Los temas de tendencia resumen las noticias, información y perspectiva sobre los asuntos que afectan a las empresas y a los líderes empresariales en la actualidad. Esta perspectiva se le proporciona para mantenerle al día sobre los desarrollos y tendencias más recientes que influyen en dichos temas. Estos puntos de vista no necesariamente representan los puntos de vista y opiniones de PNC. Para investigar más a fondo estos temas, por favor, consulte las fuentes que se citan en este artículo.

¿Está buscando una chispa de inspiración financiera? Tómese el tiempo de realizar una revisión integral de las oportunidades de eficiencia operativa. La reducción de costos es constante, pero podría estar pasando por alto oportunidades para investigar datos, reexaminar los procesos establecidos o solicitar perspectivas del personal de primera línea. Estas ideas deben mantenerle ocupado hasta bien entrado el próximo trimestre.

No solo aminore la carga, automatice

Pasar una tarea rutinaria de los recursos internos a un buró de servicios o a un subcontrastista de procesos empresariales es un control de costos de eficacia comprobada, aunque es posible que deje intacta la ineficacia central. McKinsey identifica seis áreas de transacción financiera en las cuales las tareas se pueden automatizar por completo o casi por completo. Estas se enumeran en orden descendiente de las oportunidades de automatización:[1]

  • Operaciones de contabilidad general
  • Desembolso de dinero en efectivo
  • Administración de ingresos
  • Control financiero e informes externos
  • Impuestos
  • Planificación financiera y análisis financiero

“Según nuestra evaluación, los aspectos económicos de automatizar muchas actividades financieras ya son convincentes, ya que representan un éxito resonante en algunas áreas, inclusive si su desempeño es variado en otras”, escribió McKinsey. [1] A diferencia de una simple relación de subcontratación del proceso empresarial en el cual los insumos y la producción permanecen en gran medida sin cambios y solo cambia el costo, la automatización brinda los mayores beneficios cuando se empareja con los procesos sometidos a reingeniería.

Reinvierta sus ganancias

Recuerde que el dividendo de todo esfuerzo de eficacia operativa se debe reinvertir de manera tangible en alguna área de la organización.

Reducir la pérdida de tiempo, dinero u otros recursos representa solo la mitad de la ecuación: También necesitará reestructuralos. Por ejemplo, una encuesta de Ernst & Young sobre los flujos de caja optimizados del capital privado indicó una tendencia evidente: Las empresas exitosas reducen el tiempo que destinan a las tareas manuales de tesorería, recursos humanos y tareas operativas y redirigen dicha energía a los análisis avanzados, a las relaciones de inversión y la transformación de la empresa.[2]

Optimizar de manera continua

Los márgenes de auditoría y los procesos de revisión normalmente ocurren en horarios discretos y programados debido a que la vigilancia humana tiene sus límites. Los algoritmos cognitivos automatizados, los cuales son una rama de la inteligencia artificial, pueden monitorear continuamente las desviaciones e identificar las pérdidas, discrepancias o patrones que sugieren la posibilidad de mejorar. La proyección del dinero en efectivo y la administración de liquidez son objetivos prometedores y emergentes para la optimización continua que puede mejorar los costos, las relaciones con proveedores o los márgenes.[3] “El crecimiento de los datos estructurados, impulsado por los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) en combinación con el decreciente costo del poder informático libera nuevas oportunidades todos los días”, escribió McKinsey.[1]

Conozca su plazo

No hay nada mal con optimizar una fluctuación a corto plazo. Sin embargo, su planificación de eficiencia operativa debe tomar en cuenta si un beneficio tiene probabilidades de durar. Las simples optimizaciones de costos no tienen probabilidades de tener ventajas duraderas a largo plazo, lo cual explica en parte por qué los cambios de eficiencia que solo se basan en el costo rara vez generan beneficios para varios años.[4]

Considere la mano de obra

Centre su impulso de eficiencia en las habilidades y el personal que tiene a la mano. Las bajas tasas de desempleo en los países desarrollados, incluidos los Estados Unidos, crean un mercado sumamente estrecho para los nuevos talentos.[5] Todo impulso de eficiencia operativa que requiera habilidades con las cuales aún no cuenta puede implicar un mayor costo por las tareas de contratación o puede generar un retraso mayor al que contemplaba.

