El motivo primario por el cual los profesionales de medicina recomiendan someterse a un chequeo anual es el hecho de que los problemas que se detectan a tiempo, especialmente cuando se trata de problemas menores, por lo general son más fáciles de solucionar.
De manera similar, un chequeo integral del plan de jubilación puede ayudar a los patrocinadores del plan a identificar problemas existentes o potenciales que, de ser ignorados, pueden dar como resultado problemas significativos de cumplimiento o tener un impacto negativo en los participantes del plan.
Realizar una revisión anual ayuda a confirmar que un plan esté cumpliendo con los requerimientos aplicables conforme a la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974 (ERISA, por sus siglas en inglés) y con las regulaciones y orientación relacionadas del Servicio de Impuestos Internos (IRS) y del Departamento del Trabajo (DOL), lo cual es una de las responsabilidades esenciales del fiduciario de un plan.
Una revisión anual puede ser realizada por los recursos internos, al contratar un tercero independiente, al recurrir a la ayuda de tus proveedores actuales o al emplear una combinación de estas tres opciones. Sin embargo, si usted decide emprender una revisión, el chequeo completo de un plan debe incluir varios componentes.
Diseño del plan
Considere si los cambios al diseño del plan pueden ayudar a los empleados a mejorar su preparación para la jubilación.
Preguntas para hacer:
¿Se pueden agregar características al plan para mejorar la participación y los resultados de las contribuciones?
A continuación se presentan algunos ejemplos:
- Agregar la inscripción automática para elevar los niveles de participación
- Agregar el incremento automático para aumentar los niveles de contribución
- Agregar una opción de contribución Roth para atraer a los empleados más jóvenes
Documentación y operaciones del plan
Su plan de jubilación debe cumplir con los requerimientos de documentación y operativos del plan a fin de conservar su estatus calificado. No cumplir con uno o más de estos requerimientos puede causar la implementación de costosas medidas correctivas y sanciones, o incluso la descalificación del plan.
Preguntas para hacer:
- ¿El documento del plan ha sido modificado para cumplir con los cambios en la ley correspondiente o para reflejar los cambios implementados a discreción del patrocinador del plan?
- ¿Las operaciones del plan se están llevando a cabo de manera consistente y de conformidad con el documento del plan?
- Los patrocinadores del plan o los encargados de registros pueden hacer algo de cierta manera debido a que esa es la forma en que siempre se ha hecho. Desafortunadamente, en ocasiones esto puede ser contrario a las disposiciones del plan y puede poner en riesgo la calificación del plan.
- ¿Todos los empleados elegibles fueron identificados y se les dio la oportunidad de participar?
- Asegúrese de prestar particular atención a los empleados de tiempo parcial, temporales o por horas, quienes ocasionalmente son olvidados por los empleadores durante este proceso.
- ¿Las contribuciones se depositan de manera oportuna?
- Por lo general las contribuciones diferidas de los empleados se deben depositar al plan tan pronto como estas puedan ser separadas de los activos generales del empleador. En el caso de los planes pequeños (con menos de 100 participantes), el DOL ha proporcionado un refugio seguro (safe harbor) para que las contribuciones diferidas sean remitidas a más tardar 7 días después de haber sido retenidas del sueldo de los empleados. Por lo general se espera que los planes más grandes remitan las contribuciones con mayor rapidez.
- ¿Se hicieron contribuciones equivalentes para todos los empleados calificados?
- ¿Las distribuciones por dificultades financieras y los préstamos para participantes se realizaron correctamente?
- Confirme que quien califique para realizar un retiro por dificultades financieras emplee el mismo conjunto de normas en cada solicitud.
- Confirme que los montos máximos de los préstamos sean calculados correctamente y que los préstamos concuerden con los programas de amortización.
- ¿La concesión de derechos cumple con las disposiciones del plan?
- ¿El plan cumple con los requerimientos legales, tales como las normas de no discriminación?
Por supuesto, la información anterior no representa un resumen integral de las preguntas que se pueden abordar en una revisión operativa. Los patrocinadores de planes que buscan orientación con respecto a la realización de un chequeo operativo completo y eficiente deben empezar por revisar la Publicación 4531 del IRS (www.irs.gov/pub/irs-pdf/p4531.pdf), la cual presenta una lista detallada de las preguntas de revisión y de los enfoques correctivos.
Designaciones y procedimientos fiduciarios
El componente fiduciario de una revisión anual debe confirmar la existencia de la documentación escrita en la que se defina quién es el fiduciario de un plan. No es raro identificar que una persona quizás esté operando, sin saber, como el fiduciario de un plan o que haya sido designado como fiduciario sin saberlo. Tampoco es raro que los patrocinadores de un plan asuman incorrectamente que sus proveedores externos están actuando en calidad de fiduciarios del plan.
Por consiguiente, no solo es importante que los fiduciarios sean designados formalmente, sino que la designación de los fiduciarios sea dada a conocer, aceptada y reconocida por cada una de las partes que asuma dicha responsabilidad.
Además, mediante una revisión se debe confirmar que los fiduciarios del plan están empleando y documentando un proceso cauteloso de toma de decisiones.
Preguntas para hacer:
- ¿Está claro quién es un fiduciario con respecto al plan?
- ¿Hay un fiduciario de inversión listo para asesorar al patrocinador del plan con respecto a la selección y monitoreo de las inversiones del plan? De ser así, ¿tienes la confirmación por escrito de que el fiduciario de inversión presta sus servicios en calidad de fiduciario de inversión conforme a lo dispuesto en la sección 3(21) o 3(38) de ERISA?
