Transcripción:
Ian
Ahora, sin más demora, comencemos con la actualización de perspectivas de planes de contribuciones definidas de 2024 sobre regulaciones y litigios. Quisiera presentarles a su moderador del día de hoy, Chris Dall, director general y vicepresidente sénior de PNC Institutional Asset Management. Chris, tiene la palabra.
Christopher Dall
Gracias, Ian. Hola, bienvenidos sean todos a la conferencia del día de hoy. Mi nombre es Chris Dall. Dirijo el área de jubilación de contribuciones definidas en PNC. Como Ian lo mencionó, moderaré la charla de hoy. El tema de hoy se va a centrar en gran medida en los temas de regulaciones y litigios. No hace falta decir que los últimos cuatro años han ejercido una enorme tensión en las organizaciones que se adaptan a un panorama económico cambiante mientras se enfrentan a desafíos sin precedentes desde el punto de beneficios y recursos humanos.
Por eso, no es de sorprender que hoy que estamos aquí, muchos asuntos de los planes de contribuciones definidas, como realizar una revisión de fondos con fecha objetivo, analizar los cargos del plan comparándolos con el mercado e implementar programas de seguridad cibernética, entre otros, han sido pospuestos en los últimos años. La buena noticia es que desde la perspectiva de la industria, en todo el país se está observando que muchos de los patrocinadores de planes con quienes trabajamos están trabajando para restablecer dichos programas y volver a la normalidad en la medida que podamos desde la perspectiva del mundo posterior a la pandemia.
Por ello, el día de hoy nos emociona que dos oradores fantásticos de Morgan Lewis nos acompañen nuevamente. Morgan Lewis es uno de los despachos de beneficios para empleados más grandes del país y el mundo. John y Claire, les agradezco nuevamente por acompañarnos. Su presentación de hoy durará aproximadamente 50 minutos, y después tendremos tiempo para algunas preguntas y respuestas. Así que, por favor, si tienen preguntas, escríbanlas en el chat, las reuniremos y si no respondemos a alguna de las preguntas en la conversación de hoy, haremos un seguimiento con ustedes después. Dicho eso, cedo la palabra a Claire.
Claire Bouffard
Gracias, Chris. Buenas tardes a todos, y muchas gracias por acompañarnos. Vamos a revisar rápidamente el orden del día porque queremos comenzar directo con el contenido. Tenemos un orden del día muy ocupado para ustedes el día de hoy. Para empezar, daremos un repaso sobre las cuestiones de gobierno y cumplimiento y por qué esto es importante. John hablará sobre los aspectos a considerar en los fondos con fecha objetivo. Yo daré un repaso rápido sobre el tema de seguridad cibernética y luego John y yo tomaremos turnos para hablar sobre algunas de las disposiciones de la ley Secure 2.0 que han recibido directrices en fechas recientes de parte del IRS o el Departamento de Trabajo, así como sobre las disposiciones que entrarán en vigor este año.
Entonces, pasando directamente al repaso sobre gobierno y cumplimiento, lo primero que queremos abordar es por qué nos concierne y por qué es tan importante tener buenos procedimientos de gobierno. Antes que nada, esto es necesario a fin de ayudar a los fiduciarios de los planes a cumplir sus deberes fiduciarios y evitar el incumplimiento de sus deberes fiduciarios. Y también es importante porque este es el tipo de asunto que los abogados de los demandantes están analizando de forma muy minuciosa. Por ejemplo, si se implementan los procedimientos o procesos pero no se realiza su revisión y seguimiento, entonces esa es una cuestión en la que el abogado de un demandante tal vez preste mucha atención. Puede tratarse de una oportunidad fácil. Entonces, un ejemplo que dimos aquí fue un caso de litigio de costos en el que las personas formaban parte del comité y no se habían percatado de que eran fiduciarios, o eran personas que no se habían percatado de que de hecho formaban parte del comité. Entonces, ese es el tipo de oportunidad fácil que tal vez los abogados de los demandantes podrían buscar al entablar estos tipos de casos.
Bien, retomemos el tema de los deberes fiduciarios y cómo un buen proceso de gobierno afecta tales deberes. Primero, debemos evitar el incumplimiento del deber de lealtad y tener un buen proceso de gobierno. Dejar en claro cuando las personas actúan en calidad de fiduciario o en calidad de fideicomitente es muy importante porque, cuando las personas actúan en calidad de fiduciario, deben actuar según lo que más convenga a los participantes y beneficiarios del plan. Por otro lado, cuando el fideicomitente actúa, este puede actuar según lo que más convenga a la compañía. Por lo tanto, debemos ser muy claros con respecto a quién es quién y quién asume cada cargo en un momento en particular para que puedan saber cuáles son las normas que deben regir su conducta.
Un ejemplo que tuvimos de eso fue el reciente litigio que surgió, aunque no ha avanzado mucho aún porque es muy, muy reciente, en torno al uso de pérdidas por incumplimiento de montos no adquiridos, por ejemplo, del plan para compensar las contribuciones del empleador a diferencia de pagar los gastos del plan. Y los abogados de los demandantes de dichos casos alegan que esa es una decisión fiduciaria, lo que sugeriría que si hay gastos que se podrían pagar usando dichos montos, que quizás dichos montos se deberían utilizar para eso y no para compensar las obligaciones de contribución del empleador de parte de la compañía.
Y desde luego, otro ejemplo sería que debemos saber cuando algo es una acción del fiduciario o una acción del fideicomitente para poder saber si los gastos asociados con tal acción se pueden cargar al plan o no se pueden cargar al plan. Por lo tanto, la segunda razón que debemos analizar aparte de evitar el incumplimiento de los deberes fiduciarios, es que el deber de prudencia requiere procesos prudentes. Por ello, debemos asegurar la implementación de procesos prudentes para las diversas funciones fiduciarias, para que, cuando los fiduciarios realicen una acción, cumplan con sus obligaciones de prudencia.
Y hemos incluido una tabla aquí que ilustra algunas acciones de los fiduciarios comparándolas con las acciones de los fideicomitentes para ayudar a reforzar la razón por la que debemos asegurar que sepamos cuando estamos actuando en calidad de fiduciario o de fideicomitente. Usamos las pérdidas por incumplimiento a manera de ejemplo, pero otro ejemplo sería diseñar fórmulas de beneficios, que es la acción del fideicomitente. Obviamente, querríamos que sea la acción de un fideicomitente porque si fuese la acción de un fiduciario, las cosas serían un poco diferentes. En realidad, no podríamos actuar según lo que más convenga a la compañía, y probablemente al participante le convenga darles lo más posible.