Siga buscando fuera de la organización financiera

Cuando se sienta conforme por haber aprovechado toda la eficiencia de la organización financiera, mire más allá de los cuatro muros de la organización. Ahí es donde se encuentran las siguientes grandes oportunidades. De acuerdo con una encuesta de McKinsey a Directores Financieros, el 41 % de los directores financieros ya tienen más compromisos fuera de la organización financiera que dentro de los confines tradicionales de su puesto.[6] Quienes pasaron su tiempo de esta manera fueron los que más se enfocaron en el liderazgo estratégico, la transformación de la organización y la administración del desempeño, todas las cuales son áreas que ofrecen oportunidades para mejorar la eficiencia en una escala mayor. Eso coincide con la manera en que los directores financieros ven que sus esfuerzos dan buenos resultados. En la misma encuesta, un mayor número de directores financieros citaron el liderazgo estratégico en lugar del trabajo tradicional en finanzas como el valor más grande que aportan a la organización.

Aplique mantenimiento preventivo, no solo correctivo

La eficiencia operativa automatizada está de moda, aunque puede generar resultados variados si la automatización crea sus propias ineficiencias al actuar demasiado rápido. Por ejemplo, verifique que los modelos de mantenimiento predictivo de su organización se enfoquen en las acciones preventivas no solo en los casos en los cuales la probabilidad de fallo sea elevada, sino cuando el costo de no actuar también sea considerable. PwC menciona, “El beneficio clave de este enfoque estriba en solo abordar las reparaciones que tienen el potencial de impactar significativamente la operación. Esto permite realizar mejoras de eficiencia sin aumentar considerablemente la frecuencia del mantenimiento, el costo de las reparaciones y el costo de reemplazar piezas”.[7]

Cómo iniciar una conversación

No permita que encontrar el presupuesto para acudir a un consultor externo impida su siguiente esfuerzo de eficiencia operativa. Quizá no necesite ayuda debido a que las ineficiencias más duraderas y notorias en su organización podrían ser un secreto a voces. Dan Morris, director administrativo de especialistas de transformación en Wendan Consulting, escribe que los empleados a menudo saben exactamente lo que les impide ser más eficientes. “Analice la manera en que las personas trabajan y analice la manera en que podrían trabajar más rápido y mejor. Hable con ellos sobre lo que los hace trabajar más lento y sobre lo que lo que no les gusta de su lugar de trabajo.”[8-9]

Comunique sobre la eficiencia

McKinsey señala que los retos más problemáticos en la búsqueda por décadas de encontrar la eficiencia irreprochable no tienen que ver con identificar brechas o proponer soluciones, sino con ganarse la confianza y la aceptación de los empleados.[10] Esto puede ocurrir cuando los líderes no comunican con claridad una razón convincente para realizar cambios y los empleados no son capaces de ver una explicación evidente, como en el caso de una recesión grave o de un cambio radical en el entorno regulatorio o competitivo. Si presiona a su equipo con demasiadas campañas de eficiencia sin brindar una historia convincente y sin contar con un enfoque de administración de cambio que incluya escuchar de forma activa, es posible que los empleados pierdan la concentración. “En tales casos, es posible que se establezca el ‘cansancio a la iniciativa’ o inclusive la desconfianza”, escribe McKinsey.

Cambio de la eficiencia al desempeño

Boston Consulting Group (BCG) considera que los líderes financieros ocupan un puesto transformacional que va más allá de la eficiencia tradicional, es decir, un puesto que se encarga tanto de la contención de costos como del desempeño corporativo. “En el caso de muchas compañías, las iniciativas de mejora operativa dirigidas a reducir la base de costos representan la manera más eficaz de aumentar los márgenes”, escribe BCG.[11] Según el punto de vista de BCG, el liderazgo financiero se encuentra en una buena y exclusiva posición para monitorear el desempeño corporativo general, compaginando hábilmente la preocupación por los costos, el desempeño y las expectativas de los accionistas, inclusive si los cambios propuestos parecen difíciles o radicales. Según BCG, “como el único asesor empresarial imparcial, el director financiero puede emplear la perspectiva de la generación de valor para estimular la eficacia del modelo operativo actual y moldear las prioridades para lograr un modelo operativo objetivo”.

Listos para ayudar

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