El 21 de mayo de 2020, el Departamento del Trabajo (DOL) de los Estados Unidos anunció una regla definitiva que establece un safe harbor voluntario para los patrocinadores de planes de jubilación que utilizan medios electrónicos para proporcionar documentos de divulgación. En lugar de enviar los documentos impresos por correo postal, los administradores de los planes pueden publicar las divulgaciones en un sitio web si se envía la debida notificación de disponibilidad de Internet a las direcciones electrónicas de las personas cubiertas. De manera alternativa, los documentos se pueden enviar por correo electrónico a las personas cubiertas. La regla definitiva tiene la finalidad de simplificar la divulgación electrónica de los documentos de ERISA y aprovechar las tecnologías actuales al mismo tiempo que mantiene la vigencia de las regulaciones de divulgación del 2002. Los posibles beneficios de la nueva regla incluyen:
- En la próxima década, la regla generará ahorros de aproximadamente $3,200 millones en costos netos correspondientes a los planes de jubilación cubiertos por la ley ERISA como resultado de la reducción de los costos relacionado con la entrega de divulgaciones impresas (según el DOL).
- La disponibilidad electrónica permite que los patrocinadores de los planes realicen divulgaciones de manera más oportuna, accesible y útil para los participantes.
- En el corto plazo, se mejora la capacidad para que los patrocinadores de los planes se comuniquen con las personas cubiertas durante la crisis de salud pública y económica.
- Los empleados pueden decidir la forma en que les gustaría recibir la información de su plan de jubilación.
- El compromiso general con el plan (y por lo tanto, con las tasas de aplazamiento) puede aumentar a medida que los participantes acceden a las divulgaciones en el sitio web.
Lo que debes saber
- Los administradores de los planes de jubilación pueden publicar los documentos cubiertos en un sitio web designado o enviar las divulgaciones directamente a las personas cubiertas en el texto de un correo electrónico o a manera de archivo adjunto en un correo electrónico.
- Se deben cumplir ciertos requerimientos de procedimiento y sustanciales, incluyendo: la notificación por correo postal de que los documentos comenzarán a enviarse electrónicamente y el derecho que las personas cubiertas tienen de elegir excluirse, el envío de una notificación electrónica cuando los documentos se publiquen en el sitio web designado (salvo algunas excepciones), y el establecimiento de un sistema para mantener las direcciones de correo electrónico actuales.
- La entrega electrónica se permite como opción predeterminada, pero solo se permitiría su uso en el caso de los participantes que tengan una dirección de correo electrónico registrada en el plan y que no hayan elegido excluirse de la entrega electrónica. La norma anterior permitía el envío electrónico solo a quienes tienen acceso regular a una computadora en el trabajo como parte integral de su trabajo o a quienes otorguen su consentimiento afirmativamente.
- Los cambios a la regla definitiva con respecto a la propuesta incluyen la incorporación del correo electrónico como opción de entrega y la simplificación del vocabulario requerido para el aviso que se envía a los participantes con respecto a la entrega electrónica.
- La regla definitiva tiene vigencia a partir del 27 de julio de 2020, aunque no se implementará ninguna medida de cumplimiento contra el administrador de un plan que recurra a dicho safe harbor antes de esa fecha.