- ¿Se celebran reuniones con regularidad para hablar sobre los problemas del plan, y se registran y conservan las actas de las reuniones?
Inversiones
Desde el inicio del plan debe existir una Declaración de Política de Inversión (IPS). Si un plan no cuenta con dicha declaración, debe ser una prioridad elaborar una. La IPS juega un papel importante al guiar el proceso de toma de decisiones que conduce a la selección de las opciones de inversión del plan. Debido a que las inversiones son el medio por el cual los participantes generan ganancias para financiar sus necesidades futuras de ingresos para la jubilación, resulta crítico evaluar la idoneidad continua de las ofertas de inversión del plan que usted tiene.
Preguntas para hacer:
- ¿La gama de inversiones actual incluye opciones que abarquen una amplia selección del continuo riesgo-recompensa?
- ¿El plan ofrece opciones que pueden ser atractivas para los participantes que no se inclinan a gestionar activamente sus inversiones de jubilación, tales como los fondos de fecha objetivo?
- ¿El plan ofrece opciones que pueden ser atractivas para los inversionistas más sofisticados, tales como la opción de corretaje autodirigido?
- ¿El plan ofrece una alternativa de inversión predeterminada calificada?
- ¿Su plan ha llevado a cabo una revisión formal de inversión documentada durante el último año?
- ¿Qué gastos se relacionan específicamente con las inversiones del plan?
Servicios para los participantes
Es crucial que los empleados cuenten con el conocimiento que les ayude a tomar decisiones apropiadas con respecto a su jubilación, no solo para que los planes puedan cumplir con los requerimientos regulatorios mínimos, sino además porque esto ayuda a los empleados a reconocer plenamente el beneficio que se les ofrece, lo cual puede ayudar a los patrocinadores del plan a atraer y retener empleados.
La educación y acceso de los empleados a las herramientas de planificación son los pilares que empoderan a los empleados para tener éxito en sus inversiones de jubilación. Asegúrese de que el material educativo que el plan proporcione a los empleados esté completo y que sea pertinente y accesible en una ubicación central.
Los temas de educación críticos, que idealmente son cubiertos tanto en persona como a través de materiales escritos y/o en línea, pueden incluir:
- Por qué la planificación para la jubilación es importante
- Beneficios fiscales de la inversión a través de un plan patrocinado por el empleador
- Cómo calcular una meta apropiada de ingresos para la jubilación
- Aspectos básicos de las inversiones y de la asignación de activos
- Elaboración de presupuestos y planificación de flujo de caja (lo cual puede ayudar a los empleados a hacer mayores contribuciones)
Preguntas para hacer:
- ¿Usted implementa un enfoque integral con respecto a la educación de los empleados para ayudarles a cumplir con sus metas de jubilación?
- ¿Lleva a cabo revisiones de la información censal de los empleados para determinar los cambios en la proporción entre empleados activos y no activos y entre empleados elegibles y no elegibles, así como los saldos promedio de los participantes y el número de préstamos? ¿Se aprovechan los datos censales para personalizar la campaña de educación anual?
- ¿Ha definido metas con respecto a lo que se logrará con la educación de los empleados (p. ej. aumentar la participación, reducir los préstamos y mejorar la asignación de activos, etc.)?
Cargos del plan
La transparencia de los cargos ha sido el centro de atención del DOL y otros reguladores en años recientes. Corresponde a los patrocinadores de los planes documentar que están cumpliendo con los requerimientos referentes a la evaluación y divulgación de cargos.
Preguntas para hacer:
- ¿Ha recibido la divulgación de cargos 408(b)(2) más reciente por parte de todos sus proveedores de servicios cubiertos?
- ¿Usted o sus proveedores han proporcionado una divulgación de cargos 404(a)(5) a todos los empleados que son elegibles para participar en el plan?
- ¿Los gastos son razonables y competitivos con respecto a la calidad del servicio recibido?
- ¿Cuándo se realizó la última revisión formal de los cargos del plan?
- ¿Ha conservado registros de las revisiones de cargos del plan?
Los beneficios de realizar un chequeo anual al plan de jubilación son numerosos. Un chequeo le permite confirmar que el plan cumple con las disposiciones y además permite identificar riesgos y considerar si las mejoras pueden beneficiar al plan, a quienes administran el plan, a los participantes o a una combinación de los anteriores. La lista de verificación del IRS a la cual se hace referencia arriba es un excelente lugar para empezar.
El mantenimiento continuo del plan ayudará a que su plan siga vigente con respecto a las operaciones del plan, a los requerimientos cambiantes de las regulaciones de los planes de jubilación y al monitoreo del rendimiento de la inversión. También ayudará a facilitar el proceso de chequeo anual en el futuro.
Seguridad
Los patrocinadores del plan deben revisar con regularidad sus protocolos de seguridad de datos y actualizar su software y controles de seguridad.
Preguntas para hacer:
- ¿Ha discutido los protocolos de datos y seguridad con los proveedores del plan?
- ¿Incluye disposiciones de privacidad en los contratos que formaliza con los proveedores de servicios?
- ¿Restringe el acceso a los datos para que únicamente el personal necesario del empleador pueda acceder a estos?
- ¿Capacita al personal que tiene acceso a los datos con respecto a los requerimientos legales?
- ¿Ha establecido procedimientos escritos para proteger los datos y ha distribuido dichos procedimientos a todos los empleados?
- ¿Ha capacitado a los empleados con respecto a cómo evitar ser víctima de una estafa?