Ahora, analicemos con un poco más en detalle el deber de prudencia. Como mencioné, el deber de prudencia es una función basada en el proceso. Lo que se busca es crear procesos prudentes, y no necesariamente siempre obtener el resultado perfecto, porque no siempre se puede saber cómo obtenerlo, pero intentamos crear un proceso que nos conduzca a lo que esperamos que sean los resultados correctos en diferentes situaciones. A los fiduciarios se les exige el nivel de experto. Por ello, una parte de un proceso prudente puede incluir retener a otros para ayudar a los fiduciarios a superar sus brechas de conocimiento. Vamos a hablar de algunos ejemplos diferentes, a saber, los fondos con fecha objetivo y la seguridad cibernética, en los que la creación de un proceso prudente es importante. Y esas son áreas en las que los fiduciarios no tienen experiencia plena, tal vez en particular en cuestiones de seguridad cibernética. Por ello, puede resultar adecuado conseguir a otros expertos para ayudar a los fiduciarios a adquirir el conocimiento que necesitan o incluso delegar, en ciertos casos, dichas funciones a los expertos a fin de ayudar a los fiduciarios a establecer este proceso prudente.
Otro aspecto importante a considerar es que lo que representa un proceso prudente cambia con el tiempo. Lo que es prudente hoy en día tal vez no lo sea mañana y, nuevamente, la seguridad cibernética es un excelente ejemplo de esto. Las prácticas y los procesos de seguridad cibernética cambian todo el tiempo. Los hackers y los delincuentes constantemente inventan nuevas maneras para intentar infiltrar y adquirir acceso no autorizado a los planes. Por ello, se debe pensar en intentar ser dinámicos y enfrentar las situaciones a medida que se presentan para que no utilicemos los procesos que se utilizaban en la década de 1980, cuando no necesariamente imaginábamos todas las cosas que tenemos en la actualidad para abordar los problemas de hoy en día. Y eso también confirma que los procesos se deben revisar y actualizar, y debemos asegurar, al establecer estos procesos, en particular si se tienen por escrito, que dichos procesos se estén revisando periódicamente y pensemos: “¿Esto aún funciona? ¿Aún hacemos todas estas cosas?”
Quiero decir, con suerte, sí las estamos haciendo. Pero si no es así, entonces debemos asegurar que nuestros procesos reflejen lo que estamos haciendo, o que lo que estamos haciendo refleje nuestros procesos y que todo esté en orden. Bien, hemos enumerado algunos ejemplos aquí de cuando una persona podría entrar en conflicto con el deber de prudencia. Algunos de estos son lo contrario de algunas de las cosas que acabo de decir. Por ejemplo, no contratar a un experto cuando se tiene una brecha de conocimiento y no traer a alguien para ayudarnos porque, como lo he dicho, el deber de prudencia requiere de un experto prudente. Por ello, si tenemos una brecha de conocimiento, eso no será perdonado. La ignorancia no es una excusa ante el deber de prudencia. Por lo tanto, debemos asegurar que podamos cubrir cualquier área en la que no tengamos conocimiento.
Otro ejemplo, desde luego, sería tomar una decisión sin haber investigado todas las alternativas que existen. Repito, en esto podría intervenir el experto porque quizás no sepamos cuáles son todas las alternativas que existen. Por lo tanto, debemos traer a una persona para contratarla para que nos ayude a descubrir cuáles podrían ser todas esas alternativas y nos ayude a poder evaluar las diversas alternativas. Otro ejemplo sería no supervisar a nuestros delegados. Si delegamos autoridad a nuestro equipo de beneficios para que tome ciertas decisiones o incluso realice el pago de ciertos costos, debemos supervisarlos para asegurar que estén haciendo todo en consonancia con nuestras expectativas.
Otro ejemplo sería no dar un seguimiento a los documentos de gobierno. Una póliza de inversión podría ser uno de los documentos constitutivos del plan. Por lo tanto, estas son todas las cosas que se deben revisar periódicamente para asegurar que se esté haciendo todo lo necesario. Otro ejemplo sería, desde luego, no supervisar las inversiones, lo que también podría representar el incumplimiento de las declaraciones de política de inversión. Es muy importante que eso se haga con regularidad. Y desde luego, no documentar lo que se está haciendo. Ese es un problema no solo en cuanto al deber de prudencia, sino que además es un problema porque de verdad permite que gran parte de nuestro buen y arduo trabajo se desperdicie si no documentamos todas las cosas buenas que hemos estado haciendo para los participantes del plan.
Hemos incluido una pequeña tabla aquí. Estamos revisando algunos pasos que son verdaderamente básicos para intentar asegurar que tengamos un proceso de gobierno fiduciario adecuado. Por lo tanto, como mencionaba anteriormente, es necesario asegurar que todos nuestros documentos estén actualizados y seguirlos al pie de la letra, y modificarlos si no logran lo que se supone que debemos lograr o si ya no funcionan, para asegurar que estemos llevando un control de todo lo que estamos haciendo. Debemos llevar el registro de nuestras minutas. Y luego, por supuesto, debemos asegurar que estemos al día con todos los acontecimientos de la ley ERISA, como la ley Secure 2.0, en relación con nuestro tema anterior. Y con eso cedo la palabra a John, quien hablará de los fondos con fecha objetivo.
John G. Ferreira
Muy bien, Claire. Gracias. Permítanme retroceder un poco de cierta manera, y esta es en realidad la segunda viñeta de esta diapositiva. Nuestro bufete tiene uno de los despachos más grandes y más activos del país en cuestiones de litigios relacionados con la ley ERISA. Los despachos de defensa y nuestros litigantes ERISA han estado absurdamente ocupados en años recientes debido a que muchos bufetes jurídicos ahora se han dedicado a demandar a los comités de fiduciarios de planes y compañías al alegar que las diversas cosas que están haciendo con respecto a sus planes 401(k) no son prudentes y que violan los deberes fiduciarios de la ley ERISA y, como resultado, los participantes tienen menos dinero en sus cuentas de lo que podrían tener.
Y hay todo tipo de maneras diferentes en que surgen esos reclamos. A menudo, los costos de contabilidad son objetados por considerarse demasiado elevados. Hay varias objeciones que se realizan con respecto a los fondos de inversión que se han puesto en la lista. Son muy costosos, en particular si forman parte de una clase de acciones más costosas que de otro modo podría estar a disposición del plan, o simplemente no tienen un buen rendimiento en comparación con otros fondos, sin importar si son fondos activos del mismo tipo o fondos pasivos o índices. Los abogados de los demandantes han estado entablando estas demandas en todas partes, cientos de ellas en realidad, en los últimos años. Y de cierta manera esa es la meta definitiva, probablemente el no ser demandado. La meta definitiva si usted está en un comité fiduciario, por ejemplo, o si es un fiduciario de un plan, es ponerse en la mejor posición para que pueda defenderse a sí mismo si eso ocurre en algún momento.
Y una de las cosas que quiero señalar es que cuando estas demandas empezaron hace 10 o 15 años, usualmente estaban dirigidas a los planes verdaderamente grandes, porque es en los que se encontraba la mayor parte del dinero y, cuanto más grande era el plan, mayor sería el objetivo que tenían para el litigio. Sin embargo, en años recientes, se ha observado cada vez con mayor frecuencia que estos planes descienden en el mercado mientras otros bufetes jurídicos de cierta manera se han involucrado en esto y han sido capaces de tomar los reclamos entablados contra los planes grandes y de cierta manera los copian y los dirigen a los planes cuyo tamaño es más modesto. Por ello, no hay que caer en la trampa de pensar, “Oh, nuestro plan no es un plan de una compañía Fortune 100. Simplemente no es lo suficientemente grande para que alguien le preste atención”. Jamás se debe hacer esa suposición. Por lo tanto, el buen gobierno y las buenas prácticas fiduciarias son importantes para los planes de todos los tamaños.
