Una RFP permite a tu organización describir sus objetivos, prioridades y expectativas para los posibles proveedores de servicios licitantes. Llevar a cabo el ejercicio de RFP sienta las bases para un plan de jubilación debidamente administrado y ayuda a identificar al proveedor que cumplirá con tus necesidades.

La RFP también juega un papel fundamental en el cumplimiento de la responsabilidad fiduciaria que se tiene de actuar con prudencia para el beneficio exclusivo de los participantes y beneficiarios del plan, y sirve como registro escrito del proceso sistemático relacionado con la selección de tu proveedor de servicios del plan.

Nuestra experiencia en PNC Bank, National Association ha revelado seis prácticas prudentes que pueden ayudar a lograr el éxito de un compromiso de RFP.

Paso 1: Forma un equipo

Antes de emitir una RFP, se debe reunir un equipo de recursos internos para elaborar la RFP y dirigir el avance del proceso. Dicho equipo debe estar conformado por personas con diversos talentos y experiencia. Se debe buscar un equilibrio entre los beneficios de la inclusión y mantener un equipo de tamaño adecuado que contribuya a la responsabilidad y la eficiencia.

Qué hacer: la gerencia ejecutiva sénior debe formar el equipo y designar al jefe de equipo. Su primera entrega debe ser un cronograma de proyecto que incluya desde la elaboración de la RFP hasta la selección del proveedor de servicios.

Paso 2: Resume las metas de tu RFP

Articular tus objetivos ayudará a confirmar que las preguntas de tu RFP van más allá de las preguntas convencionales y van al fondo de tus necesidades particulares. Por ejemplo, ¿necesitas mejorar los niveles de servicio al cliente? ¿Necesitarás incentivos no financieros de participación de los empleados debido a la capacidad limitada para igualar las contribuciones de los empleados? ¿Buscas una gama de opciones de inversión sofisticadas o una oferta simplificada?

Qué hacer: los miembros del equipo de RFP primero deben llegar a un acuerdo sobre la visión de la forma en que tu plan de jubilación debe cumplir con las necesidades de la compañía y sus empleados.

Paso 3: Crea una RFP que sea clara e integral

Las preguntas trilladas y confusas harán que obtengas respuestas imprecisas que no te ayudarán a tomar una decisión. Asegúrate de cubrir la amplia gama de temas, incluyendo las inversiones, servicios, cargos y asuntos fiduciarios. Sé claro en cuanto a tus expectativas de estándares de servicio.

Qué hacer: evita la RFP “estandarizada”, ya que no te ayudará a obtener las respuestas que necesitas para tu situación específica. Considera recurrir a un consultor externo que encabece la elaboración de la RFP.

Paso 4: Verifica y califica las respuestas de la RFP

Una vez que los proveedores candidatos hayan regresado las respuestas, deberás revisarlas y calificarlas a fin de seleccionar las mejores respuestas y pasarlas al siguiente paso del proceso.

Qué hacer: utiliza el periodo comprendido entre el momento en que envías la RFP y el momento en que recibes las propuestas para determinar un sistema para calificarlas. Considera crear calificaciones mínimas con las que se descalifique a un proveedor de servicios si este no cumple con estas calificaciones. Establece prioridades para poder clasificar las propuestas de una mejor manera. Por ejemplo, ¿los cargos más bajos son más importantes que los sólidos servicios educativos? ¿Un extenso menú de inversiones tiene más valor que la tecnología más reciente?

Paso 5: Entrevista con orden del día

La entrevista es la primera vez en la que podrás conocer al posible proveedor de planes de jubilación. Debes intentar programar todas las entrevistas (el número óptimo es de 3 a 5) el mismo día. Eso te permitirá comparar las presentaciones con más facilidad.

Asegúrate de programar un periodo entre cada entrevista (de 45 a 60 minutos) para dar tiempo al equipo para que pueda hablar sobre lo que han escuchado y tomar apuntes.

Qué hacer: elabora un orden del día para la reunión para ayudar a confirmar que esta cubra los puntos que quieres que cubra, y no solo los que el candidato quiera cubrir. Debes estar preparado con una lista de preguntas cuyas respuestas necesites. Identifica las debilidades de las respuestas y haz uso de la reunión para permitir que el proveedor de servicios aborde tus inquietudes. Ten en cuenta que los fiduciarios de los planes quizás únicamente basen las decisiones en lo que es mejor para el plan y sus participantes y no en los posibles beneficios para el patrocinador u otros, tales como los descuentos por otros productos no relacionados con el plan.

Paso 6: Selecciona un ganador

Tu siguiente paso será la selección del ganador. Una vez que lo hayas hecho, asegúrate de notificar tu decisión al candidato seleccionado por escrito. Como muestra de respeto y agradecimiento a los demás candidatos, no olvides informarles tu decisión.