Contar con las herramientas y las personas adecuadas es lo que marca una gran diferencia. Los sindicatos lo saben. Al considerar la diligencia debida periódica para los planes de beneficios de tu organización, una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) puede ser una valiosa adición para tu caja de herramientas.

Como fiduciario, quizás lo que más te conviene es emitir una RFP de servicios de inversión periódicamente para ayudar a confirmar los planes de beneficios de tu organización, y que, básicamente, tus miembros reciban el servicio que se merecen.

Emitir una RFP simplifica y formaliza el proceso de selección y te permite centrarte en las áreas que son de mayor importancia para tu organización. Las respuestas ayudarán a identificar el proveedor adecuado conforme a lo que tu organización necesita. En este artículo, hablamos sobre siete pasos clave para lograr un proceso de RFP eficaz y presentamos ejemplos de preguntas.

Siete pasos para crear una RFP eficaz

Paso uno: establece un comité de RFP que conste de tres a cinco personas para que completen el siguiente paso. Elige miembros que comprendan las necesidades y metas específicas y que representan a las diversas partes interesadas.

Paso dos: identifica los posibles proveedores de administración de inversiones al evaluar proveedores locales, hacer búsquedas en línea, recurrir a referencias personales, etc. Se debe tener en cuenta la opinión de todos los integrantes de tu comité de RFP al momento de seleccionar proveedores para así evitar conflictos de intereses entre los proveedores de servicios, el personal y los miembros del comité. Limita el número de proveedores de servicios para que la búsqueda siga siendo manejable. Por lo general, cinco es un buen número de proveedores.

Paso tres: determina el cronograma de RFP, fijando metas claras y fechas de vencimiento. Decide cuándo el comité quiere hacer la conversión y trabajar retrospectivamente para asignar el tiempo suficiente para que los proveedores respondan y para que el comité asimile las propuestas para tomar la mejor decisión.

Paso cuatro: desarrolla la RFP (a partir de la página 2 se presentan algunos ejemplos de preguntas que quizás debas incluir en tu RFP). Lo mejor es que el comité haga una lluvia de ideas y determine las preguntas que provocarán una respuesta que se centre en las necesidades específicas y que se enfoque en tu búsqueda. Este es el momento para recopilar la información más importante para que el sindicato tome su decisión. Se recomienda que determines tus criterios de evaluación antes de emitir la RFP.

Paso cinco: analiza las propuestas. Cada uno de los miembros de tu comité de RFP y del equipo directivo deben analizar las respuestas antes de sostener una reunión como equipo. Cada una de las personas debe tomar apuntes, anotar las opiniones y enumerar cualquier cosa que haya sido un diferenciador. De manera conjunta, debes comparar las respuestas con tus criterios de evaluación predeterminados.

Paso seis: reduce el número de candidatos. Tu comité de RFP debe realizar entrevistas para confirmar cuál es el mejor proveedor entre tus dos o tres mejores candidatos. Elige una pregunta de entrevista con respecto a la cual el comité esté de acuerdo que resultaría útil en una situación decisiva.

Paso siete: selecciona el finalista. El comité de RFP confirma los términos de contratación, describe el proceso de transición y notifica al proveedor seleccionado, así como a los proveedores que no fueron seleccionados. Ofrece comentarios específicos a cada proveedor con respecto a sus aspectos positivos y quizás también con respecto a los aspectos que no fueron percibidos como positivos. Posteriormente el sindicato celebra un contrato con el proveedor seleccionado.

Conclusión

Emitir una RFP es un proceso que puede llevar mucho tiempo, aunque es una herramienta importante para ayudar a los fiduciarios a llevar a cabo la diligencia debida periódica. Si se emplea correctamente, una RFP puede ayudar a asegurar que los planes de beneficios de una organización, y al final los miembros de dichos planes, reciban los servicios de inversión que se merecen.

Para obtener más información, por favor, ponte en contacto con tu representante de PNC.

Guía de emisión: ejemplos de preguntas[1]

Sección A. Antecedentes de la compañía

  1. Presente una descripción general breve de su compañía en la que destaque la experiencia que esta tiene en la prestación de los servicios incluidos en esta propuesta.
  2. ¿Cuáles son las responsabilidades fiduciarias que su empresa tendrá al prestar la gama de servicios que se resumen en esta propuesta?
  3. Por favor, describa todo posible conflicto de intereses que su empresa podría tener con respecto a la administración de esta cuenta.
  4. Además de servicios de inversión, ¿qué otros servicios brinda su compañía a los planes de pensión?

Sección B. Experiencia en pensiones/Equipo de servicio

  1. Por favor, presente una descripción del equipo de servicio y de la ubicación geográfica y biografía de cada uno de los miembros, así como un resumen de sus responsabilidades. Si cuenta con otros recursos disponibles para atender nuestra relación, por favor, incluya también una descripción de estos.
  2. ¿Cuál es el número promedio de relaciones de clientes que manejaría nuestro asesor asignado?
  3. Describa el modelo de servicio al cliente de su empresa. Explique cómo su empresa determina el éxito.
  4. Describa el contrato de compensación que su empresa tiene para el personal profesional.
  5. ¿Qué servicios puede ofrecer a nuestro comité de inversiones que apoyen la educación, la comunicación y la comprensión común referente a la toma de decisiones?
  6. ¿Cómo ayudaría a nuestro comité de inversiones a cumplir con sus responsabilidades fiduciarias?
  7. ¿Qué implicará la transición de nuestra relación a su empresa?
  8. ¿Su(s) representante(s) se reunirá(n) con nuestro comité de inversiones en nuestra ubicación? ¿Con qué frecuencia? ¿Qué se analizará en dichas reuniones? ¿Cuál es la información trimestral que el comité puede esperar recibir y analizar?

Sección C. Servicios de administración de inversiones

  1. Describa la filosofía discrecional de administración de inversiones de su empresa.
  2. ¿Describiría su estrategia como activa o pasiva o diría que es una estrategia combinada? Por favor, explique su respuesta.
  3. ¿Cuál es su proceso para implementar su filosofía con nuestros objetivos de inversión para establecer una cartera y analizarla y monitorearla en el futuro?
  4. Describa su proceso para seleccionar y combinar administradores de inversiones para cumplir con los objetivos de inversión del cliente.
  5. ¿Con base en su análisis inicial de nuestra declaración de política de inversión (Investment Policy Statement, IPS), ¿qué ideas y recomendaciones nos puede proporcionar?
  6. En el proceso de desarrollo de la IPS, ¿qué variables consideraría su empresa como básicas para desarrollar estrategias a largo plazo para nuestro comité de inversiones?

Sección D. Capacidades de inversión de activos y pasivos

  1. Describa la experiencia que su empresa tiene en la identificación y recomendación de la disminución del riesgo de pensión.
  2. Por favor, presente el resumen de una estrategia que recomendaría para nuestras inversiones/cartera actuales.
  3. ¿Realiza estudios de activos y pasivos? En caso afirmativo, por favor, describa el proceso mediante el cual realiza el estudio. ¿Con qué frecuencia se realiza?