Y en particular, lo que hemos observado en años recientes es el enfoque real que estas demandas ponen en los fondos con fecha objetivo. ¿Y por qué? Bien, la inscripción automática y el incremento automático con incumplimiento de los fondos con fecha objetivo se han vuelto más y más ubicuos. Y como lo discutiremos en relación con la ley Secure 2.0, eso va a aumentar aún más. El hecho es que una cantidad cada vez mayor de dinero se está dirigiendo a esos fondos. Entonces, si desea demandar, el mejor tipo de objetivo para su demanda serán, valga el juego de palabras, los fondos con fecha objetivo, porque es en ellos donde está el dinero. Y es por eso que queríamos dedicar algunos minutos a hablar de los fondos con fecha objetivo y de las mejores prácticas o las prácticas recomendadas sobre cómo supervisar dichos fondos. Y nuevamente, ayudar a evitar cualquier posible exposición en el litigio.
Estos de hecho son consejos sobre cómo lidiar con los fondos con fecha objetivo derivados en general de la opinión del Departamento de Trabajo en cuanto a cómo se deben supervisar las inversiones en general. Por ejemplo, al elegir el conjunto de fondos con fecha objetivo, debe asegurar que no simplemente esté analizando el conjunto de fondos con fecha objetivo y comparándolo con un grupo de otros conjuntos de fondos con fecha objetivo del mismo tipo, sino que debe retroceder primero y analizar la demografía y el comportamiento de sus participantes, así como otros factores que podrían tener un impacto, por ejemplo, cuán agresiva o conservadora debería ser su estrategia de trayectoria de deslizamiento en el conjunto de fondos con fecha objetivo que seleccione. Por ejemplo, ¿su compañía tiene un plan de pensión al igual que un plan 401(k)? Ese podría ser un factor verdaderamente importante al momento de determinar cuán agresivo o conservador debe ser el trayecto de deslizamiento.
¿Cuál es la demografía de su grupo? ¿Cuál es el monto de su salario en general? ¿Cuál cree usted que sea la cantidad que ellos esperen ahorrar? Repito, todos estos datos se tienen en cuenta en la forma en que la trayectoria de deslizamiento encajaría en su fuerza laboral. Y esto es algo que no simplemente debe definir y olvidarse de ello, como solía decir Ron Popiel. Debe revisar periódicamente el conjunto de fondos con fecha objetivo que ha implementado para asegurar que no haya habido cambios en su demografía. Tal vez su plan de pensión haya estado congelado desde que implementó el conjunto original de fondos con fecha objetivo. Tal vez la fuerza laboral haya cambiado debido a los diferentes cambios que ha habido en la manera de dirigir su empresa. Por ello, en realidad debería ser un proceso continuo de cierta manera. Pero lo que hemos recomendado en general es que mientras la supervisión de los fondos con fecha objetivo deben formar parte de su proceso normal al igual que la supervisión de todos los demás fondos, que quizás cada cierto número de años, realice un análisis a mucha mayor profundidad de su conjunto de fondos con fecha objetivo para ver cuál es el desempeño de este.
Debe dar un vistazo a lo que está disponible en el mercado, ya que todo el tiempo aparecen nuevas opciones en línea. Y debe hacer un estudio para asegurar que tenga el conjunto de fondos correcto en su oferta. Asegúrese de conocer los cargos y gastos, ya que siempre son un problema potencial en los litigios. Determine si algo que no sea un fondo estándar podría ser más adecuado. Utilice toda la información comercialmente disponible a su disposición. Y repito, tal como Claire lo señaló, asegúrese de documentar todas las cosas que esté haciendo en este sentido para que, si lo demandan, Dios no permita que eso suceda, entonces podamos defenderlo de una mejor manera porque podremos señalar un registro que demuestre que usted hizo las cosas correctas y pensó en las medidas adecuadas.
Otro problema que de cierta manera se considera un problema persistente con respecto a los fondos con fecha objetivo es comunicar a los participantes qué son estos fondos y cómo funcionan. Con frecuencia se da el caso de que si analiza su población de participantes, se dará cuenta que los participantes no necesariamente están utilizando los fondos con fecha objetivo de la manera en que se supone que deben hacerlo. Se supone que dichos fondos deben ser la única canasta en la que se deben poner todos sus huevos. Y eso está bien, porque ese fondo en sí está muy diversificado. Está estructurado de tal manera que se supone debe tener su propia trayectoria de deslizamiento, un enfoque más conservador a medida que las personas se acercan a la jubilación. Entonces, la idea es que si usted no se siente cómodo al seleccionar su propia combinación de inversiones, ponga todo en un fondo con fecha objetivo, pero invariablemente nos damos cuenta, si analizamos el comportamiento real de los participantes, que es posible que tengan múltiples fondos con fecha objetivo en los que han invertido, o un fondo con fecha objetivo y otros fondos en los que han invertido.
Y en realidad, esa no es la manera correcta de utilizar dichos fondos. Por ello, es importante pensar en el tipo de comunicación que puede ofrecer a sus participantes para que comprendan cómo se supone que se deben utilizar los fondos con fecha objetivo. Y hacer comparativos, ese es un desafío real porque los fondos con fecha objetivo no son como los demás fondos, por lo que es difícil encontrar una comparación entre elementos que son iguales, porque existen diferentes inversiones subyacentes, pasivos versus activos y diferentes estrategias de trayectoria de deslizamiento. Existe todo tipo de maneras en las que cada conjunto de fondos es distinto de otros, por lo que simplemente compararlos entre sí no es para nada fácil. Entonces, eso es algo a lo que se debe dedicar algo de tiempo de reflexión mientras lleva a cabo el proceso de supervisión.
Ahora hablemos de los litigios de fondos con fecha objetivo. Como ya lo he mencionado, se han entablado todo tipo de demandas en general con respecto a los planes 401(k), pero en particular, ha habido un número de casos que objetan las opciones de fondos con fecha objetivo. Y además hubo un conjunto en particular de fondos con fecha objetivo gestionados de manera pasiva que BlackRock ofrece. Y hubo un número de planes que tenían esos fondos con fecha objetivo en su oferta y fueron demandados, creo que una docena de ellos, más o menos. Y el hecho es que esos fondos son buenos. Tienen cargos bajos. Su rendimiento es razonablemente bueno, pero los demandantes seleccionaron un periodo durante el cual les iba muy, pero muy bien a las acciones en los mercados, y los fondos de BlackRock tienen una trayectoria de deslizamiento más conservadora de la que tienen algunos otros fondos. Y luego seleccionaron algunos otros fondos que tenían una trayectoria de deslizamiento más agresiva, un par de fondos que eran pasivos, otros que eran activos, y dije: “Oh, vean el mejor rendimiento que estos tuvieron durante este periodo de cinco años”. Obviamente, no era prudente tener fondos de BlackRock.
