciones, ingresos obtenidos, eventos, etc. Pero asegúrate de que no estás forzando demasiado a tu personal de recaudación de fondos. La mayoría de las actividades de recaudación de fondos requieren un tiempo y una inversión considerables para ver resultados. Considera quién, dónde y cómo estás solicitando donantes, y dónde hay capacidad y potencial de expansión. Por ejemplo, la mayoría de los esfuerzos de recaudación de fondos se centran en los baby boomers, ya que la mayoría de los donativos los hace este grupo. Pero los gen X y los milénicos son muy filántropos y están en condiciones de heredar 84.4 billones de dólares en los próximos 25 años.⁴ Los informes, como Giving USA, pueden ayudarte a comprender el comportamiento filantrópico de los distintos segmentos de la población y las regiones, cómo se comunican y qué temas son prioritarios.

Invirtamos en el éxito de tu misión

En PNC Institutional Asset Management, estamos listos para ayudar a nuestros clientes de organizaciones sin fines de lucro a enfrentar las preguntas difíciles que surgen como parte del proceso de planificación estratégica. Los escenarios adversos son inevitables. La planificación estratégica puede ayudar a reducir el impacto que estos escenarios tienen en la misión de tu organización. Con este fin, hemos invertido en recursos especializados, capital humano y tecnología para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a resolver sus desafíos particulares. Ayudamos a nuestros clientes a llevar una mejor administración de sus activos, recaudación de fondos y operaciones al ofrecer:

Gestión de activos y asesoramiento financiero

Soluciones de director de inversiones subcontratado (OCIO, por sus siglas en inglés) para gestionar un panorama de inversiones volátil y permitir que el personal de las organizaciones sin fines de lucro se centre en su misión
Soluciones personalizadas de administración de renta fija, liquidez y efectivo para administrar un entorno de tasas de interés que cambia rápidamente
Custodia y resguardo de activos, los cuales se pueden “incluir” con los servicios de administración de inversiones para facilitar aún más la administración
Servicios de cuentas subsidiarias para administrar varios grupos de activos, lo que ahorra tiempo a tu personal interno y evita los riesgos de realizar el registro de datos a través de una hoja de cálculo
Acceso a I-Hub, una herramienta segura en línea que brinda acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana a información de cuentas y valores del mercado
Modelización financiera de la empresa
Soluciones de banca tradicional

Servicios filantrópicos

Equipo dedicado a las donaciones planificadas para manejar la inversión y las necesidades administrativas de tu programa
Educación continua diseñada para ayudar a los miembros de la junta y a los recaudadores de fondos a aumentar su eficacia con respecto al compromiso de los donantes y la recaudación de fondos en general
Soluciones de inversión responsable que ayudan a alinear la cartera con tu misión y atraer donantes que tienen objetivos similares
Servicios de pago especializados, incluyendo ACH (depósito directo), para ayudar a apoyar la función administrativa de tu programa de donación planificada
Otorgamiento de subvenciones discrecionales ^[1]
Servicios de fondos asesorados por donantes
PNC Gifting Portal®

Servicios de gestión de organizaciones sin fines de lucro

Soluciones para beneficios de jubilación

3(21) Servicios de asesoramiento de inversiones y 3(38) Servicios de administración de inversiones para planes de contribuciones definidas
Educación de los empleados para los planes dirigidos por los participantes, incluido el bienestar financiero y las campañas educativas personalizadas
Servicios de administración, custodia y fideicomiso de inversiones de planes de beneficios definidos

Para obtener más información sobre nuestras soluciones para organizaciones sin fines de lucro, visita pnc.com/iam.

Gestión de organizaciones sin fines de lucro: Planificación estratégica para situaciones adversas