The ASU Group (ASU) es una compañía de servicios de gestión de reclamos y seguro propiedad de los empleados con sede en Okemos, Michigan.

Necesidad

ASU heredó un proveedor de pagos de reclamos mediante una adquisición en el 2018. El sistema del proveedor era adecuado, pero no alentaba a los operadores a realizar el cambio de los pagos basados en papel. Además, el proveedor aún requería que ASU administrara algunas tareas relacionadas con pagos, incluida la estresante presentación de formularios 1099. Además, el sistema carecía de flexibilidad para satisfacer las diversas necesidades de los proveedores de ASU, muchos de los cuales ahora prefieren los pagos electrónicos. Debido a estos defectos, ASU no se sentía obligado a cambiar sus líneas de negocio existentes para ese proveedor y continuó con sus procesos manuales.

PNC fue presentada a ASU durante la pandemia del COVID y desarrollaron una relación de confianza a lo largo de todo ese periodo de incertidumbre. Los líderes de ASU afirmaron que valoran las líneas de comunicación abiertas que permitieron que el proyecto de trabajar con PNC sea atractivo. El paso siguiente fue expandir su relación con una solución que transformaría sus procesos de remesas y pagos de reclamos en papel.

Solución

El equipo de PNC recomendó Pagos de reclamos y remesas (CPR), una solución única para desembolsar todos los pagos de reclamos y remesas a los proveedores. Los clientes pueden enviar a PNC su archivo de pago, y PNC enviará los pagos por EFT, tarjeta de crédito virtual, cheque electrónico o cheque impreso de acuerdo con la cantidad que cada proveedor quiere recibir, junto con la información de remesa asociada. Además de administrar las preferencias de los proveedores, CPR también gestiona el apoyo a proveedores, el manejo de excepciones y la presentación de formularios 1099, lo que permite que los clientes se centren más en su empresa principal. PNC ejecutó un análisis para proyectar qué proveedores probablemente adoptarían los pagos de reclamos electrónicos, que permitió cuantificar el potencial para que ASU redujera los costos asociados con los pagos basados en papel. Los hallazgos indicaron que la adopción electrónica será aproximadamente un 10 % mayor que la realizada con su proveedor actual, cuya mayor parte es elegible para el reparto de ganancias a ASU para permitir la reducción de sus costos y los de sus clientes. Además, PNC describió cómo el proceso CPR optimizado ahorraría el tiempo y los recursos valiosos de ASU. Pronto la idea de que PNC se desempeñara como intermediario entre sus clientes y los proveedores fue lo suficientemente buena para que ASU acordara implementar CPR.

Resultados

Brad Rutgers, presidente y director general de The ASU Group, y Kristine Schreiber, directora de Servicios de Revisión Médica de ASU, elogiaron al equipo de implementación de PNC, afirmando que eran militantes, en el buen sentido de la palabra, pero expertos y optimistas y que mantenían todo bajo control”. Rutgers añadió: “PNC fue flexible respecto de nuestras ideas. Los hicimos retroceder algunas veces y rápidamente implementaron los cambios. También me encantó que no solo se encargaron de la implementación, sino que siguieron trabajando con nosotros cuando CPR comenzó a funcionar”.

Desde entonces, la tasa de adopción electrónica de ASU ha mejorado al 79.36 % del volumen de pagos establecidos de manera electrónica en octubre de 2022, aún mejor que el análisis proyectado por PNC. La optimización y modernización de sus procesos de pagos de reclamos no solo permitió que los proveedores recibieran pagos con mayor rapidez, sino que permitió a ASU ser eficiente en otras áreas y hacer crecer su empresa. Schreiber resaltó que fueron capaces de hacer que la revisión de facturas médicas volviera a realizarse de manera interna “en lugar de llenarse de sobres”. Y otra adquisición reciente demostró su eficiencia mejorada a medida que “agregaron una cantidad considerable de facturas sin tener que contratar más personal”, según Rutgers. Él también ofrece CPR al momento de comercializar sus servicios a posibles clientes.

 

Con PNC tuvimos una experiencia excelente y positiva. Su apoyo constante es inmenso. Siempre son rápidos para responder a nuestras llamadas o correos electrónicos. Estamos encantados con su profesionalismo y capacidad de respuesta.
— Brad Rutgers, presidente y director ejecutivo, The ASU Group