Ahora bien, ese de cierta manera es un argumento sin sentido y afortunadamente casi todas esas demandas han sido desestimadas, salvo una excepción, pero creo que esa también podría terminar siendo una victoria para los demandados. Pero ese es un ejemplo de cómo los abogados de los demandantes buscan este tipo de objetivos. Y ha habido otros conjuntos de fondos con fecha objetivo que se han vuelto en objetivos y que han sido objetados, me disculpo por seguir utilizando la palabra objetivo. Y en ocasiones se trata de fondos personalizados. Puede tratarse de fondos que son relativamente nuevos y no tienen una gran trayectoria. Hay fondos que fueron objetados porque tenían ciertas clases de activos alternativos que no tuvieron un buen rendimiento. Y el alegato fue, por ejemplo, que no se debía invertir en esos fondos porque no eran inversiones adecuadas para un plan 401(k) como lo es el capital privado. Entonces, nuevamente, se espera que este sea un problema continuo debido a la cantidad de dinero que ingresa a estos fondos. Y con esto, vuelvo a ceder la palabra a Claire, quien nos hablará de la seguridad cibernética.
Claire Bouffard
Gracias, John. Queríamos dar un pequeño repaso de los antecedentes rápidamente. Como Chris lo había mencionado, este problema de seguridad cibernética ha existido y se ha propagado desde hace un tiempo. Por ello, solo queríamos hablar un poco más de la situación y las cosas que los fiduciarios podrían considerar al establecer un proceso prudente en torno a la seguridad cibernética. Incluso durante la pandemia, creo que prácticamente desde el inicio de la pandemia, se empezó a observar un incremento en los incidentes de filtración, robos, cosas de ese tipo, porque los planes de jubilación son grandes fondos de dinero y, como tales, desafortunadamente son objetivos atractivos para los delincuentes. Puede tratarse de ciberdelincuentes o personas que intentan llegar a los participantes para vulnerar la información de los participantes. Entonces, alguien que roba la contraseña de un participante, por ejemplo, lo cual es muy difícil controlar para el plan mediante otras cosas que no sean la educación del participante. Pero todas estas son maneras en las que los delincuentes han intentado enfocarse en los planes de jubilación para intentar acceder a los fondos de los participantes.
El Departamento de Trabajo emitió directivas sobre seguridad cibernética. Se trató de las primeras directivas de seguridad cibernética que emitieron en abril de 2021. Constaban de tres partes diferentes. La primera parte se dirigía directamente a los patrocinadores de los planes y decía, “estas son algunas cosas que los patrocinadores de los planes deben considerar con respecto a los procedimientos de seguridad cibernética”. Y luego decía, había una segunda parte que se dirigía directamente a los proveedores de servicios. Esta decía, “estas son algunas medidas que los proveedores de servicios deben considerar”. Y esas directivas también son útiles para los patrocinadores de los planes, aunque están dirigidas a los proveedores de servicios, porque indican algunas de las áreas en las que el Departamento de Trabajo se interesa y las medidas que el Departamento de Trabajo considera adecuadas. Entonces, en calidad de fiduciarios del plan, los fiduciarios pueden ver la lista y decir, “Bien, ¿cómo confirmamos si nuestros proveedores de servicios están haciendo todas estas cosas?” Presentan algunas medidas útiles que podemos analizar para intentar establecer un proceso prudente en torno a la seguridad cibernética.
La tercera parte está dirigida a los participantes de los planes, y les ofrece algunas medidas que podrían tomar para intentar asegurar que estén llevando a cabo las medidas que pueden ayudar a asegurar las cuentas de su plan porque, evidentemente, incluso los fiduciarios del plan no pueden controlarlo todo. Si un participante del plan deja su contraseña en su escritorio junto a su computadora y dice “Aquí es donde se encuentra mi cuenta 401(k). Este es mi nombre de usuario y mi contraseña”. Y alguien se mete a la casa, en realidad no hay mucho que los fiduciarios del plan puedan hacer para abordar ese asunto. Por ello es importante dejar esta parte a los participantes del plan, y eso es algo que los fiduciarios del plan podrían considerar distribuir directamente a los participantes del plan para que puedan leerlo y asegurar que analicen y piensen en todas estas diferentes consideraciones de seguridad cibernética y cómo estas pueden ayudar a proteger sus cuentas.
En relación con las directivas del Departamento del Trabajo, el Departamento del Trabajo además ha comenzado a hacer muchas preguntas sobre la seguridad cibernética en las auditorías, y esto incluye solicitudes de entrega de documentación muy detallada y sólida que en ocasiones se refiere a partes muy técnicas de las directivas de seguridad cibernética y pruebas. Por lo tanto, reunir todas estas cosas puede implicar mucho trabajo si no se pueden conseguir fácilmente, y además resalta que el Departamento de Trabajo se enfoca en gran medida en esto. El último lugar en el que las personas de verdad han empezado a involucrarse en este sentido es con las aseguradoras de responsabilidad fiduciaria. También han empezado a hacer preguntas referentes a lo que los fiduciarios de los planes están haciendo en cuestiones de seguridad cibernética para intentar abordar tanto las amenazas como las directivas del Departamento de Trabajo, así como los litigios relacionados con esto, ya que ha habido varios litigios referentes a incumplimientos y, en particular, incluso el robo de los activos de jubilación.
Los hemos enumerado en las diapositivas, y sabemos que se les proporcionarán las diapositivas, por lo que permitiremos que las lean en su tiempo libre. Pero hemos enumerado los diversos consejos y sugerencias que ha dado el Departamento de Trabajo. En este caso, esto proviene de las directivas fiduciarias para patrocinadores de planes, así que los hemos enumerado aquí para que puedan revisarlos. También hemos enumerado los diversos consejos y sugerencias prácticas de las directivas para proveedores de servicios y, repito, no los vamos a leer todos. Les permitiremos que los revisen en su tiempo libre, pero queríamos enumerarlos aquí para poder dar inicio a algunas reflexiones e inspiración sobre cómo establecer el proceso prudente. Así que aquí tenemos las sugerencias que consideramos que los fiduciarios de los planes podrían elegir implementar como parte de un proceso prudente.
Y la mayoría de los primeros pasos básicos que tenemos aquí en realidad se centran en lo que están haciendo los proveedores de servicios, ya que muchos de ellos tienen acceso directo a muchos de los datos de los participantes. Los encargados de registros quizás son un ejemplo importante en los que ellos, o los administradores externos, interactúan directamente con los participantes y tienen mucha de la información específica de los pacientes. Entonces, cuando se negocian nuevos contratos que afectan al plan, a los activos del plan y a los datos de los participantes, se debe revisar esos contratos para ver lo que dicen con respecto a la seguridad de la información.
¿Cuáles son los procedimientos que se están siguiendo? ¿Están siguiendo las directivas del Departamento de Trabajo? ¿Están haciendo algo más? ¿Qué hacen si se presenta un incumplimiento en particular? Eso es algo que se aborda en las directivas del Departamento de Trabajo, pero en realidad es algo en lo que se enfocaron, incluso en las auditorías y solicitudes de auditoría, ¿ha habido algún incumplimiento? ¿Cómo manejaron tal incumplimiento? ¿Cómo fue el acercamiento con los participantes? Todas estas son consideraciones muy importantes. ¿Qué se hizo para remediarlo? ¿Se estaba monitoreando su crédito? Todas esas cosas. Además de negociar nuevos contratos, quizás también deba revisar sus contratos existentes y ver lo que dicen, en particular si han estado pendientes desde hace mucho tiempo, y en particular si han estado pendientes desde antes de la emisión de las directivas del Departamento de Trabajo.
