El proceso de actualización del ciclo 3, que terminó el 31 de julio de 2022, dio lugar a un nuevo requisito de notificación a los participantes correspondiente a los planes que permiten una contribución equivalente discrecional. Los nuevos documentos del plan incluyen: 1) una condición que requiere que el patrocinador del plan dé a conocer la contribución equivalente por escrito al administrador o fideicomisario del plan, y 2) que el patrocinador o el administrador del plan dé a conocer la contribución equivalente a los participantes que reúnan los requisitos para recibirla.
El primer año del plan en el que el nuevo requerimiento afectará a su plan dependerá de la fecha en la que se haya aprobado la actualización del ciclo 3. Si el documento se formalizó en 2021, el requerimiento de notificación entrará en vigor para el primer año del plan a partir de 2022. Si el documento se formalizó en 2022, el requerimiento de notificación entrará en vigor para el primer año del plan a partir de 2023. Por ejemplo, en la medida que aumenta el tamaño de los activos del plan, también aumentan los cargos que se pagan al gestor de registros a través de la distribución de utilidades y, en algún punto, pueden superar el valor de los servicios prestados. Los participantes del plan tampoco tienen una manera simple y confiable de determinar la cantidad pagada en cargos al encargado de los registros.
Lo que debes saber
- Con anterioridad a este cambio, una contribución equivalente de un empleador que fuese una contribución discrecional no tenía que declararse en el documento del plan.
- Los empleadores ahora deben seguir un proceso de tres pasos para cumplir los nuevos requerimientos del IRS.
- Indique el monto y el método de asignación de cualquier contribución equivalente en una resolución de su organismo rector, ya sea que se trate de una empresa unipersonal, sociedad de personas, sociedad de responsabilidad limitada, corporación de responsabilidad limitada, corporación C o corporación S.
- Proporcione instrucciones por escrito al administrador del plan (o al fideicomisario, si procede), en las que describa: cómo se asignará la fórmula de la contribución equivalente discrecional del empleador a los participantes, el periodo al que se aplica la fórmula de la contribución equivalente y, si procede, una descripción de cada ubicación de la empresa o clasificación de la empresa que esté sujeta a fórmulas separadas.
- Dé a conocer estas instrucciones a los participantes del plan y describa la fórmula de la contribución equivalente aplicable, el periodo que se utilizó para calcular la contribución equivalente y cuándo esta será depositada.
- La notificación al participante tiene por objeto proporcionar una comunicación escrita que contenga los detalles suficientes de la contribución equivalente para que los empleados puedan calcularla de forma definitiva.
- Su gestor de registros o su proveedor de servicios de documentos probablemente le proporcionará un ejemplo de la notificación para su uso.
- La programación de la notificación dependerá de cuándo usted determine y financie la contribución. Si usted hace un financiamiento anual, la notificación se debe proporcionar a los participantes que reúnan los requisitos en un plazo no mayor de 60 días después de que se haya depositado la contribución equivalente. Si usted hace el financiamiento periódicamente, la notificación se debe proporcionar a los participantes que reúnan los requisitos en un plazo no mayor de 60 días después de que se haya depositado la última contribución equivalente al plan para el año del plan.
- Para permitir que los participantes tomen decisiones informadas referentes a sus determinaciones de aplazamiento de salario, quizás usted también deba considerar proporcionar una notificación de forma prospectiva.
- Conservar una copia de la notificación para los registros del plan es una buena idea. El hecho de no cumplir el nuevo requerimiento representa un incumplimiento operativo.
Beneficio para los patrocinadores del plan: una notificación a los participantes debidamente elaborada no solo beneficiará a los participantes al motivarlos a ahorrar, sino que también puede servir para promover el valor del beneficio proporcionado por el empleador.
