Fundada en 1985, Eagles, Benefits by Design, Inc. es una empresa de servicios administrativos con sede en Florida. Eagles administra cuentas de gastos flexibles de atención médica, cuentas de reembolsos para la salud y cuentas de ahorros para la salud, así como facturación para jubilados y facturación consolidada.

Necesidad

Eagles, Benefits by Design, Inc. es una empresa de servicios administrativos con sede en Stuart, Florida. Mientras que las empresas más grandes tienen más empleados y recursos a su disposición, Eagles ha administrado personalmente planes dentales autofinanciados para varios hospitales grandes del área de Florida. Como resultado, el personal de Eagles ha desarrollado relaciones estrechas con muchos de sus clientes, aunque su uso de procesos manuales, como la emisión de cheques, al igual que el cambiante panorama tecnológico era un elemento de su empresa que ellos siempre habían querido abordar. Se necesitó una llamada telefónica espontánea de PNC para iniciar la conversación.

Solución

PNC llamó a Eagles para preguntar sobre su proceso de pagos de reclamos y remesas. Eagles no estaba buscando activamente actualizar su proceso de pagos basado en cheques, pero le interesaba lo que PNC tenía que ofrecer. PNC sugirió que Eagles considerase el servicio de pagos de reclamos y remesas (Claim Payments & Remittances, CPR), una solución que puede distribuir fácilmente todos los pagos de reclamos y remesas a los proveedores de atención médica. Lo único que Eagles necesitaría hacer es enviar su archivo de pago a CPR, luego CPR distribuiría los pagos mediante transferencia electrónica de fondos (EFT), cheque o tarjeta de crédito virtual, además de las remesas asociadas. El manejo de excepciones, la conciliación, la inscripción en EFT/835, la capacitación, el servicio al cliente y el procesamiento 1099 también serían administrados a través del servicio CPR.

Para Eagles, esto parecía una solución sorprendentemente fácil para ahorrar tiempo. Con CPR, Eagles no tendría que dedicar sus recursos limitados a la impresión y envío por correo de cheques después del horario laboral normal. CPR ahora llevaría un registro de la conciliación bancaria y ayudaría a Eagles a mantener sus saldos de efectivo. Eagles ahora podría acceder a toda su información de pagos/reclamos y a los informes dentro del portal de CPR.

Resultados

La base de clientes de Eagles estaba acostumbrada a recibir cheques de la misma manera desde hace más de 20 años, pero una vez que empezaron a familiarizarse con lo fácil que es recibir pagos electrónicos, la transición fue fluida. Con CPR, más del 65 por ciento de los montos pagados se compensan electrónicamente, mientras que el volumen de cheques ha disminuido por más del 60 por ciento.

Giani Biondo, vicepresidenta de tecnología de la información de Eagles, comentó que “los informes del (portal de CPR) son muy buenos”, y la “explicación de los beneficios de CPR luce mejor”. Además, CPR ahora procesa los formularios 1099 de Eagles, lo que supone un ahorro de $15,000 anualmente.

Según Giani, “el equipo hizo un increíble trabajo durante la implementación y la introducción del CPR. Fue agradable hacer un proyecto en el que todos hicieron lo que se comprometieron a hacer, y lo hicieron bien. En mi experiencia, esto es raro”.

Durante el proceso de venta, PNC explicó a Giani que Eagles reduciría el costo total de sus pagos de reclamos mediante la distribución de ingresos en ciertos pagos tras la implementación de CPR. Giani mostró escepticismo, pues solo quería asegurar que Eagles alcanzara un equilibrio con los costos actuales durante la introducción de CPR. Desde luego, poco después de la implementación llevada a cabo en agosto de 2020, PNC cumplió con su promesa y, según Giani, fue una “agradable sorpresa”.

La asociación con PNC permite que sea fluida, sencilla y práctica. Es muy conveniente tener el servicio CPR y recomendaría a PNC para cualquier persona que esté buscando subcontratar la administración de su empresa. I don’t think I would recommend anyone else.
— Giani Biondo, Eagles’ Vice President, Information Technology

El uso de CPR ha ayudado a Eagles a compensar los gastos y generar una igualdad de condiciones ante sus competidores más grandes. Al ya no tener los recursos y el personal ocupados emitiendo cheques ni haciéndose cargo del tedioso proceso de conciliación, Eagles ahora se encuentra prospectando nuevos clientes activamente en el ámbito odontológico y está listo para hacer crecer su empresa.

“PNC tenía el proceso asegurado”, dice Giani. “Yo no hubiese hecho nada distinto, pero desearía que lo hubiésemos hecho antes. La asociación con PNC permite que sea fluida, sencilla y práctica. Es muy conveniente tener el servicio CPR y recomendaría a PNC para cualquier persona que esté buscando subcontratar la administración de su empresa. Creo que no recomendaría a nadie más”.

Para más información, visita Pagos de reclamos y remesas (CPR).