Otra cosa que se debe hacer, que no necesariamente se relaciona específicamente con los proveedores de servicios, aunque esto es algo que también podría verificar, es revisar la cobertura de seguro, es decir, tanto la cobertura que tienen los proveedores de servicios como la cobertura que tienen los fiduciarios del plan y el patrocinador del plan que pueda brindar protección contra eventos de seguridad cibernética a fin de asegurar que se cuente con estos tipos de respaldos para los participantes y beneficiarios. También podría valer la pena considerar distribuir algún tipo de cuestionario o lista de verificación ya sea a los proveedores de servicios o incluso al personal de tecnologías de la información interno de la empresa y preguntar, “¿qué están haciendo con respecto a todas estas cosas?” Este es un conjunto de preguntas diferentes que el Departamento del Trabajo incluso nos dio y que podríamos considerar preguntar. Tal vez podemos seguir adelante y hacer esas preguntas en una lista de verificación o cuestionario.
Y luego, algunas otras medidas mejoradas que podría valer la pena considerar podrían ser la revisión de las protecciones de seguridad de datos de la compañía. Muchas compañías ya cuentan con protecciones especializadas y profundas bastante sólidas en esta área. Por lo tanto, existen recursos que los fiduciarios de los planes podrían aprovechar internamente y usarlos para asegurar que todo esté funcionando como debería. Con suerte, los fiduciarios de los planes no tienen que empezar de cero. Ya se ha implementado algo que con suerte está funcionando muy bien para proteger los diversos rubros de datos que la compañía tiene, es decir, todos los datos de recursos humanos. También puede valer la pena considerar si existen medidas de protección adicionales, ya sea con los proveedores o en cualquier otra parte, que se podrían habilitar. Por ejemplo, si no se cuenta con autenticación multifactorial habilitada, ¿por qué no? ¿Se podría habilitar ahora? ¿Eso beneficiaría a los participantes y a los beneficiarios?
Podría valer la pena considerar la capacitación interna, ya sea para la compañía en su totalidad o únicamente para el departamento de recursos humanos en cuestiones de seguridad cibernética. Tal vez ya exista capacitación corporativa, pero quizás hay algo especial que podríamos hacer para las personas del departamento de beneficios. Tal vez hay algo fundamentalmente distinto con respecto a los tipos de datos de los empleados y las cosas que ellos manejan sobre las cuales deberíamos capacitarlos. Otra cosa que podría valer la pena considerar es una póliza única de seguridad cibernética integral que cubra todo. En algunos casos, podría tener en cuenta las diversas pólizas de los proveedores de servicios. Podría hablar de las medidas que tomamos a fin de trabajar para lograr que las pólizas de los proveedores de servicios estén logrando lo que necesitamos, o cómo evaluar si están logrando lo que necesitamos. También puede aprovechar los procedimientos internos propios de seguridad cibernética de la compañía como otro ejemplo, aunque solo presentaría las medidas y las cosas que los fiduciarios de los planes harían para asegurar que hayamos creado un buen proceso para que los participantes y los beneficiarios mantengan sus fondos de jubilación tan protegidos como sea posible.
De cierta manera ya había hecho referencia a esto, pero otra cosa sería educar a los participantes. Ya sea mediante la distribución de directivas de seguridad cibernética o quizás realizar algún tipo de sesión informativa para los participantes para que lo recuerden. Creo que muchos de ellos probablemente son conscientes de las amenazas de seguridad cibernética en general, pero esta amenaza es latente. En ocasiones se relaciona con los planes de jubilación. Simplemente se debe asegurar que se mantengan atentos y ayuden en el proceso de proteger sus cuentas. Y con esto, cederé la palabra a John para que hable de las primeras disposiciones de nuestra Ley Secure 2.0.
John G. Ferreira
Muy bien, Claire. Gracias. Solo quería mencionar rápidamente las cosas de las que vamos a hablar, no cada una de ellas, pero estas son algunas de las disposiciones de la Ley Secure 2.0 que entraron en vigor este año. Así que ahora están presentes y tenemos que lidiar con ellas. La transferencia automática, los incentivos mínimos, la inscripción automática y la escalación, la Rothificación de las contribuciones, aunque se había pospuesto un poco, los empleados a tiempo parcial a largo plazo. Y luego hay un montón de otras directivas. Abarcaremos algunas de esas aunque no todas, pero obviamente responderemos a cualquier pregunta que las personas tengan, así que continuemos.
¿Qué es la transferencia automática? Es un tipo de concepto muy interesante, pues es uno de esos problemas importantes que afectan a las personas cuando llegan a la edad de jubilación, la fuga. La idea de que, cuando se cambian de un empleo a otro, si su dinero se saca del plan 401(k), ¿se deposita en una cuenta IRA? ¿Se deposita en el plan sucesor del empleador? Puede presentarse la tentación de conservar una parte del dinero, utilizarlo para cubrir necesidades actuales, y ese tipo de fuga de verdad afectará a esas personas cuando lleguen a la edad de jubilación. Por lo tanto, la idea es intentar estimular y solucionar el proceso de asegurar que el dinero permanezca en inversiones. Y una de las maneras en que se puede lograr eso es al crear este tipo de sistema para transferir el dinero automáticamente. Si usted se cambia de una compañía a otra, el dinero será transferido, y eso es algo que se va a implementar.
Por lo tanto, hay proveedores de servicios de transferencia y básicamente lo que hacen es emparejar la cuenta IRA de reinversión predeterminada de un participante con su plan de jubilación ante el nuevo empleador, y transfieren el saldo al plan del nuevo empleador. Entonces, por ejemplo, si el dinero se reinvierte debido a que se encuentra por bajo del límite de cobro, que actualmente es de $7,000 y se deposita en una cuenta IRA de reinversión, y luego dicha persona cambia de empleo, el dinero se puede sacar directamente de la cuenta IRA para depositarlo en el plan de ese empleador para permanecer con el participante y simplemente seguir acumulándose.
Ahora bien, ambos planes deben estar inscritos en el servicio. Se debe notificar y avisar a los participantes lo siguiente: “Si no quiere que esto suceda, avísenos”. Hay ciertos requisitos de proveedores de servicios para las personas que actúan en calidad de intermediarios, aunque no recibimos propuestas de regulaciones en este sentido sino hasta fechas muy recientes. Sin embargo, creemos que esto se va a volver más ubicuo a medida que pase el tiempo y a medida que un número cada vez mayor de compañías se inscriban. Y como ya lo he mencionado, se espera que esto asegure que el dinero de las personas les siga de un empleo a otro.
Incentivos mínimos. El antecedente de esto es que en las regulaciones de los planes 401(k) siempre ha existido la regla de que usted no puede hacer nada para incentivar que alguien deposite su dinero en un plan 401(k) que no sea el hecho de darles una contribución equivalente. Cualquier otro tipo de incentivo estaría prohibido. La Ley Secure 2.0 realizó un cambio interesante a esa regla. Y dice que puede ofrecer incentivos mínimos para convencer a las personas para que se inscriban. Puede darles pequeñas recompensas, por así decir. Y ahora hemos recibido directivas en enero, en las cuales se aclara exactamente cómo se supone que debe funcionar eso. El incentivo no puede tener un valor superior a $250, lo cual es una cantidad de dinero razonable.
Por ejemplo, puede proporcionar tarjetas de regalo a manera de incentivo, pero solo se pueden ofrecer por elegir un aplazamiento inicial, no por aumentar un aplazamiento. Es para convencer a las personas que se inscriban en su plan, tal vez usted no ofrezca inscripción automática, por lo que no se inscribieron originalmente y no se han inscrito por cuenta propia. Tal vez se dieron de baja del plan después de haberse inscrito originalmente y usted desea intentar que vuelvan a inscribirse. Y se puede hacer a plazos, dependiendo de los aplazamientos continuos, para que usted pueda decir, “Si se inscribe, le ofreceremos esto. Si sigue inscrito después de seis meses, le ofreceremos esto”. Esto se hace para que las personas no simplemente se inscriban para recibir la tarjeta de regalo y luego se den de baja de inmediato.
Ahora bien, estos incentivos se considerarán como parte del salario a menos que estén sujetos a una excepción en virtud de las reglas de beneficios adicionales mínimos. No tenemos tiempo para explicar todo eso pero, por ejemplo, una tarjeta de regalo Visa de $200 se consideraría incluible en su salario, y usted tendría que incluirla en la nómina y realizar el informe y la retención correspondientes. Sin embargo, hay otros incentivos que usted puede proporcionar que no se considerarían parte del salario.
Hablando de la inscripción automática, esto es un tanto interesante. La inscripción automática ha sido un enorme beneficio para convencer a las personas para que participen en estos planes, es decir, personas que tal vez de otro modo no habrían participado. La inercia es una característica verdaderamente positiva de estos planes, ya que lleva a las personas a donde se supone que deben estar. El congreso no quería obligar a las compañías que ya tenían un plan 401(k) a que comenzaran a realizar la inscripción automática de las personas si no lo habían estado haciendo antes. En lugar de ello, quieren que la regla sea, y en sí la regla es, que si realiza la apertura de un nuevo plan, este tiene que incluir una disposición conforme a la cual usted realizará la inscripción automática de las personas cuando menos en un 3 % al momento de la contratación, con un máximo de 10, y escalará automáticamente al 1 % por año hasta llegar al 10 % o un porcentaje incluso mayor, pero con un 15 % como máximo. Y ahora ese es un requisito para cualquier plan nuevo.
Ahora bien, una de las cosas para las que esperábamos directivas y para las que ahora contamos con directivas, es, “Bien, ¿qué significa decir que un plan es nuevo? Por ejemplo, qué sucede si realizamos la escisión de un plan porque vendemos una parte de nuestra empresa y creamos un plan separado para esa parte de la empresa? ¿Se trata de un plan nuevo?” Y la respuesta es no. ¿Qué sucede si fusionamos dos o más planes que estén sujetos a los requisitos? Entonces estos planes están sujetos a los requisitos posteriores a la fusión. Si se fusionan dos o más planes que no estén sujetos a los requisitos, entonces el nuevo plan fusionado no estará sujeto a tales requisitos.
Y luego, es un poco más complicado si tiene un plan que esté sujeto a los requisitos, ya que se estableció, después de 29 de diciembre 2023, para uno o más de los planes que no estén sujetos a los requisitos, que el plan sucesor por lo general estará sujeto a tales requisitos con una excepción limitada relacionada con los planes adquiridos. Repito, esas son las reglas referentes a la inscripción automática. Obviamente, incluso un gran número de planes que han existido desde hace tiempo ya han adoptado la inscripción automática, y como ya lo he mencionado, eso definitivamente ha ayudado a aumentar la participación de dichos planes.
Rothificación de las contribuciones del empleador. Ahora se permite que los patrocinadores de los planes permitan que los empleados opten por obtener sus contribuciones sobre una base Roth. Y no se ha observado la adopción de esto en gran medida, pero ahora hay algunas directivas en el aviso recién publicado que ha contestado algunas de las preguntas que teníamos al respecto. A la luz de ello, es posible que se observe una mayor adopción ahora. Y, a propósito, una de las cosas que el aviso hace, y hay una propuesta de ley de correcciones técnicas que también hará lo mismo, es que la Ley Secure 2.0 eliminó accidentalmente algunas de las disposiciones del código fiscal, permitiendo la realización de contribuciones adicionales.
Por lo tanto, el IRS dijo, “No se preocupen por ello, se va a corregir”. Y de hecho, es muy probable que el congreso lo corrija. Por lo tanto, no hay problema con las contribuciones adicionales. Sigue habiendo algunas preguntas abiertas sobre la reclasificación de las contribuciones antes de impuestos como contribuciones sobre una base Roth. Pero básicamente, la manera en que funcionaría es que un año un empleado decida, “quiero que mis contribuciones equivalentes se realicen como contribuciones Roth”. Y el requisito de que esas contribuciones hayan sido otorgadas no provocará que el plan no pase la prueba de no discriminación. Y básicamente, si las personas deciden que sus contribuciones equivalentes sean tratadas como contribuciones Roth, entonces el monto de dichas contribuciones sería gravable durante el año en que se realicen. Eso se declara usando un formulario 1099-R tal como si fuese una distribución del plan, y no está sujeta a FICA ni FIA. Claire, no puedo recordar esto, ¿continúa usted o lo hago yo?
Claire Bouffard
Yo. Yo me encargo. Gracias, John.
John G. Ferreira
Voy a ceder la palabra a Claire.
Claire Bouffard
Ahora bien, con respecto a los empleados a tiempo parcial a largo plazo, primero queríamos resaltar que bajo la Ley Secure 1.0, tuvimos la primera repetición de reglas para empleados a tiempo parcial a largo plazo, y después tuvimos una segunda repetición bajo la Ley Secure 2.0. Por lo tanto, en virtud de la Ley Secure 1.0, estuvimos bajo la regla de tres años. Si un empleado tiene 500 horas de servicio durante cada uno de los tres años consecutivos, deben ingresar al plan exclusivamente para el propósito de realizar aplazamientos. No es necesario que reciba contribuciones del empleador, pero sí necesita tener la posibilidad de realizar aplazamientos en su plan 401(k). Y esa disposición solo tomó en cuenta los años de servicio posteriores a 1ro de enero 2021, lo que significó, por consiguiente, que lo más temprano que alguien podía integrarse al plan fue en 1ro de enero de 2024. Por lo tanto, esa disposición entró en vigor de manera efectiva. Así pues, pudimos haber tenido nuestra primera ronda de empleados a tiempo parcial a largo plazo que pudieron haberse integrado incluso desde 1ro de enero de 2024.
En virtud de la Ley Secure 2.0, tenemos la regla de dos años. Si un empleado tiene 500 horas de servicio o más en cada uno de los dos años consecutivos, necesitaría ingresar al plan, repito, únicamente con el propósito de realizar aplazamientos. No necesitaría recibir contribuciones del empleador, pero tuvimos un poco de tiempo extra en ese sentido porque solo estábamos tomando en cuenta los años de servicio posteriores, por lo que, bajo la regla de dos años, los empleados podrían integrarse incluso desde 1ro de enero 2025. Recibimos propuestas de regulaciones en noviembre que ofrecieron algunas aclaraciones útiles sobre varias de las preguntas abiertas referentes al cargo del empleado a tiempo parcial a largo plazo. Por lo tanto, hemos destacado algunas de esas preguntas aquí y algunas de ellas tuvieron desarrollos positivos y algunas no tanto.
Ahora bien, lo primero es un desarrollo positivo, es decir, el hecho de que muchos empleadores cuestionaron, “¿Qué debo hacer si formo parte de un plan de tiempo transcurrido? No cuento las horas de servicio ni nada, y ahora me dicen que tengo que monitorear las horas de servicio para ver si alguien es un empleado a tiempo parcial a largo plazo y se debe incorporar al plan. Eso es muy engorroso. Quizás incluso se debería considerar simplemente permitir que todos se integren al plan en lugar de tener que monitorear las horas de servicio solo de estas personas en particular”. Bien, las regulaciones aclaran que los planes que recurren al tiempo transcurrido no tienen que hacer el cambio para hacer el conteo de horas. Pueden continuar utilizando sus reglas de tiempo transcurrido. La única aclaración en este sentido es que los empleados que se integren bajo el esquema de tiempo transcurrido no son empleados a tiempo parcial a largo plazo. Por lo tanto, cualquier tipo de alivio de prueba especial que el plan haya querido aprovechar en el caso de las personas pertenecientes a este grupo no estaría disponible porque dichas personas se integraron conforme a los términos normales del plan, así que no cuentan como empleados a tiempo parcial a largo plazo.
Otra parte que es un tanto útil es que el periodo de medición para determinar si el empleado a tiempo parcial a largo plazo ha cumplido las 500 horas de servicio puede cambiar del año de aniversario del empleado al año del plan. Pero en esencia de cierta manera esto se tiene que hacer haciendo un conteo doble. Eso significa que los empleados podrían integrarse un poco más rápido si usted lo hace de esa manera, en comparación a si continúa permitiéndoles integrarse en el periodo de aniversario.
Uno de los efectos secundarios negativos de las regulaciones propuestas es que estas aclaran que las disposiciones especiales de antigüedad que se aplican a los empleados a tiempo parcial a largo plazo, que es por lo que necesitan adquirir un año de antigüedad de servicio cada año en el cual tengan 500 horas de servicio. Eso se sigue aplicando a las personas que son empleados a tiempo parcial a largo plazo, incluso después de incorporarse al plan para otros propósitos.
Por lo tanto, si me integro al plan en calidad de empleado a tiempo parcial a largo plazo, pero luego acumulo 1,000 horas de servicio incluso para años futuros, debo obtener un año de antigüedad de servicio para cada año en el que tenga 500 horas de servicio. El monitoreo de esas personas no se detiene simplemente porque se vuelven elegibles como una persona que no es un empleado a tiempo parcial a largo plazo. Y luego, nuevamente, como lo mencioné antes, si usted se vuelve elegible porque no es un empleado a tiempo parcial a largo plazo por algún otro motivo, por ejemplo, el plan simplemente admite a todo mundo, usted no puede ser separado para los propósitos del alivio de prueba de no discriminación.
No explicaremos todas estas, pero queríamos enumerarlas, tanto en esta diapositiva como en la siguiente. Son varias disposiciones que entran en vigor por primera vez en enero de 2024. Creo que una de estas es la más popular, definitivamente, y supongo que es la menos controversial de muchas maneras, es decir, la relacionada con el incremento al límite de cobro. Esto aumenta el pequeño beneficio límite de cobro de las cantidades que se pueden cobrar sin el consentimiento de un participante de $5,000 a $7,000. Y esas cantidades se deben enviar a una pequeña IRA pensando en relación con algunas de las partes de transferencia automática de la ley Secure 2.0. Creo que esa es una disposición en la que se ha observado mucho interés y que muchos consideran adoptar por ser relativamente sencilla.
También tenemos la capacidad de proporcionar contribuciones equivalentes en pagos de préstamos estudiantiles, lo cual es algo que interesaba inicialmente a muchos patrocinadores de planes, pero creo que se ha observado un poco menos de interés, quizás debido a la pandemia y al hecho de que las cosas se volvieron un poco agitadas. Pero esto permitiría que las contribuciones equivalentes en pagos de préstamos estudiantiles se consideren contribuciones equivalentes, lo que eliminaría muchas preocupaciones que agobiaban a la comunidad de patrocinadores de planes cuando surgió por primera vez la idea de tener algún tipo de contribución del empleador que se otorgara a los participantes de los planes que optaran por pagar sus préstamos estudiantiles en lugar de hacer aplazamientos en el plan 401(k). Por lo tanto, ese podría ser un beneficio verdaderamente útil e interesante para ofrecerlo a los empleados.
John G. Ferreira
Bien, Claire, creo que en particular hubo todos estos tipos de suspensiones que el gobierno federal había implementado para las personas que tienen que reembolsar sus préstamos estudiantiles. Eso también significaba que había una menor presión para que los empleadores consideraran este beneficio, pero ahora dichas suspensiones básicamente se han eliminado, por lo que ahora las personas han tenido que volver a reembolsar sus préstamos estudiantiles. Por lo tanto, ahora las personas podrían tener un mayor interés en esto.
Claire Bouffard
Definitivamente. Y algunas de las demás disposiciones incluyen varias opciones para realizar retiros que ya están disponibles. Hemos anotado los retiros por gastos personales y maltrato doméstico como excepciones especiales al impuesto de penalización del 10 % y eventos de retiro especiales de los planes 401(k) que también podrían ser de interés. Y con esto, sé que dijimos que queríamos dedicar unos 10 minutos para responder preguntas. Chris, quizás debo cederle la palabra.
Christopher Dall
Genial. Gracias. Fue una maravillosa presentación. Estoy sorprendido por todo lo que pudieron abarcar en 50 minutos. Solo recomiendo a todos que por favor envíen sus preguntas a través de la pestaña de preguntas y respuestas. Hemos recibido excelentes preguntas mientras ha transcurrido el seminario web. Simplemente recomiendo a todos que sigan enviando sus preguntas. Voy a empezar con una pregunta que recibimos al principio de la presentación. Mencionaron la documentación de un proceso y el seguimiento de este con respecto a los fondos con fecha objetivo, el programa de inversiones. Incluso si el Departamento de Trabajo dice que es opcional, ¿es indispensable tener una declaración de política de inversión hoy en día?
John G. Ferreira
Sí. Definitivamente recomendamos que tenga una IPS. Cuando el Departamento de Trabajo realiza una auditoría, siempre solicita una copia de la IPS. Una de las cosas importantes, y consideramos que añade cierto rigor al tipo de sistema de gobierno, es la evidencia que compruebe que usted ha analizado la manera en que maneja el proceso de revisar las inversiones del plan, así como los cargos y gastos. Debe estar muy bien redactada de una forma muy meticulosa para que demuestre que se tiene un proceso sólido y que usted está pensando en todas las cosas correctas y está tomando todas las medidas correctas, pero debe seguirlo porque algunos tribunales han dicho que es un documento del plan. En virtud de la ley ERISA, en calidad de fiduciario, debe hacer lo que se estipula en los documentos del plan. Por ello, intentemos hacerlo de tal manera que no sea tan preceptivo y super detallado para que no cometa errores, pero debe ser lo suficientemente detallado para que demuestre que usted está haciendo lo que se supone que debe hacer. Por lo tanto, definitivamente recomendamos que tenga una IPS.
Christopher Dall
Genial. Gracias. Volviendo a algo que también vimos al principio de la presentación, Claire, usted mencionó el uso de activos incautados. Hemos recibido un par de preguntas. Obviamente, ha habido un incremento reciente en los litigios que abordan el uso de los activos incautados. Evitar la pregunta de si esos tienen mérito alguno hoy en día sería interesante en su opinión. ¿Hay mejores prácticas que recomendaría para los patrocinadores de planes hoy en día?
Claire Bouffard
Algo que podría tener sentido es analizar las disposiciones de su documento del plan en torno al uso de activos incautados y ver qué dicen. ¿Acaso dicen que primero utilizará los activos para hacer el pago de cargos y gastos? ¿Actualmente estamos haciendo lo que dicen las disposiciones? ¿Y son discrecionales o prescriben la jerarquía de cómo se deben usar los activos incautados? Y si eso no coincide con lo que desea hacer, entonces se debe pensar en si es necesario hacer cambios en ese sentido.
Christopher Dall
Genial. Gracias. Cambiando de tema nuevamente, ¿qué tan importante es designar a un miembro del comité debido a la responsabilidad requerida y al compromiso de quienes están involucrados en la supervisión? ¿Cómo se clasificaría en términos de estructurar un comité formal en lugar de delegar la responsabilidad de manera informal?
Claire Bouffard
Creo que es importante implementar, en particular si se trata de un miembro del comité, cierto tipo de delegación formal. En ocasiones se puede especificar según al cargo en el acta constitutiva o incluso en el documento del plan, o quizás se pueden firmar certificados de nombramiento formales que indiquen que comprenden que son fiduciarios, que son miembros del comité y que aceptan tales responsabilidades. Eso también ayuda a dejar en claro cuando va a eliminar a alguien del comité. Obviamente, en ese caso también debe mostrar formalidad. Si hay alguien a quien con suerte se vaya a eliminar por alguna razón inofensiva, por ejemplo, porque ya no va a trabajar en la compañía, o en cambio si ha hecho algo mal y no está cumpliendo las expectativas y existe un motivo para expulsarlo, entonces definitivamente es necesario asegurar que se haya documentado que en efecto esa persona ya no es un miembro del comité y que esa persona también lo comprenda.
Christopher Dall
Gracias. Esta pregunta es un tanto amplia. ¿Cuál es el asunto individual que genera la mayor cantidad de demandas y cuál es la razón? E incluso, ¿podrían tal vez enfocarse, por ejemplo, si fuesen a señalar ciertas áreas problemáticas a los patrocinadores de los planes en lugar de necesariamente analizar los litigios pasados?
John G. Ferreira
Claro. Creo que es casi una cuestión universal en estos casos que exista un alegato afirmando que los cargos de conservación de registros son demasiado altos. En muchos casos también agregan reclamos referentes a los fondos en sí, ya sea que se trate de un reclamo colectivo en cuanto a las acciones o simplemente un reclamo de cumplimiento, pero los cargos de conservación de registros de cierta manera son el elemento universal de estas demandas. ¿Qué observamos como resultado de todas estas demandas y cuál es nuestra recomendación? Básicamente, lo que recomendamos es que tenga un proceso para monitorear los cargos que está pagando por los servicios de conservación de registros y que esté implementando la realización de comparativos de forma anual. Tal vez tenga que conseguir un consultor que le ayude con ese proceso, eso es probable. Y quizás deba elaborar una solicitud de información o una solicitud de propuesta periódicamente.
Aunque reemplazar al encargado de registros puede ser un proceso muy difícil y tardado, si sale a hacer mercadeo periódicamente, por lo general ese es el mejor indicador con respecto a si está pagando lo que debería o si le están cobrando demasiado. Y como mínimo, si realiza una solicitud de propuesta, puede resultar útil que presione a su encargado de registros actual para que esté dispuesto a ofrecerle la mejor oferta que le pueda ofrecer. Y este es particularmente el caso a medida que su plan comienza a crecer con el tiempo. Cuanto más crezca el plan, mayor será la ventaja que tiene de obtener una mejor oferta de conservación de registros. Eso es algo que de cierta manera requiere un monitoreo constante. Nuevamente, y esto no es con el afán de ser excesivamente repetitivo, pero debe ser un buen proceso prudente en el que usted esté documentando la forma en que está asegurando que el plan no esté pagando demasiado por la conservación de registros.
Christopher Dall
Gracias, John. Voy a hacer una intervención egoísta que no tiene relación alguna con esto. Eso es algo que hacemos cada año para nuestros clientes en términos de ese comparativo de cargos. Y les sorprendería lo rápido que un encargado de registros está dispuesto a negociar si no pueden entender dónde usted vería el 50 % medio para una situación dada.
Vamos a parar aquí, pues solo faltan tres minutos para cubrir una hora. Gracias, John y Claire, eso fue fantástico. Siempre estoy impresionado por la cantidad de conocimiento que aportan. Quiero decir a los asistentes, en primer lugar, gracias por acompañarnos, y en segundo lugar, si desean continuar con la discusión, pónganse en contacto con su representante de PNC o llenen el formulario de contacto para reunirse con un miembro de nuestro equipo. Si buscan asesoramiento en cuanto a la ley ERISA, el bufete Morgan Lewis es uno de los mayores activos del sector. Les recomiendo ampliamente que se comuniquen con ellos.
Y mencionaré un último elemento de administración. Después del seminario web, se les dirigirá a una encuesta rápida en la que pueden darnos sus comentarios y hacer preguntas adicionales. Eso nos ayudará a adaptar el siguiente seminario web y asegurar que de cierta manera cumpla sus expectativas. Se realizará una retransmisión. Las diapositivas y demás se proporcionarán después del seminario web. Y solo quiero agradecer nuevamente a todos por su tiempo. Gracias y que estén bien.
Ian
Gracias, Chris. Gracias, John. Y gracias, Claire. Gracias a todos nuestros participantes por acompañarnos el día de hoy. Como lo ha mencionado Chris, por favor llenen la encuesta posterior al evento que aparecerá en su pantalla una vez que concluya el evento. Se los agradeceremos enormemente y nos ayudará con los eventos futuros. Gracias una vez más y disfruten el resto de su día.
Hablemos
Nuestras soluciones se pueden adaptar para satisfacer tus necesidades particulares.
